Автоматизация бизнес-процесса проведения тендера

Бизнес-процесс проведения тендера — один из первостепенных, когда речь заходит об автоматизации закупочной деятельности предприятия. Действительно, от этого процесса зависит стоимость закупаемых ценностей или услуг, а в последствии, уровень рентабельности товаров или услуг, своевременное заключение сделок с контрагентами и, вследствие, сроки исполнения обязательств перед заказчиками. В условиях экономического кризиса задача выбора правильного поставщика становится еще более актуальной для бизнеса. Таким образом, сейчас очень важно обеспечить высокую скорость и эффективность процесса проведения тендеров.

Как выглядит проблема?

Полный цикл проведения тендера, от заявки до заключения договора с победителем конкурса — целая эпопея. Вне зависимости от того, открытый тендер проводится или закрытый, тендерная комиссия вынуждена обрабатывать массу информации по всем участникам. При этом, контролировать доступность и своевременность получения информации участниками процесса сложно, поскольку коммуникации между сотрудниками отдела закупок, экспертами, и участниками тендера, как правило, проходят по электронной почте. Более того, ответственному за тендер специалисту бывает затруднительно координировать одновременную работу привлеченных экспертов и контролировать сроки получения экспертных заключений. В такой ситуации обновления документации и информации по тендеру не наглядны и жизненный цикл тендера не прозрачен, что приводит к ошибкам, замедлению процесса проведения тендера и, как следствие, к потерям для компании.

Как ускорить выбор подходящего поставщика?

Зачастую, в компаниях для каждого нового тендера изобретают процесс заново, часто наступая на одни и те же “грабли”. В итоге, соблюдение заявленных сроков тендера обеспечивается за счет перехода в авральный режим работы или личных сверхусилий сотрудников. Переход от “творческого” процесса к регламентированному и предсказуемому процессу помогает не только снять излишнюю нагрузку, но и повысить прозрачность процесса проведения тендера и обеспечить соблюдение регламентных сроков. Сделать это можно путем автоматизации бизнес-процесса проведения тендера и минимизации задержек при переходе от одного этапа тендера к другому и обновлении документации, причем, желательно, сохранив комментарии по предложениям претендентов, историю их обновлений и другой бизнес-контекст процесса.

Дальше мы рассмотрим пример создания решения по проведению тендера на базе Comindware Platform, low-code платформы для максимально быстрого старта построения цифровых решений для основных функций компании. Для начала цифровизации бизнес-процесса вам понадобится 2-3 часа свободного времени и один человек, который понимает все шаги процесса проведения тендера и знает, какие данные должны быть доступны каждому участнику процесса для выполнения его задач.

100% готовое решение

Проводите тендеры в
Comindware Управление закупками

Готовый портал для взаимодействия с постащиками на всех этапах тендера.

Заказать демо

Создаем формы

Начнем с создания справочников, которые будут использоваться в формах процесса, и заполним их данными. В случае решения для проведения тендера это могут быть сотрудники, типы тендеров, поставщики, этапы и любые другие бизнес-объекты, с учетом специфики функционирования вашего отдела закупок. Если это не первое приложение, которое вы создаете на базе платформы Comindware, то, скорее всего, у вас уже есть какие-то заполненные справочники, которые можно будет повторно использовать.

Далее, создаем стартовую форму процесса — ее нужно будет заполнить для запуска тендерной процедуры. Добавляем поля “Наименование тендера”, “Ответственный за тендер”, “Инициатор тендера” и отмечаем их как обязательные. Справочник сотрудников позволит использовать выпадающие списки в форме и, при необходимости, находить все тендеры, за которые отвечал определенный сотрудник. Помимо полей для ввода информации, можно добавить простое текстовое поле с подсказками для сотрудника, заполняющего форму, как это сделано в нашем примере.

Следующим шагом создаем форму для оформления тендера — её будут видеть сотрудники отдела закупок при получении соответствующей задачи в рамках процесса. Обычно эта форма включает в себя информацию стартовой формы и поля с дополнительной информацией для исполнителей. Используем конфигуратор форм для создания полей нужного типа и перетаскиваем их в форму. Добавим поля “Наименование тендера” и вкладки для дополнительной информации — например, “Поставщики”, “Приглашение — Этап 1”, “Общая информация”. Во вкладке “Поставщики” добавляем возможность формирования списка поставщиков (если он не создан ранее), которые будут приглашены на тендер. Для наглядности в форму можно сразу вывести список контактных лиц приглашенных поставщиков.

Для процесса можно создать неограниченное количество форм — например, разные формы для каждого шага процесса. Также можно гибко и динамически настраивать созданную форму:

• Динамические поля, которые отображаются или прячутся в зависимости от значений в других полях.
• Запрет или разрешение редактирования определенных полей в зависимости от уровня доступа сотрудника.

Как видно из примера формы для шага проведения тендера, редактор форм предоставляет широкие возможности по самостоятельному конфигурированию и настройке.

Создаем схему бизнес-процесса

Шаги процесса добавляются путём перетаскивания подходящих элементов. Существенно упростить запуск тендера можно, настроив прием заявок через email или API — в этом случае достаточно отправить письмо или запрос на определенный email-адрес, а система автоматически сформирует заявку и запустит процесс.

Добавляем шаги “Предзаполнение данных по тендеру”, “Оформить и запустить тендер” и шаг-действие “Приглашение поставщикам”, на котором система автоматически отправит сформированные на предыдущем шаге процесса приглашения.

Вслед добавляем шаг “Провести тендер” и свяжем его с трехсторонней развилкой, в зависимости от статуса тендера:

• Завершение. Для этого варианта статуса добавьте шаг “Подготовить данные по итогам тендера” и другие шаги, которые необходимы в вашей компании. Финализируйте эту ветку процесса завершающим шагом.
• Отмена. Для этого варианта статуса добавьте завершающий шаг с указанием статуса “Тендер отменен” и необходимые шаги по уведомлению заинтересованных лиц и повторному запуску тендера, в случае отмены тендера с отметкой о необходимости его перезапуска.
• Новый этап. Для этого варианта добавьте шаги, обеспечивающие оформление одного или сразу нескольких этапов тендера, а также автоматическую отправку приглашений указанным поставщикам.

Ветки процесса, созданные для вариантов отмены тендера с перезапуском и запуска нового этапа тендера, свяжите с шагом “Провести тендер”.

Мы рекомендуем начать с создания простого бизнес-процесса и постепенно совершенствовать как процесс, так и формы, а также обеспечить автоматическое заполнение и консолидацию форм оценки тендерных предложений для уменьшения количества ручных операций.