Автоматизация бизнес-процесса оплаты счетов

Оплата входящих счетов от поставщиков и исполнителей требуется любой компании, при этом задержки сбивают сроки реальных поставок и оказания услуг. В условиях удалённой работы особенно важно не допустить никаких сбоев в этом механизме и продолжать обрабатывать счета без потери скорости.

Как выглядит проблема?

Базовая проблема — задержки оплаты счетов, связанные со сложной коммуникацией сотрудников и большим количеством согласующих. Такие задержки наносят вред репутации компании и снижают эффективность её работы.

При множестве входящих счетов проблема усугубляется. Вместо того, чтобы быстро и чётко провести оплату, приходится тратить время на то, чтобы выяснить, кто является согласующим, причём бывает, что таких сотрудников несколько. Если один из них выбыл из строя (например, по болезни), рядовому работнику требуется разобраться, к кому обратиться с данным вопросом в новой ситуации. Очевидно, что это сильно замедляет и усложняет работу, приводит к неэффективному использованию времени и ресурсов.

Ситуация становится ещё сложнее в условиях удалённой работы, когда сотрудники не могут обсудить вопросы лично в привычном для них формате. От каждого требуется самостоятельно понять, с кем ему нужно коммуницировать через мессенджеры и звонки по вопросу оплаты конкретного счёта. А поскольку не все работники могут быстро перестроиться под новые условия, проблема может стать очень заметной.

Вот почему сейчас особенно актуальна автоматизация бизнес-процессов оплаты счетов, которая поможет предприятию работать быстрее и без сбоев.

Как решить проблему?

Начнём с процессного подхода к оплате счетов. Он позволяет наиболее эффективно выстроить работу, потому что в этом случае маршруты движения документов и участники чётко регламентированы. Также такой подход предполагает, что потребуется объединить работу сотрудников из разных отделов, создать для них общий регламент и единое информационное поле.

В итоге каждый сотрудник знает, что все вопросы решаются единообразно — через приложение.

Рассмотрим, как легко и быстро создать решение для оплаты счетов на базе платформы Comindware Platform.

Такие решения позволяют в каждый момент времени видеть, какой статус имеет каждый счёт и кто из сотрудников должен его согласовать или провести оплату. Это позволяет не только ускорить процесс, но и избавиться от просрочек. Ведь уже нет необходимости держать в голове текущие задачи — а значит, не будет и ошибок, связанных с тем, что документ отправили не тому сотруднику, и он в итоге “потерялся”.

Платформа Comindware Platform относится к типу систем low-code. Поэтому настройка решения для оплаты счетов может быть выполнена всего одним человеком — бизнес-аналитиком компании, при поддержке наших специалистов.

Выстраиваем бизнес-процесс оплаты счёта

Первым шагом мы добавляем стартовые и завершающие события для бизнес-процесса. Например, поступление счёта от поставщика — это старт, оплата счёта или отказ в ней — два варианта финиша.

Далее выбираем главные этапы. В нашем случае это согласование и собственно оплата счёта. На схеме, приведенной для примера, использовано ограничение по сумме: если она менее 100 тысяч, то оплата происходит автоматически, без согласования, а если более, то оно требуется.

Точно так же после оплаты счёта есть выбор, что отправить контрагенту: уведомление или платёжную квитанцию.

Такую схему мы можем легко создать на платформе Comindware. Благодаря поддержке стандарта BPMN 2.0 она наглядна и понятна каждому.

Созданная на платформе Comindware схема — это не просто картинка, а модель бизнес-процесса, которую можно запустить на исполнение прямо в платформе.

Используем удобную форму для работы со счетами

Как это работает?

Например, мы решили купить подписку на сервис Zoom, который позволяет проводить онлайн-встречи с коллегами и клиентами, что очень важно для удалённой работы. В этом случае через платформу Comindware мы создаём заявку, заполняя основные поля формы: название счёта, лицо, создавшее заявку, дата и время создания, сумма.

Для заполнения формы нам не потребуется никаких особых навыков.

Далее заявка поступает в систему и регистрируется, при этом она сразу видна руководителю, от которого требуется согласование. Как только оно дано (руководителю достаточно несколько раз кликнуть мышкой), счёт уходит в бухгалтерию и становится виден бухгалтерам.

По сравнению с ситуацией, когда сотрудник сам отправил согласованный счёт конкретному бухгалтеру, такая система имеет много плюсов. Ведь конкретный бухгалтер мог забыть про эту задачу, либо не увидеть вовремя на почте письмо. При использовании решений на платформе Comindware Platform задача показывается всем сотрудникам бухгалтерии и будет “висеть”, пока кто-то не возьмёт её в обработку.

Бизнес-аналитик может настроить форму таким образом, чтобы в ней содержались все нужные поля, и при этом не было никаких лишних элементов, затрудняющих работу рядовому сотруднику.

Мы рассмотрели простой пример того, что можно создать на платформе Comindware. Однако с её помощью доступно создание более сложных форм и бизнес-процессов.