Автоматизация бизнес-процесса работы с вакансиями

Найм сотрудников — исключительно важный процесс, ведь от него зависит, кто будет работать в вашей организации. А значит, и качество работы, и то, как будет развиваться ваш бизнес. Поэтому нужно уделить особое внимание этому бизнес-процессу, убедиться в том, что найм сотрудников происходит при тесном сотрудничестве HR-службы и руководителей отделов, в которые требуются новые кадры.

Как выглядит проблема?

Проблем несколько. Первая из них состоит во взаимодействии сотрудника HR-отдела и руководителей подразделений, которым требуются новые сотрудники. В частности:

• Зачастую обмен информацией происходит с использованием неоптимальных инструментов. Подав заявку на новую вакансию, руководитель отдела впоследствии звонит в HR-отдел, чтобы узнать, на каком этапе её обработка, кто занимается данным вопросом.
• Непрозрачность работы HR-отдела. Туда отправляется запрос — в ответ руководителю приходят резюме претендентов. Но часто заказчик не видит статус своей заявки, он даже не уверен, что ее приняли в обработку.

Глазами руководителя отдела: я подал заявку, указал, что мне нужен новый квалифицированный секретарь в течение 2 недель. Прошло уже 3 недели, а заявка так и не закрыта. За это время HR-отдел присылал мне уже 5 кандидатов на собеседование, но ни один из них близко не похож на то, что мне нужно.

Глазами HR-специалиста: руководитель прислал заявку, не уточнив требования. На размещённую вакансию куча откликов. Все кандидаты с высшим образованием, с опытом работы, но заказчик говорит, что эти люди не подходят.

Неотлаженное взаимодействие приводит к тому, что:

• Вакансии долгое время не закрываются, а это наносит ущерб репутации HR-отдела.
• Нужного сотрудника не могут найти, компания работает не так эффективно, как могла бы.

Вторая сложность — недостаточно эффективный алгоритм найма. У HR-специалиста часто много лишней работы: например, приём заявок на поиск новых кандидатов по телефону, общение с руководителями отделов по вопросам статуса разных заявок. В итоге у него остаётся мало свободного времени для исполнения основных обязанностей.

Итак, главные проблемы бизнес-процесса работы с вакансиями — это неэффективный обмен информацией между HR-специалистом и руководителями отделов; сложный, запутанный процесс найма.

Чтобы решить все эти проблемы, необходимо оптимизировать работу с вакансиями.

Как оптимизировать работу с вакансиями?

Процесс оптимизации бизнес-процесса работы с вакансиями можно разбить на несколько шагов.

Для начала нужно создать регламент обработки вакансий. В нём будет чётко сформулировано, какие именно данные о кандидате обязан указывать создатель заявки, какие вопросы должен задать HR-специалист, прежде чем приступить к работе. Для вакансий разного уровня — от топ-менеджмента и руководителей среднего звена до экспертов предметной области и рядовых исполнителей — описываются разные маршруты движения. Всё это помогает увеличить скорость обработки.

Далее проводится автоматизация, которая обеспечивает удобство обмена необходимой информацией между сотрудниками при переходе между шагами процесса. За счёт этого минимизируются ошибки, связанные с несвоевременным предоставлением информации и сложностью её поиска в разных средствах коммуникации, и потери времени ещё больше уменьшаются.

Наконец, настраивается контроль эффективности бизнес-процесса с целью поиска путей дальнейшей его оптимизации. Он включает в себя создание метрик, по которым будет оцениваться текущая эффективность процесса. Также постоянно проводится его мониторинг на предмет “узких мест”: этапов, сотрудников, замедляющих обработку.

Оптимизация — бесконечный процесс, подразумевающий мониторинг, обнаружение проблемных мест, их устранение за счёт новых регламентов и автоматизации. Но важно как можно скорее перейти к такой модели работы, чтобы оперативно устранить базовые проблемы в работе с вакансиями, а затем идти дальше по пути оптимизации.

Теперь посмотрим на примере, как можно быстро автоматизировать и в дальнейшем оптимизировать на постоянной основе бизнес-процесс работы с вакансиями, создав решение на базе платформы Comindware Business Application Platform. Данная платформа помогает быстро создавать бизнес-приложения для решения актуальных задач бизнеса и не требует навыков программирования.

Создаем форму

Сначала создадим справочники и занесём туда всю информацию, которая понадобится в дальнейшем. Например, это названия отделов компании и их руководители.

Далее добавим основные поля в нашу форму. Это вакантная должность, отдел и руководитель, которые её открывают, а также обязанности кандидата, требования к нему, условия работы. Для последних 3 полей оставляем возможность заполнения в произвольном формате, чтобы можно было указать максимум информации.

Именно с помощью этой формы руководители отделов будут создавать новые заявки.

Далее настроим расширенную форму для сотрудников, которые будут работать с вакансией. Добавим поля для указания плановой даты закрытия заявки, комментариев для рекрутера. Также предоставим рекрутерам возможность вести списки кандидатов, которые прошли первичный или вторичный отбор — для этого в форму добавим соответствующее поле и настроим показ этого поля на соответствующих шагах процесса.

Внеся соответствующие настройки, можно сделать так, чтобы заказчик мог видеть, на каком этапе находится его заявка, сколько людей уже прислали резюме, сколько приходили на собеседование в HR-отдел. Если дело идёт медленно, он сможет оказать содействие с целью его ускорения — например, пояснить рекрутеру свои требования или отменить избыточные требования к кандидату.

Поля добавляются с помощью мышки. Знание программирования для этого не требуется, поэтому такую работу сможет выполнять бизнес-аналитик.

Создаем схему бизнес-процесса

Наконец, создадим маршрут, по которому будет двигаться новая заявка.

Стартовым событием для него станет поступление заявки. Финишным — закрытие вакансии.

Промежуточные этапы: назначение рекрутера, поиск кандидатов, определение и согласование финального кандидата.

Если на каком-то этапе выбранного кандидата забраковали, происходит возврат на этап поиска новых претендентов.

В данную элементарную схему можно добавить новые этапы, например: рассмотрение резюме; выполнение тестового задания; собеседование с HR-специалистом; собеседование с руководителем отдела. Это поможет адаптировать бизнес-процесс конкретно под вашу компанию.

Мы советуем начинать с простого и постепенно идти к более сложному. Предложенный выше готовый бизнес-процесс и форма для работы с вакансиями станут для вас базовым инструментом, который поможет оперативно наладить работу с вакансиями в вашей компании. Впоследствии вы всегда сможете добавить новые функции и возможности, например поля формы и этапы бизнес-процесса, а также автоматические уведомления о статусе обработки заявки и развилки для отправки вакансий разного типа по соответствующим маршрутам и многое другое.