Автоматизация согласования больничных

Согласование больничных — это бизнес-процесс, который регулярно требуется каждой организации.

По закону, сотрудник в случае болезни имеет право просто не выйти на работу, а затем, после выздоровления, предъявить больничный лист (лист временной нетрудоспособности), заполненный врачом из лицензированной медицинской организации. Работодатель в этом случае начисляет ему пособие по больничному, частично из собственных средств, частично из средств Фонда социального страхования (ФСС), который переводит деньги лишь после предъявления больничного листа.

На практике, однако, компании, да и сами сотрудники, часто стремятся идти по другому сценарию. Коммуникация сотрудника с руководством по вопросу получения больничного нередко начинается ещё до вызова врача. Работник сразу уведомляет компанию о проблемах со здоровьем, после чего предпринимаются попытки найти устраивающее всех решение. Не всегда это именно больничный, нередко сотруднику предлагают отгул или удалённую работу.

Во всех случаях долгое согласование совершенно недопустимо. Несмотря на то, что многие сегодня оказались отправлены на удалённую работу, сложившаяся эпидемиологическая ситуация требует, чтобы рассмотрение вопроса о выдаче больничных производилось ещё быстрее, чем обычно.

Как выглядит проблема?

Первая сложность состоит в том, что больничный часто предполагает выплату сотруднику денег за период болезни. Сумма зависит от стажа работы человека на предприятии и варьируется от 1 МРОТ до 100% средней зарплаты. Если отдел кадров получает заявку на больничный, то первая задача — проверить, насколько веские у сотрудника основания для получения выплат.

Далее, компании очень невыгодно полностью “отпускать” работника на больничный, особенно на длительный срок. Ведь в этом случае его обязанности придётся переложить на кого-то другого, и не всегда это легко сделать. Если имеется возможность обойтись “малой кровью”, то есть парой дней отгула либо разрешением работать из дома, то многие руководители не только согласятся на это, но и сами предложат подобные варианты.

Что же касается процесса согласования больничных, то он содержит в себе много этапов. Например: утверждение больничного руководителем отдела; рассмотрение возможности заменить его на отгул; проверка отделом кадров листа нетрудоспособности; отправка этого документа в ФСС; начисление выплаты сотруднику. На каждом из этих этапов могут возникнуть дополнительные задержки.

Когда большая часть сотрудников работает удалённо, они лишены возможности контактировать друг с другом так, как привыкли, а это ещё больше усложняет процесс. Кроме того, не всегда понятно, кому и с кем конкретно нужно взаимодействовать (проблема прозрачности).

Наконец, в связи с пандемией были введены новые правила, действующие с марта 2020 года:

• Размер выплаты по больничным не может быть меньше МРОТ. Это заставляет компанию более тщательно рассматривать, насколько веские причины у сотрудника для получения больничного.
• Для отдельной категории граждан (те, кто на карантине из-за коронавируса) оформление больничных происходит по особой схеме: работодатель тесно взаимодействует с ФСС и другими государственными структурами.

Как решить проблему?

Для быстрого оформления больничных потребуется выстраивание эффективной схемы взаимодействия между разными отделами и сотрудниками. Такое взаимодействие позволит решать, что делать с заболевшим сотрудником: выдавать больничный, предоставить отгул или предложить ему пару дней поработать удалённо из дома. Независимо от того, каким будет решение, его важно принять в кратчайшие сроки и без задержек.

Начнём с того, чтобы выстроить маршруты, по которым будет проходить рассмотрение заявок на больничные, и составить список сотрудников/отделов, которые в этом участвуют. Это поможет сделать процесс максимально прозрачным. При этом все требуемые действия, в том числе проверка подлинности больничного, будут проведены качественно и тщательно.

В период пандемии также желательно уменьшить количество согласующих, наделив, например, руководителя отдела, где работает заболевший сотрудник, правом принятия окончательного решения.

Далее внедрим процессный подход. Он заключается в том, что согласование больничных рассматривается как непрерывный бизнес-процесс, акцент не делается на конкретные документы (заявление работника, лист временной нетрудоспособности).

Другими словами, единый процесс не разбивается на несколько мелких — например, рассмотрение заявки сотрудника; рассмотрение возможности переноса сроков больничного (в случае запроса больничного в связи с плановым медицинским вмешательством); поиск альтернативных вариантов: удалённая работа или отгул; выплата бухгалтерией денег за больничный (согласно новым условиям, в ряде случаев она выплачивается авансом). Это позволяет сделать процесс более чётким и логичным.

Также процессный подход позволяет избавиться от множества задержек, поскольку он даёт возможность понять, где именно, на каком этапе и на каком сотруднике, они чаще всего происходят.

Рассмотрим, как оптимизировать согласование больничных с помощью создания специализированного решения на базе платформы Comindware Platform. Поскольку эта платформа относится к типу low-code, то для реализации потребуется всего 1 бизнес-аналитик и несколько часов времени.

Настройку функций решения аналитик может начать даже с минимальными знаниями о бизнес-процессе и его регламенте. Впоследствии можно будет вносить сколько угодно улучшений.

Самое главное, что нужно знать на первом этапе, — это какие данные потребуются внести в заявку сотрудника, чтобы запустить бизнес-процесс согласования больничного.

Создаём форму

Начинаем с составления справочников для форм. В них нужно будет внести данные сотрудников, ответственных за каждый этап: например: кадровой службы, руководителя отдела, исполнительного директора, бухгалтера.

Далее создаём форму. В большинстве случаев её заполняет сам сотрудник, которому требуется больничный. Данных минимум: ФИО, необходимый срок больничного (с какого по какое число), а также возможность или невозможность переноса сроков. Сотрудник может оставить комментарий, который поможет принять решение. Например, описать своё состояние.

После того, как бизнес-аналитик настроит форму, заполнить её самостоятельно сможет заболевший сотрудник, для этого не нужно никаких навыков. Редактор позволяет искать разные заявки, фильтруя их по дате создания/окончания, количеству дней и другим параметрам, в том числе просматривать архивные документы.

Существует возможность создавать дополнительные формы, в том числе для каждого шага. Они могут содержать динамические поля, которые открываются только при выборе одного из вариантов в другом поле. Также настраиваются разграничения доступа, чтобы редактировать отдельные поля могли только сотрудники с соответствующим уровнем доступа.

Такие дополнительные формы можно создавать для любого бизнес-процесса в неограниченном количестве. Они позволяет сделать более удобной обработку каждого этапа.

Создаём схему бизнес-процесса

Событием, запускающим процесс, в большинстве случаев будет заявление на больничный, поданное сотрудником. А если речь идёт о сотруднике на карантине, то он подаёт заявку напрямую в ФСС, который после рассмотрения уже присылает работодателю нужные данные. Благодаря гибкости low-code системы можно настроить её таким образом, чтобы добавить новые варианты запуска процесса, с учётом динамично развивающейся ситуации.

Завершающими событиями будут оформление больничного, отказ от его предоставления или принятие варианта дальнейшей работы сотрудника.

Далее добавляем основные этапы. В нашем примере это:

• Рассмотрение заявки руководителем отдела.
• Выяснение возможности переноса больничного.
• Выяснение возможности оформления вместо больничного отгула либо удалённой работы.
• Подписание исполнительным директором.
• Утверждение бухгалтерией.
• Уведомление сотрудника об оформлении.

На схеме также присутствует много развилок. Например, согласен ли сотрудник с изменением сроков больничного; что лучше — выбрать отгул или удалённую работу (обычно это решение принимается путём переговоров руководителя с сотрудником, с учётом его состояния); подписан ли в итоге больничный исполнительным директором.

На скриншоте видно, что самый короткий вариант бизнес-процесса состоит из 10 этапов, в то время как длинные варианты (с несколькими повторными рассмотрениями и переносами) могут содержать намного больше этапов. В этой ситуации крайне важно максимально сократить время на пересылку данных между сотрудниками. Автоматизация, выполненная с помощью решения на базе Comindware Platform, уменьшает это время до 1 секунды: как только руководитель одобрил больничный, его сразу же видит в списке своих задач исполнительный директор. А если у него возникли вопросы по срокам, то сообщение об этом приходит руководителю отдела моментально. Таким образом участники могут согласовать все детали в короткий срок, даже если процесс пойдёт по длинному пути. В случае, если бы все вопросы решались по телефону, задержки могли бы измеряться днями.

Данное решение — это простая иллюстрация того, что можно создать на базе платформы Comindware Platform.

Мы рекомендуем постепенно двигаться от простого к сложному. При необходимости, вы сможете без труда расширить функционал решения — например, добавить рассылку уведомлений участникам процесса, обеспечить автоматический экспорт информации о выдаче больничного в другую ИТ-систему для дальнейшей обработки, и многое другое.