Автоматизация бизнес-процесса выдачи справок

По закону каждый работодатель обязан выдавать справки сотрудникам, причём делать это в 3-дневный срок с момента запроса. На предприятиях, где много сотрудников, автоматизация этого бизнес-процесса становится актуальной задачей, так как помогает ускорить рассмотрение заявок и избежать задержек.

Как выглядит проблема?

Для выдачи справки сначала требуется «подтянуть» всю ту информацию, которая для неё требуется. Чаще всего эта информация имеется в отделе кадров или в бухгалтерии. Однако её может понадобиться собирать из многих документов, а это требует времени.

Чаще всего работники запрашивают следующие виды справок:

• О зарплате.
• Об уплаченных взносах на соцстрахование.
• О периоде своей работе в организации.

Однако бывают и нестандартные ситуации, когда требуется документ особой формы для разных государственных и негосударственных инстанций. Задача работодателя — так отладить процесс выдачи справок, чтобы даже в этих случаях можно было уложиться в отведённый законом срок.

Быстрый процесс выдачи справки не приносит компании никаких финансовых выгод, однако это важно для сотрудников, так как позволяет решить актуальные для них проблемы: получить кредит, пенсию, налоговый вычет. Отладив этот бизнес-процесс, удаётся сильно повысить лояльность сотрудников к компании. А это, кстати, одна из фундаментальных задач HR-отдела.

Таким образом, повышение скорости — это главная задача для оптимизации данного бизнес-процесса.

Как ускорить выдачу справок?

Ускорить этот процесс можно с помощью регламентов, которые описывают порядок действий сотрудников при получении запроса. Регламент включает в себя и максимальное время, в течение которого запрос должен быть отработан, поэтому задержки должны исчезнуть.

Когда регламент готов, появляется возможность для автоматизации. Автоматизация здесь — важнейший инструмент, чтобы экономить время и силы сотрудников HR-отдела. В первую очередь, нужно исключить участие работников-людей в формировании стандартных справок, например, о зарплате по форме 2-НДФЛ. Если в HR-отдел поступает такая заявка, то сотрудник не тратит время на то, чтобы самостоятельно отыскать данные для каждой ячейки бланка и занести их в систему, а затем отправить документ на печать. BPM-системы позволяют автоматизировать сбор данных и загрузку их в поля бланка. Таким образом, HR-специалист «знакомится» с запросом сотрудника лишь тогда, когда из принтера уже выходит напечатанный документ.

Если же запрос касается нестандартных форматов, то есть возможность настроить отображение всех таких запросов в списке задач HR-специалиста. Разные инстанции могут запрашивать нестандартные справки редких и свободных форм, поэтому главное здесь — какая информация должна быть указана. Также можно настроить для сотрудника возможность пояснить это в комментарии к своему запросу, чтобы HR-специалисту было проще быстро его обработать. А главное — повысить вероятность, что выданный документ реально поможет сотруднику в его ситуации и повысит его лояльность.

Рассмотрим пример того, как можно провести автоматизацию бизнес-процесса выдачи справок с помощью решения на базе Comindware Platform, low-code платформы для максимально быстрого старта построения цифровых решений для основных функций компании.

Создаем форму

Для начала разберёмся, какие данные могут нам потребоваться. Все эти данные заносим в справочники. В первую очередь, это разные шаблоны.

Далее настраиваем основные поля.

Для сотрудника, который собирается подать заявку, полей будет минимум: ФИО сотрудника, дата поступления запроса, вид справки и комментарий (например, по поводу того, какую информацию нужно указать).

Можно настроить отображение разного количества полей для пользователей с разными ролями и правами доступа (сотрудник HR, бухгалтер), чтобы такие сотрудники могли загружать документы с бланками и оставлять свои комментарии.

При настройке формы можно продумать всё так, чтобы HR-специалист видел в системе дату поступления запроса, крайний срок выдачи, текущий статус. Всё это помогает видеть актуальные задачи, чтобы избегать просрочек.

Мы можем легко добавлять или удалять любые поля, ставя галочки или перетаскивая мышкой нужные элементы. В зависимости от вида справки отдельные поля могут показываться или скрываться.

Создаем схему бизнес-процесса

Далее настраиваем маршрут, по которому будет проходить заявка.

Стартовым событием, запускающим процесс, обычно является поступление заявки от сотрудника. Когда такой запрос поступает, система фиксирует новую задачу, которая будет считаться актуальной до самого момента выдачи.

Сразу за поступлением запроса добавляем развилку: какая справка нужна сотруднику? Если о зарплате, то она формируется автоматически. Если это какая-то другая справка, например о периоде работы на предприятии, запрос направляется HR-специалисту, который может также запросить дополнительную информацию.

Когда всё готово, могут потребоваться корректировки. Если они не нужны, или когда корректировки внесены, справка готова к выдаче сотруднику. Добавляем в процесс шаги для обоих случаев.

На данной схеме мы показали простейший маршрут получения справки. По мере оптимизации работы HR-отдела ничто не мешает добавлять новые типы документов, большинство из которых будут обрабатываться по автоматизированным шаблонам, и лишь некоторые (нестандартные варианты) будет формировать сотрудник HR-отдела.

Мы рекомендуем начинать с простого и понемногу двигаться к сложному. С помощью элементарной схемы уже можно автоматизировать процесс выдачи востребованных типов справок, что заметно ускорит их оформление, а затем идти к тому, чтобы подобным образом настроить обработку большинства форм.