Автоматизация бизнес-процесса сбора отчётов по трудозатратам

Среди многих ресурсов предприятия особое место занимают трудозатраты. Их учёт вести сложнее, чем, например, учёт финансов, однако он необходим.

Знание того, чем занимается сотрудник на рабочем месте и на какие задачи он тратит своё время, помогает повысить эффективность персонала, его мотивацию работать продуктивнее. Также это способствует тому, чтобы эффективно распределять нагрузку, не допуская “завала” одних работников, когда у других почти нет задач.

Учёт трудовых ресурсов становится ещё важнее, если работники переходят на удалённую работу. В этой ситуации руководитель не может контролировать их визуально, и вопрос о том, как же это делать, приобретает особую остроту.

Как выглядит проблема?

Первая трудность в методике измерения. Учёт времени, которое работник проводит на рабочем месте, подходит только для людей физического труда, ведь работник, сидящий за компьютером, может и выполнять полезные для компании действия, и развлекаться.

Когда для учёта трудовых затрат сотрудники обязаны присылать отчёты о проделанной работе, то появляется новый вопрос: каким способом собирать их и как часто? Если делать это раз в месяц, то работник часто вносит произвольные данные “для галочки”, которые не соответствуют действительности. Не исключено и умышленное искажение информации.

Ежемесячный или еженедельный сбор отчётов вызывает и дополнительную проблему: на их обработку тратится несколько дней. То есть, информация о том, сколько часов сотрудник работал в мае, будет готова в начале июня, хотя эти данные требуются раньше в документах для контрагентов, государственных органов.

Если же все сотрудники ежедневно сдают отчёты, возникает избыток документации. На заполнение каждый работник будет тратить время, а ещё придётся выделить человека, который станет работать с этими отчётами: принимать их, анализировать.

Получается, что главная проблема учёта трудозатрат в том, что формирование отчётов о трудозатратах, как и их обработка — болезненное, трудоёмкое занятие для сотрудников. Поэтому важно правильно выстроить бизнес-процесс учёта трудозатрат.

Как правильно выстроить учёт трудозатрат?

Начать полезно с выбора методики измерения, а также формата и периодичности подачи сотрудниками отчётов.

Для контроля того, чем сотрудник занимается в рабочее время, применяют “следящие” программы, которые подсчитывают: сколько минут работник провёл в корпоративной почте, сколько в браузере, сколько в социальных сетях. Однако сотрудникам не нравится, когда за ними следят, а некоторые всё равно учатся обходить подобные системы и искусственно улучшать свои показатели.

Для работников на удалённой работе это тем более не срабатывает, ведь один и тот же компьютер используется как рабочий и как домашний, в том числе и членами семьи сотрудника.

Поэтому часто применяют такой формат, когда сотрудник отправляет отчёт о своей работе в ручном режиме.

Что касается периодичности подачи отчётов, можно использовать ежедневный и еженедельный, из этих вариантов компания может выбирать то, что ей больше подходит.

Хорошо работает и такой вариант, когда сотрудник кратко отчитывается о решении каждой поставленной задачи сразу, как её закончил. Это помогает более точно вычислять, сколько времени требует каждый тип задачи, вырабатывать нормативы, рассчитывать эффективность работников.

Наконец, документ — не оптимальный способ подачи отчёта: он требует много времени на формирование, а также на извлечение из него информации. Кроме того, отчёты-документы нужно искать, собирать, а это тоже потери времени.

Использование BPM-системы для учёта трудовых затрат имеет плюсы:

• Сотрудник заносит туда данные, затрачивая всего пару минут. Возможен вариант, когда он по завершении каждой задачи указывает, сколько времени на неё потратил, а система на основе этих данных формирует автоматический отчёт за каждый период.
• Система напоминает о том, что нужно делать ежедневные отчёты.
• Как только сотрудники занесли сегодняшние данные, статистика уже готова, и руководитель может её смотреть, фильтровать: например, видеть, сколько времени работал конкретный сотрудник в этом месяце, сколько он потратил на решение разных типов задач.

Внедрение такого решения для контроля учёта трудозатрат не вызывает сопротивления людей, в отличие от “следящих” программ, и помогает сделать бизнес-процесс сбора и анализа данных о трудозатратах простым и комфортным.

Теперь посмотрим, как можно автоматизировать бизнес-процесс учёта трудовых затрат с помощью решения на базе Comindware Platform — low-code платформы для создания разных типов решений для бизнеса.

Создаем формы

Сначала загрузим в справочники данные, с которыми будем работать. Это данные сотрудников, а также нормативные показатели времени для разных задач. Можно настроить систему так, что она впоследствии будет показывать те задачи, на решение которых работник затратил больше отведённого времени.

Теперь создадим стартовую форму, которую будет видеть сотрудник при формировании отчёта. Она предполагает небольшое количество данных: имя сотрудника, месяц (или день), за который подаётся отчёт, числовые значения, сколько было потрачено на выполнение задачи, в часах и минутах.

Для руководителя можно настроить форму так, чтобы в ней было больше полей: согласовано или нет внесение данных, комментарий.

Ниже вы видите базовый формат форм. Бизнес-аналитик вашей компании сможет легко его изменять: добавлять и убирать поля, настраивать права доступа. Есть возможность делать это всё по мере необходимости, начав с базовой, типовой формы, которая уже готова к работе.

Создаем схему бизнес-процесса

Стартовым событием здесь будет подача сотрудником отчёта, а завершающим — внесение этих данных в систему ERP. Промежуточный этап — согласование данных: если у руководителя есть сомнения в их корректности, то данные не вносятся в систему, пока не будут уточнены. Это помогает в дальнейшем избежать искажения статистики, если какие-то несколько отчётов были недостоверны.

При желании в схему бизнес-процесса легко можно добавить новых участников, согласующих и этапы.

Мы советуем начинать с простого и двигаться к усложнению последовательно. Применив простое решение на базе платформы Comindware Platform, описанное выше, вы сможете заметно ускорить процесс сбора и обработки отчётов по трудозатратам. Позже, когда появится необходимость и время, вы сможете довести решение до совершенства, добавив удобные опции: проверку корректности ввода данных, частичную автоматизацию создания документов для сотрудников, автоматическое формирование аналитики по трудозатратам для руководителей подразделений и многое другое.

Более того, решения на базе нашей платформы легко интегрируются с другими системами, которые могут уже использоваться на предприятии — например, с бухгалтерскими, которым данные о трудозатратах сотрудников часто необходимы для формирования заработной платы.