Закупки для внутренних нужд

Закупки для внутренних нужд (также их называют косвенными или непрямыми) — бизнес-процесс, благодаря которому компания обеспечивает сотрудников комфортными условиями труда, инструментами для решения основных бизнес-задач.

Автоматизация косвенных закупок и подачи заявок на них упрощает процедуру обращения персонала за необходимыми материалами, позволяя:

• обеспечить непрерывную работу компании,
• улучшить инфраструктуру офиса или производства,
• снизить риск появления лишних трат,
• установить контроль за качеством, сроками,
• повысить вовлеченность сотрудников, стимулировать развитие культуры непрерывных улучшений.

Начать работу над автоматизацией стоит с анализа того:

• как проходит процесс в данный момент,
• какие участники, этапы замедляют движение заявки от момента появления до закрытия,
• какие сложности возникают у ответственных служб.

КЕЙС

3-кратный рост производительности

Как 4 штатных сотрудника, обладающих экспертизой в закупках, и бизнес-аналитики создали ИТ-решение под задачи газовой компании — от формирования заявок на закупку до контроля бюджета и статуса исполнения.

Читать кейс

Как выглядит проблема?

Затруднения появляются, когда на предприятии не развита система выявления потребностей. Тогда запросы будут поступать с опозданием, а горящие — не выполняться в срок, что скажется на результатах работы персонала. Если не отлажен мониторинг движения заявки, сильна вероятность затягивания сроков обращения к поставщикам, покупки некачественных или дорогостоящих аналогов и пр.

Стоит обратить внимание, есть ли ответственный:

• за согласование — кто контролирует обоснованность непрямых закупок,
• за работу с поставщиками — кто следит за соблюдением стандартов обращений к поставщикам, курирует вопросы качества закупаемых товаров, сроки поставок.

Отсутствие каталога закупаемых товаров может породить хаос в системе их учёта или при хранении на складах в крупных компаниях. Если один товар имеет разные наименования у сотрудников разных отделов, начальнику АХО или работнику склада будет сложно разобраться с идентификацией товаров.

Сильно затруднять косвенные закупки могут нечеткие регламенты, регулирующие движение запросов для внутренних нужд, или их отсутствие.

Как решить проблему и автоматизировать косвенные закупки?

Наладить процесс непрямых закупок поможет автоматизация. Работу над ней стоит разбить на несколько блоков:

• Определить список привлекаемых сотрудников, степень их ответственности.
  Установить, кто занимается согласованием заказа товаров для внутренних нужд, кто взаимодействует с поставщиками, разрабатывает критерии работы с ними.
• Обозначить основные шаги, по которым движется процесс. 
  Упростить построение диаграммы процесса помогает функционал Comindware Platform для моделирования процессов в нотации BPMN 2.0.
• Описать правила появления, одобрения заявки, формирования заказа у поставщика, согласование сумм, оплаты счетов, подтверждения получения товаров и пр.
  Используя гибкие инструменты Comindware Platform, в дальнейшем можно настроить формы и атрибуты для работы с запросами.
• Составить единый номенклатурный справочник.
  Это особенно важно, если компания крупная, а косвенные закупки имеют большие объёмы. Данные из такого справочника можно автоматически подгружать к форме заявки.

Рассмотрим подробнее, как можно проводить автоматизацию непрямых закупок, используя возможности Comindware Platform.

КЕЙС

Рост производительности отдела закупок

Что сделать для 3-х кратного увеличения производительности и ускорения обработки документации на 60%.

Смотреть

Создаем форму

Сначала необходимо создать приложение для работы с заявками на косвенные закупки. Затем подготовить реестры данных, которые будут использоваться. Они могут включать:

• имена и фамилии участников процесса, их должности, принадлежность к подразделениям, контактные данные,
• товарную номенклатуру для заказа.

Затем создаётся основная стартовая форма, которой можно задать любые атрибуты: имя заявителя, дата создания, вид товара, его количество и пр.

В результате сотрудник будет формировать запрос в простом и удобном окне.

Создаем схему процесса

После создания основной формы можно приступать к построению схемы маршрута процесса или переработать диаграмму уже существующего. В графическом редакторе Comindware Platform с помощью элементов BPMN 2.0. описываются процессы любой сложности.

На схеме можно отразить информацию о задействованных подразделениях, задачах, потоках, развилках, отражающих логику выполнения процесса.

Каждую задачу схемы можно легко настроить low-code инструментами. Также несложно создать дополнительные формы согласования, уточнения деталей и пр., которые могут использоваться при работе над заявкой.

Когда процесс выстроен, стоит провести мониторинг «узких мест», запустив процесс в тестовом режиме, по итогам проверки — внести правки. В зависимости от настроек ролей и прав доступа различные пользователи могут видеть информацию о заявках: их статусах, тендерах, поставщиках и пр.

Предложенный шаблон является базовым. Впоследствии его можно доработать под конкретные цели бизнеса, добавляя новые функции, задачи или используя вместе с другими шаблонами библиотеки бизнес-процессов для:

• планирования прямых закупок,
• проверки и регистрации поставщика,
• согласования договоров,
• оплаты счетов и др.

Чтобы получить полный доступ к библиотеке «Comindware шаблоны», оставьте запрос, заполнив форму.