Автоматизация организации медосмотров

Планирование и контроль прохождения медицинских осмотров — необходимое условие обеспечения должной безопасности работников при выполнении трудовых обязанностей. Более того, работодатель несет административную ответственность за несвоевременную организацию медосмотра работников и уголовную в случае нанесения тяжелого вреда здоровью или смерти работника по причине отсутствия медосмотра. Таким образом, очень важно обеспечить своевременность и бесперебойность процесса проведения медосмотров, как плановых, так и внеплановых, что становится особенно актуально в условиях эпидемии или пандемии.

Как выглядит проблема?

Трудовое право не дает четкого перечня ситуаций, в которых работодатель обязан инициировать внеплановый медосмотр или введение специальных мер по контролю состояния здоровья работников, таких как изменение температуры тела. В условиях пандемии на первый план выходят региональные распоряжения и пока нет единых нормативов о порядке проведения внеплановых медицинских осмотров на предприятиях. Таким образом, сотрудники, ответственные за охрану труда на предприятиях, находятся в подвешенном состоянии и ищут баланс между крайностями: не совершать лишних движений до поступления предписаний от соответствующих инстанций или развить бурную деятельность под девизом “лучше перебдеть”. В такой ситуации велик риск опоздать с выполнением новых поступивших требований и рекомендаций по охране труда и проведению своевременных медосмотров на предприятии.

Как организовать проведение медосмотров?

В текущих условиях повсеместного ухудшения санитарно-эпидемиологических показателей нет сомнений в необходимости мер по снижению заболеваемости на предприятиях. В условиях неопределенности мы рекомендуем начать с организации активностей, которые бесспорно нужны и в период пандемии, и в дальнейшем — с медосмотров, как плановых, так и внеочередных. Заметно ускорить процесс проведения медосмотров на предприятии и упростить адаптацию к меняющимся требованиям можно путем формализации и автоматизации заданного порядка действий, понятного каждому участнику процесса. Причем важно обеспечить возможность быстрой корректировки процесса в случае перемен: может меняться список сотрудников, ответственных за медосмотры (например, по причине болезни) или порядок действий (например, при выходе соответствующих нормативов).

Дальше мы рассмотрим пример решения для организации медосмотров и подход к его созданию на базе Comindware Platform, low-code платформы для максимально быстрого построения цифровых решений для бизнеса. Для начала цифровизации бизнес-процесса вам понадобится 2-3 часа свободного времени и один человек, который понимает ключевые шаги процесса проведения медосмотра и знает, какие данные понадобятся сотрудникам для исполнения поставленных задач.

Создаем форму

Создадим справочники, которые будут использоваться в форме бизнес-процесса, и заполним их данными. В случае решения для проведения медосмотров это могут быть сотрудники, должности, типы медосмотров, статусы и любые другие бизнес-объекты, с учетом специфики организации на вашем предприятии. Если вы уже создали процесс проведения инструктажей или другое приложение на базе платформы Comindware, то, скорее всего, у вас уже есть заполненный справочник сотрудников и его можно будет использовать.

Добавляем поля “Название”, “Статус”, “Участники”. Отмечаем последнее поле как обязательное.

Создаем схему бизнес-процесса

На стартовом шаге процесса обеспечим возможность его автоматического запуска — например, раз в 3 месяца, ежедневно — или вручную.

Далее добавим развилку, которая будет запускать две параллельные ветки процесса, на каждой из которых будут проводиться независимые друг от друга работы: на одной — составление списка сотрудников, на второй — подбор контрагента, согласование договора и стоимости мед. услуг. Исполнение бизнес-процесса будет продолжено только тогда, когда задачи в обеих ветках будут завершены.

Сформируем первую ветку, добавив всего один шаг “Составить список сотрудников”. Добавим шаги второй ветки — “Выбрать контрагента и согласовать договор” и “Согласовать стоимость мед. услуг”, на котором задача будет отправлена финансовому директору предприятия. Вслед добавим развилку, которая будет возвращать процесс на предыдущую стадию в случае, если стоимость мед. услуг не согласована, или инициировать дальнейшие шаги процесса, когда стоимость услуг согласована.

В нашем примере ответственность за составление списка сотрудников возлагается на отдел кадров, а выбором контрагента и согласования договора с ним занимается административно-хозяйственный отдел (АХО). Можно распределить обязанности по проведению медосмотров по другим подразделениям компании — например, оба шага или один из них делегировать офис-менеджеру или отделу охраны труда и техники безопасности.

Соединим две параллельные ветки процесса развилкой и обеспечим дальнейшее последовательное исполнение оставшихся шагов.

Добавим шаги “Утвердить график медицинского осмотра”, “Согласовать график с контрагентом”, “Оплатить мед. услуги”, “Выдать сотрудникам направление на мед. осмотр”, “Оформить результаты медосмотра” и завершающий шаг “Медосмотр пройден”.

Мы рекомендуем постепенно двигаться от простого к сложному. При необходимости, вы сможете без труда расширить функционал решения — например, добавить рассылку уведомлений участникам медосмотра, обеспечить автоматический экспорт информации о результатах медосмотра в другую ИТ-систему для дальнейшей обработки, и многое другое.