Автоматизация бизнес-процесса от заявки до закупки

Бизнес-процесс закупок необходим, чтобы снабжать компанию всеми необходимыми ресурсами: товарами, услугами, материалами. Поэтому он существует в каждой компании, более того — расходы на него могут составлять до половины всех расходов предприятия.

Задачи отдела закупок — это поиск поставщиков, отбор лучших, переговоры с целью добиться выгодных условий поставок, заключение договора, анализ условий имеющихся поставщиков. Однако не всегда этот отдел работает эффективно, и это увеличивает риски перебоев поставок, что приводит к убыткам на стороне производства и продаж, а также увеличивается себестоимость из-за упущенной выгоды, такой как специальные условия от поставщиков.

Как выглядит проблема?

Некоторые руководители видят в отделе закупок лишь “центр затрат”, куда уходит масса денег. Желание снизить расходы на закупки приводит к большому количеству проблем.

Нередко большие бюджеты выделяются на повышение эффективности продаж, на рекламу, то есть на всё то, что повышает доход. А мероприятия, которые могли бы уменьшить расходы, проводятся реже, причём сокращение расходов выглядит как грубое уменьшение финансирования, что даёт далеко не лучший результат.

Бывает, что отдел закупок превращается в “технического исполнителя”: руководитель другого отдела уже сам нашёл поставщика, обо всём договорился, а специалистам по снабжению отправил готовый договор “на подпись”. Не проводится ни анализ рынка, ни работа с поставщиками, ни электронные торги.

100% готовое решение

Comindware Управление Закупками

Оптимизированные бизнес-процессы закупок в готовом решении Comindware. Поставьте закупки под полный контроль.

Заказать демо

Ещё одна проблема — большая нагрузка на этот отдел: если система управления закупками не выстроена, а компания большая, то новые заявки поступают постоянно, и специалисты с трудом успевают их обрабатывать. Ситуация усугубляется, когда требуется решать вопросы срочно — например, сырьё закончилось, и производство простаивает, или товар в магазине раскупили, и полки пустые. Постоянно работая с большой нагрузкой и множеством авралов, отдел закупок часто не находит возможностей, чтобы оптимизировать собственную деятельность. Притом что главная задача этого отдела — не в том, чтобы быстро справляться с авральными ситуациями, а в том, чтобы они возникали как можно реже. А раз так, то этот отдел должен не только решать проблемы “по факту”, но планировать всё заранее.

Наконец, отсутствие порядка в работе приводит к тому, что все поступающие задачи встают “в очередь”, из-за чего происходят задержки. Избыток согласующих и документов, сопровождающих каждый бизнес-процесс от заявки до закупки, дополнительно его замедляют.

Экономия на отделе снабжения приводит к тому, что в итоге там работают недостаточно опытные специалисты — “мастера бюрократии”, но не переговоров или анализа рынка.

Получается, что основные проблемы этого бизнес-процесса — отсутствие стратегии, высокая нагрузка и много бюрократии, которая замедляет работу отдела. Это влияет на конкурентоспособность компании (выше цена сырья — выше себестоимость продукции — итоговая цена для клиента высокая), уменьшает её прибыль, которая могла бы быть выше, если снизить расходы.

Вывод: оптимизация процесса закупок необходима, поскольку помогает, вложив относительно немного ресурсов, выстроить его так, чтобы компания тратила меньше на каждую единицу закупаемых товаров и услуг, работала бесперебойно и эффективно.

Как оптимизировать процесс закупок?

Стоит начать с разделения компетенции в отделе. Одни сотрудники должны заниматься операционными вопросами (оформление договоров), другие — стратегическими: поиск поставщиков, переговоры с целью получить более привлекательные условия. Одни и те же сотрудники не могут заниматься и тем, и другим.

Не помешает внедрить систему оценки работы работников отдела, особенно тех, которые занимаются стратегическими вопросами. У них должна быть мотивация, чтобы развиваться и искать новые возможности, а не только обрабатывать входящие запросы.

Стоит поработать и над тем, чтобы разграничить зоны ответственности: до какого момента за закупки отвечает руководитель отдела, для которого они проводятся, а где начинается ответственность руководителя службы снабжения. Желательно, чтобы основные полномочия получал отдел снабжения, специалисты которого способны учесть стоимость как покупки ресурсов, так и их доставки, хранения, обслуживания. Это поможет вам избежать ситуации, когда этот отдел превращается в “кассовый аппарат”, чтобы “пробить” покупку, и дополнительные расходы часто не учитываются. Как следствие — предприятие теряет деньги, которые могло бы сэкономить.

В том, чтобы уменьшить нагрузку на этот отдел, поможет автоматизация. Она даёт несколько преимуществ:

• Все поставщики заносятся в единую базу, уменьшается время на поиск информации для создания заявок.
• Для всех поставщиков выстраивается унифицированная схема бизнес-процесса закупок. Впоследствии эта схема может дорабатываться с учётом специфики отдельных поставщиков. Это делает процесс более прозрачным.
• Для каждой заявки можно выставить сроки её обработки, которые видит каждый сотрудник, участвующий в процессе. В итоге заявки обрабатываются в соответствии с приоритетом, а не в “порядке живой очереди”.
• Когда все сотрудники имеют доступ к системе, согласование значительно ускоряется, поскольку не требуется вести переписку в мессенджерах. А самое главное — сотрудник не должен выяснять, с кем именно нужно согласовать конкретный вопрос, так как все маршруты бизнес-процесса от заявки до закупки прописаны.
• Анализ данных помогает понять, с какими поставщиками нужно поработать: договориться о новых условиях или поменять компанию.

Ниже мы разберём, как автоматизировать бизнес-процесс закупок с помощью решения на базе Comindware Platform. Эта low-code платформа помогает создавать решения для разных нужд предприятия.

100% готовое решение

Comindware Управление Закупками

Оптимизированные бизнес-процессы закупок в готовом решении Comindware. Поставьте закупки под полный контроль.

Заказать демо

Создаем формы

На первом этапе загрузим в справочник те данные, которые пригодятся для обработки заявок на закупки. Это данные о поставщиках, с которыми мы будем работать в дальнейшем, и о закупаемых товарах.

Далее создаём форму заявки на закупку. Её будут использовать сотрудники всех отделов, которым нужны какие-либо ресурсы. Базовая форма выглядит просто: комментарий инициатора и тип заявки: например, на покупку товара, с указанием количества.

Вы сможете настроить форму так, чтобы сотрудник отдела закупок видел больше полей: название заявки, её инициатор, дата поступления и статус.

Для примера мы привели базовый формат форм. Бизнес-аналитик сможет настроить эту форму, добавляя поля с помощью мышки, не используя для этого услуги IT-специалистов. Изначально форма содержит минимальное количество полей, чтобы добавлять новые только по мере необходимости.

Создаем схему бизнес-процесса

Далее, создадим схему, в соответствии с которой будет исполняться бизнес-процесс. Стартом является новая заявка, финишем — одобрение либо отклонение одним из согласующих. Основные этапы: согласование заявки, её формирование, согласование суммы, оплата счёта, получение поставки, подтверждение. Дополнительные этапы — согласование, отправка на доработку, уточнение деталей заявки. Рекомендуется уменьшать число согласующих, привлекая для каждого процесса лишь тех сотрудников, мнение и согласие которых здесь действительно, а не формально требуется.

Мы советуем начинать с простого и понемногу идти к сложному. Простая схема, которую мы рассмотрели, поможет убедиться в том, что решения на базе платформы Comindware Platform делают работу с заявками удобной: можно добавить автозаполнение полей, разграничить права доступа к ним, настроить проверку вводимых данных. Впоследствии решения на базе платформы интегрируются со складскими, производственными и другими системами, уже используемыми в компании.