Сервис для организации командировок

Организация командировок — важная управленческая задача, без которой сложно решать вопросы развития бизнеса: открывать новые рынки, оказывать услуги клиентам, контролировать региональные центры, выполнение проектов в филиалах и пр.

Управление командировками многоэтапно. Его необходимо тщательно планировать, чтобы обеспечить:

• оперативное согласование сроков деловых поездок,
• правильное оформление документов,
• быстрое бронирование проживания, билетов на транспорт и пр.

В процедуре участвуют сотрудники из разных служб: это сам командируемый, его руководитель, представители hr-службы, бухгалтерии, секретарь, офис-менеджер и др.

Создавая систему управления командировками, важно:

• Определить сценарии, с которыми сталкиваются сотрудники.
• Очертить границы участия вовлеченных подразделений.
• Выявить, какая информация потребуется сотрудникам в ходе работы.
• Выстроить логику взаимодействия участников.
• Назначить ответственных за исполнение задач.
• Разработать понятные регламенты, положения по организации поездок.

Такие шаги значительно упростят автоматизацию. Для неё в дальнейшем можно воспользоваться шаблоном, который работает на базе Comindware Platform. Он легко может быть адаптирован под перезапуск устаревших сервисов электронных командировок.

Полезная информация

Мастер-класс по автоматизации управления командировками

Как бизнес-аналитик самостоятельно может автоматизировать процесс за 20 минут

Посмотреть

Как выглядит проблема?

В отсутствие автоматизированного сервиса для организации командировок компания с большой вероятностью будет испытывать ряд проблем.

• Когда не все участники процедуры определены или роли между ними распределены недостаточно чётко, какие-то этапы процесса могут задерживаться или оставаться невыполненными. Важная поездка сорвётся, если не будет ответственного за бронирование билетов, отеля. Сотрудник без опыта в бронировании, не зная о существовании корпоративных программ у гостиниц, может заказать номер по большей стоимости.
• Если организация практикует бумажный документооборот, необходимые заявления, приказы, счета по оплате могут затеряться среди множества аналогичных документов.
• Плохо выстроенные коммуникации приведут к затягиванию или откладыванию сроков. Если бухгалтеру не сообщат о предстоящей деловой поездке, он не выплатит вовремя командировочные. За это инспекция труда может привлечь компанию к ответственности.
• Отсутствие регламентов, которыми нужно руководствоваться при согласовании командировок, может привести к нарушениям Трудового кодекса. Каких-то сотрудников нельзя отправлять в деловые поездки, у каких-то — нужно брать письменное согласие.

Эти проблемы решаются созданием системы управления командировками на основе шаблона, доступного в библиотеке процессов Comindware. Он прост в использовании и может быть развернут силами одного бизнес-аналитика.

Как решить проблему?

Цифровизацию бизнес-процесса нужно разделить на несколько больших этапов:

• Определить круг его участников (какие службы, сотрудники задействованы), распределить их роли: кто согласовывает, кто готовит приказы, кто бронирует билеты, оплачивает расходы и др.
• Создать приложение, реестр данных, BPMN-модель для автоматизации. Такая исполняемая диаграмма делает порядок исполнения задач понятным, обеспечивает удобство при переходе от одного шага к другому.
• Разработать регулирующие регламенты, степень ответственности каждого участника.
• После запуска процесса провести мониторинг, какие этапы его замедляют. В случае необходимости — внести правки.

Comindware Platform позволяет построить автоматизацию командировок простыми и понятными инструментами, которые не требуют навыков программирования. В дальнейшем его легко интегрировать с Цифровым HR или с другими шаблонами библиотеки бизнес-процессов:

• работой с вакансиями,
• заявлениями на больничный,
• оформлением отпусков и др.

Создаем форму

В первую очередь необходимо создать приложение и подготовить модель данных, или реестр. В нём указывается информация, которая влияет на организацию оформления командировок:

• имена, фамилии сотрудников,
• контактные данные, электронная почта,
• должность, принадлежность к подразделению и пр.

Участникам процесса присваиваются определенные роли, необходимые для согласования, исполнения процесса.

На следующем этапе создаётся стартовая форма. Возможности платформы позволяют добавить на форму все необходимые атрибуты: кто заявитель, место, цель и время деловой поездки, дата её начала, окончания и пр.

Так она выглядит при настройке администратором:

А такой её видит конечный пользователь, который создает заявку:

Создаем схему процесса

После того, как предыдущие шаги выполнены, создаётся схема маршрута, по которому будет двигаться процесс. Начальным событием станет появление заявки, конечным — отклонение командировки или выполнение её сотрудником.

Диаграмму легко можно масштабировать до удобных размеров при помощи мышки.

Двигаясь по потокам (изображенным стрелками), процесс переходит от одной пользовательской задачи к другой:

• «Согласовать заявку»,
• «Забронировать отель»,
• «Выкупить бронь билетов и отеля» и др.

В определенные моменты он попадает на развилки, описывающие условия сценариев.

Создавать модель бизнес-процесса следует от простого к сложному. Диаграмма моделируется с помощью интуитивно понятного BPMN-конструктора.

Предложенный шаблон сервиса для организации командировок является базовым, впоследствии его можно доработать под конкретные цели бизнеса, добавляя новые функции, пользовательские задачи, развилки и пр.

Чтобы получить полный доступ к библиотеке «Comindware шаблоны», оставьте заявку, заполнив форму.