Для старта автоматизации процесса согласования договоров понадобится шаблон бизнес-процесса, 2-3 часа и 1 человек, который понимает шаги процесса и какие данные данные нужны в договоре.
Подробнее Получить шаблонБизнес-процесс согласования договоров — один из процессов первой необходимости, когда речь заходит об автоматизации. Действительно, от этого процесса зависит своевременное и безошибочное подписание договоров, основы любых сделок, и, впоследствии, гладкость поступления оплаты от клиента. Таким образом, очень важно обеспечить прозрачность и эффективность данного процесса, особенно в условиях карантина и массового перехода на удаленную работу.
Даже находясь в офисе, юристы, финансисты и другие участники процесса согласования зачастую испытывают сложности в упорядочении запросов, которые приходят по почте, мессенджерам, а также попадают прямо на стол в бумажном виде. При этом, когда сотрудник из отдела продаж или логистики спрашивает, сколько ждать ответа, то зачастую оказывается, что никто не в курсе, на каком этапе находится работа с договором и что с ним. В такой ситуации жизненный цикл договора не прозрачен, что приводит к замедлению сделок и, как следствие, к потерям для компании.
Вряд ли у вас в компании работают откровенные саботеры, которые намеренно затягивают свои задачи. Поэтому заметного ускорения процесса можно добиться, минимизировав задержки при переходе документа от одного сотрудника к другому, причем, желательно, сохранив комментарии к документу, историю его движения и другой контекст процесса. В этом вам поможет автоматизация бизнес-процесса согласования договоров. Как правило, идеальный процесс получается не с первого раза, поэтому стоит позаботиться о возможности быстрой корректировки бизнес-процесса.
Дальше мы рассмотрим пример создания решения по согласованию договоров на базе Comindware Platform, low-code платформы для максимально быстрого старта построения цифровых решений для основных функций компании. Для начала цифровизации бизнес-процесса вам понадобится 2-3 часа свободного времени и один человек, который понимает все шаги процесса согласования и знает, какие данные должны быть в договоре.
Этот и 10+ других заготовленных бизнес-процессов для быстрой автоматизации предприятия доступны в библиотеке бизнес-процессов “Comindware шаблоны”.
Для начала решим, какие переменные и справочники будут использоваться в договоре. Это могут быть контрагенты, шаблоны договора, услуги и любые другие объекты, в соответствии со спецификой вашего бизнеса. Заполняем справочники необходимыми данными — например, вносим первых контрагентов.
Переходим к созданию основной формы договора. Добавим основные поля — “Название”, “Контрагент”, “Предмет договора”, “Дата договора” и т.д. Использование справочника контрагентов позволяет использовать выпадающие списки в форме, добавлять новых контрагентов в процессе создания нового договора, а также в будущем находить все договоры с определенным контрагентом. Более того, однажды созданный справочник можно использовать в любых других автоматизируемых бизнес-процессах и формах. Далее внимание на детали, которые должны быть в договоре и добавим такие поля, как “Номер договора”, “Тип договора”, “Сумма договора”, “Срок, к которому требуется составить договор”, и другие.
Конфигуратор форм позволяет создавать поля любого типа и добавлять их в форму, просто перетаскивая курсором мышки. Позже, когда появится необходимость и время, можно будет “добавить рюшечек”: автозаполнение полей, проверку корректности ввода данных, права доступа к полям и даже прятать некоторые поля в зависимости от статуса документа.
Теперь построим схему маршрута движения договора. Изначально редактор схем предлагает стартовый шаг процесса — Подача договора — и финишный. Остальные шаги добавляются путём перетаскивания подходящих элементов в рабочую область.
В форме подачи договора мы предусмотрели возможность выбрать контрагента или создать нового. Предположим, что в компании не принято “молча” добавлять новых контрагентов и их нужно согласовывать. Для того, чтобы организовать эффективный процесс согласования договора в случае как старого, так и нового контрагента, добавляем шлюз, который будет автоматически отправлять заявку по одному из маршрутов:
В нашем примере шаги “Проверка и согласование контрагента” и “Согласование договора” предполагают одновременное участие нескольких человек. Для этого добавляем вложенные процессы, каждый из которых содержит задачи для ответственных людей. Использование встроенных процессов помогает оставлять схему основного бизнес-процесса наглядной и не перегружать ее элементами.
После согласования договора в вашем процессе, как и в приведенном примере, могут появиться дополнительные шаги — например, создание счета, отправка документов или программный обмен данными с другой системой.
Мы рекомендуем постепенно двигаться от простого к сложному, добавляя новые шаги и интеграции, совершенствовать формы и бизнес-процесс по мере адаптации сотрудников и предприятия.
Отправить заявку
Вам также может быть интересно:
Ищете другой процесс? Расскажите нам и мы добавим!
