Автоматизация бизнес-процесса работы с контентом и дизайном

Контент и дизайн нужны для наполнения сайтов, а также бумажных материалов (буклетов, листовок, журналов), элементов наружной рекламы (вывесок, баннеров), логотипа компании.

Контент и дизайн требуются:

• Вашей компании. Например, для собственного сайта, логотипа.
• Партнёрам, если они используют ваш продукт, и им нужна информация о нём для собственных клиентов.
• Сторонним (внешним) заказчикам, если вы оказываете услуги дизайна, копирайтинга.

Так что этот процесс наверняка актуален и для вашей компании.

Как выглядит проблема?

Нередко контент создаётся от случая к случаю, аврально, по каким-то поводам. Например, нужно подготовить брошюры или другие материалы для спикера, который будет представлять компанию на конференции. Работу приходится делать срочно, отрываясь от других дел.

Создаваемые материалы часто невысокого качества. Такое случается, когда их создают “в свободное время” сотрудники, загруженные другими ежедневными обязанностями, или создание отдано “на откуп” сторонним авторам, верстальщикам, которые стараются как могут, но плохо знают особенности деятельности заказчика, правила оформления маркетинговых материалов, принятых в компании.

Чтобы создать продукт высокого уровня, нужно привлекать экспертов, работающих в компании, знающих на практике вопросы, которым посвящены материалы. Но для этого ответственному за контент (редактору) приходится взаимодействовать с экспертами и с исполнителями (авторами, дизайнерами), получать информацию от первых, передавать её вторым. Выстраивается целая цепочка взаимодействий, причём значительное место в ней занимает пересылка файлов, комментариев между автором, утверждающими, экспертами. Работает такая цепочка не быстро, особенно если кто-то из её участников, например эксперт, загружен другой работой, а потому не может мгновенно реагировать на новые запросы.

Как видим, главные проблемы работы с контентом и дизайном — это их низкое качество, несистемный подход к созданию, сложное взаимодействие между участниками.

Как выстроить работу с дизайном и контентом?

Полезно определить круг лиц, которые будут этим заниматься. В идеале, создать контент-отдел.

Введение должности контент-маркетолога помогает начать относиться к этой работе как к части маркетинговой активности предприятия. В этой ситуации материалы будут появляться уже не от случая к случаю, а регулярно, по плану, который опирается на задачи, стоящие перед компанией.

Когда уже определён круг участников работы, полезно создать регламент — инструкцию, в которой прописано, кто с кем взаимодействует на каждом этапе, а также сроки выполнения отдельных задач или этапов работ, требования к разным видам контента, зоны ответственности каждого из участников.

Затем работу можно ускорить, наладив коммуникацию между сотрудниками с помощью корпоративной информационной системы с удобными инструментами социального взаимодействия. Это почти избавит их от необходимости общаться друг с другом по телефону, почте, пересылать файлы через другие ресурсы.

Основная часть информации доступна всем участникам, не нужно прикладывать дополнительные усилия, чтобы её получить.

Для этого бизнес-процесса невозможно всё регламентировать. Даже если регламент работ очень детальный, остается вероятность того, что от него придется отойти — например, привлечь эксперта на том этапе, где это не предполагается регламентом.

Чтобы выстроить бизнес-процесс, решением может стать создание «контрольных точек» для отслеживания статуса заявки, её близости к завершению. При этом на каждом этапе стоит оставить участникам достаточный уровень свободы. Для этого «контрольные точки» стоит оформить как шаги автоматизированного бизнес-процесса, а исполнением каждого из этих шагов можно управлять как мини-проектом или кейсом.

Рассмотрим, как можно ускорить бизнес-процесс создания дизайна и контента с помощью решения на базе платформы Comindware Platform. Она помогает создавать решения для оптимизации разных бизнес-процессов и не требует знания программирования, так как основана на концепции low-code.

Создаем форму

На первом этапе создадим справочники. Туда занесем сотрудников, которые обычно принимают участие в создании материалов. Стоит добавить данные тех сотрудников, которых предполагается привлекать время от времени.

Теперь создадим форму, добавив основные поля. Например, название задачи, её краткое описание, что требуется создать: контент или дизайн, срок, исполнитель (ответственный). Заказчик сможет добавлять свои комментарии, который порой очень важны, чтобы сделать подходящий продукт с первого раза.

Чтобы добавить или убрать поле, достаточно щелчка мышью. Навыки программирования не нужны, а значит, делать это сможет бизнес-аналитик, не привлекая IT-специалистов.

Создаем схему бизнес-процесса

• Старт — поступление новой задачи, финиш — принятие работы.
• Промежуточные этапы: согласование заявки, подготовка материала, его согласование и утверждение.
• Дополнительные этапы: правки, доработки.

Каждый шаг можно превратить в кейс, то есть процесс, разворачивающийся не по шаблону. У кейса есть такие атрибуты, как максимальное время исполнения, ответственный, который составляет схему работы и привлекает разных участников для каждого конкретного случая. Так удастся обеспечить должную гибкость работы на каждом отдельном этапе, не сбивая при этом общей логики.

Рекомендуем начинать с простого, а затем постепенно идти к более сложному. Мы привели пример элементарной схемы, используя которую, вы сможете начать работу по оптимизации данного бизнес-процесса на вашем предприятии. Однако, при желании схему можно усложнить, добавив новые поля, этапы: например, поле “принято/доработать”, “комментарий”, чтобы использовать согласование промежуточных результатов с клиентом. Также легко настраивается автозаполнение полей, автоматический старт процесса при получении письма на e-mail, разграничение прав доступа для разных сотрудников к отдельным формам, полям, поиск задач по дате, статусу, инициатору.