Автоматизация бизнес-процессов охраны труда и техники безопасности

Является ли обеспечение охраны труда и техники безопасности (ОТТБ) бизнес-процессом, требующим автоматизации - зависит от вашей компании. Казалось бы, если ОТТБ сводится к наличию требуемого набора (огнетушитель, указатели, аптечка, ...) и эпизодическим инструктажам, то говорить о процессах нет смысла. Но даже в этом случае есть сопутствующие процессы поверки, обновления и т.д. Но пандемия COVID-19 и потенциальная возможность возникновения новых пандемий внесли свои корректировки в понимание роли ОТТБ. А в период пандемии во всех странах принимаются более серьезные меры, и это накладывает дополнительную ответственность на работодателей. Таким образом, сейчас очень важно обеспечить высокую скорость и эффективность процессов охраны труда, направленных на снижение риска распространения инфекции на предприятии.

Как выглядит проблема?

Вместе с новостями про пандемию появляется много советов и требований по обеспечению безопасности труда на предприятии. Многие правила и предписания надуманные, но некоторые, несомненно, достойны внимания. Перед руководством компании или департаментом охраны труда стоит задача срочно организовать периодические инструктажи по мерам безопасности, составить нормы выдачи средств индивидуальной защиты и вести их учет, спланировать и проконтролировать прохождение медицинских осмотров и многое другое. У кадровиков и специалистов по охране труда аврал вокруг санитарно-гигиенических мер и информирования сотрудников, и “когда это все закончится” — не ясно. При этом, зачастую сложно определить кто за что отвечает, перечисленные выше работы не поставлены на поток и каждый внеочередной инструктаж по охране труда или закупка средств гигиены проводится “как в первый раз”. В такой ситуации велик риск потери контроля над ресурсами предприятия, как из-за неэффективного их использования, так и из-за увеличения заболеваемости.

Как поставить работы по охране труда на поток?

Совершенствование управления охраной труда и снижение уровня производственного травматизма на предприятии предполагает комплексный подход. В условиях аврала мы рекомендуем начать с самого важного и двигаться дальше постепенно. Эксперты ВОЗ утверждают, что в основе правильного реагирования на инфекцию — информированность. Таким образом, многие предприятия приходят к необходимости проведения периодических инструктажей о свежих рекомендациях организаций здравоохранения в условиях пандемии и обновлениях регламентов поведения на рабочем месте. Существенно сократить время на проведение инструктажей можно путем формализации и автоматизации бизнес-процесса проведения инструктажей. Причем важно обеспечить возможность быстрой корректировки процесса в случае перемен: может меняться список сотрудников, ответственных за инструктаж (например, по причине болезни), порядок действий (например, при переходе от инструктажа в офисе на онлайн-формат) и даже форма информирования.

Дальше мы рассмотрим пример бизнес-приложения для автоматизации процесса согласования и проведения инструктажа и подход к его созданию на базе Comindware Platform, low-code платформы для максимально быстрого построения цифровых решений для бизнеса. Для начала цифровизации процесса вам понадобится 2-3 часа свободного времени и один человек, который понимает все шаги процесса.

Создаем формы

Для начала создадим справочники, которые будут использоваться в формах бизнес-процесса, и заполним их данными. В случае решения для проведения инструктажа это могут быть сотрудники, типы инструктажа и любые другие бизнес-объекты, с учетом специфики организации ОТТБ на вашем предприятии.

Далее создаем стартовую форму процесса — ее нужно будет заполнить для старта процесса согласования и проведения инструктажа. Добавляем поля “Инструктаж” и “Ответственный”, в которых инициатор процесса, например, руководитель подразделения охраны труда, сможет выбрать из соответствующих справочников необходимый тип инструктажа и назначить ответственного сотрудника. В дальнейшем, благодаря использованию справочников, можно будет проверить сколько раз за период был проведен инструктаж определенного типа и оценить нагрузку на организацию этих мероприятий для определенного сотрудника. Отмечаем эти поля как обязательные.

Также добавим опциональные поля — “Комментарий инициатора” и “Участники инструктажа”.

Переходим к созданию основной формы для процесса — ее будут использовать в качестве интерфейса исполняемой задачи сотрудники, вовлеченные в процесс. Эта форма зачастую включает в себя гораздо больше полей, чем стартовая. В конфигураторе форм можно создать поля различных типов и добавить их в форму без лишних усилий — просто перетаскиваем поле в форму курсором мышки. В рассматриваемом примере добавлено поле “Комментарий согласующего”, обязательное поле “Решение по инструктажу”, продублированы поля стартовой формы с информацией о типе необходимого инструктажа, ответственном сотруднике, участниках инструктажа и комментарии инициатора. Поле “Участники инструктажа” в стартовой форме было не обязательным к заполнению, а в этой форме его можно сделать обязательным. Также в эту форму можно добавить поле для загрузки файла с программой инструктажа — количество и тип полей определяется необходимостью.

Создаем схему бизнес-процесса

Теперь построим схему маршрута движения заявки на мероприятие между инициатором, согласующим и сотрудником, ответственным за проведение инструктажа.

Вслед за стартовым событием — “Новый инструктаж” — добавляем шаг “Согласовать инструктаж”, а вслед за ним развилку, которая обеспечит дальнейшую маршрутизацию заявки в зависимости от решения согласующего:

• На случай, когда запрошенный инструктаж не согласован, добавьте шаг для отправки и автоматического уведомления инициатора о статусе его заявки и комментариях согласующего. Завершите эту ветку процесса шагом “Инструктаж не согласован”.
• На случай, когда запрошенный инструктаж согласован, построим отдельную ветку процесса. Для этого добавим шаги — “Определить регламент проведения инструктажа”, “Согласовать регламент проведения инструктажа” и развилку, которая вернет заявку на предыдущий шаг в случае необходимости доработки регламента или отправит заявку далее по процессу.

Вслед за шагом для согласования регламента добавим автоматическое уведомление участников инструктажа о регламенте его проведения. Содержание уведомления можно адаптировать и, например, отправить не весь регламент целиком, а только время и место его проведения.

В нашем примере бизнес-процесс подходит к завершению через шаги “Провести инструктаж” и отправкой автоматического уведомления об итогах мероприятия заинтересованным лицам. Финальный шаг “Инструктаж проведен” добавлен для корректного завершения бизнес-процесса и присвоения экземпляру инструктажа соответствующего статуса “Проведен”.

Вы можете начать с простого и переходить к более сложному. Например, добавить несколько шагов, предполагающих активность по проведению инструктажа или создать встроенный подпроцесс для описания всех этапов проведения инструктажа, предусмотреть дополнительные уведомления для заинтересованных лиц, рассылку информационных брошюр до мероприятия или после него, и многое другое.