Автоматизация бизнес-процесса приёма на работу

Приём на работу — первый этап, который проходит сотрудник в новой организации. От того, насколько четко, быстро и доброжелательно выполняется этот этап, зависят впечатления новичка о компании, насколько комфортно он проведет первые дни на новой работе, как быстро адаптируется в коллективе и как успешно будет справляться со своими задачами. Бизнесу важно, потратив ресурсы на поиск квалифицированного сотрудника, удержать его в компании, не допуская текучести кадров из-за неорганизованного приёма на работу.

Данный бизнес-процесс может включать нескольких ключевых этапов: оформление документов, заключение трудового договора, прохождение медосмотра, вводный инструктаж по обязанностям и технике безопасности. В зависимости от размера организации этапы могут быть более обширными и включать:

• подготовку рабочего места,
• проведение мероприятий по интеграции в команду,
• предварительного обучения и др.

Процесс приёма на работу проходит в сотрудничестве HR-службы и руководителей отделов, в которые нанимают новых людей. В зависимости от размеров компании в эту связку можно добавить специалистов ИТ, офис-менеджера, бухгалтерию и др. Важно отстроить приём на работу так, чтобы все службы взаимодействовали как единый механизм.

Для оптимизации процeдуры удобно использовать шаблон готового бизнес-процесса приёма на работу, который можно настроить под конкретные задачи компании.

Как выглядит проблема?

Когда бизнес-процесс неавтоматизирован, бывает проблематично соблюдать его четкие правила, взаимодействие между участниками происходит с использованием неоптимальных инструментов: электронной почты, мессенджеров, таблиц, бумажных бланков анкеты при приёме на работу и др. — в них информация доступна не всем и легко может потеряться. Часто становится неясно, кто, когда несет ответственность за порядок приёма на работу, задержки в бизнес-процессе.

Возникает либо недостаток коммуникации, либо коммуникации становятся лишними, ведя к потере времени. Особенно это актуально для бизнеса с массовым подбором, где большое количество вакансий приходится закрывать ежедневно.

Часто приходится сталкиваться с тем, что:

• Плохо выстроенная процедура приёма на работу провоцирует потерю документации, задержки и ошибки в ее оформлении.
• С большим объемом ручного труда сложно проводить аналитику по закрытию вакансий и резюме соискателей.
• Бумажный формат коммуникации ведет к тому, что документы часто хранятся не в едином реестре, а в разных местах.
• Несвоевременно оформленные документы, задержки с медосмотром влекут за собой штрафы для компании.

Проблемы могут возникнуть во время адаптации. Отсутствие четкой системы онбординга, наставничества, поддержки, недостаток обучающих материалов, обратной связи провоцируют сложности в адаптации.

Рассмотрим, как создать решение по автоматизации бизнес-процесса приёма на работу на базе Comindware Platform. Low-code инструменты платформы позволяют максимально быстро построить цифровое решение силами одного аналитика.

Как решить проблему?

Оптимизацию бизнес-процесса можно разбить на несколько блоков.

Вначале необходимо составить список специалистов и служб, которые привлекаются к процессу.

Далее разрабатываются регламенты, по которым проводится приём сотрудника. Их наличие позволяет значительно ускорить бизнес-процесс, распределив роли участников.

Затем регламенты переносятся в BPMN-модели для последующей автоматизации, которая обеспечивает удобство обмена информацией между сотрудниками при переходе от одного шага процесса к другому. Коммуникация становится прозрачной: участникам понятен порядок процесса и кто ответственен за каждый этап.

Заключительный шаг — контроль эффективности. На данном этапе необходимо провести мониторинг «узких мест»: этапов, замедляющих процесс. По результатам — внести правки.

Построение архитектуры всех блоков легко осуществить с помощью Comindware Platform. С её помощью можно настроить до 100% бизнес-приложения без навыков программирования. В дальнейшем процесс легко оптимизировать, когда это небходимо. Его можно использовать вместе с некоторыми другими шаблонами библиотеки бизнес-процессов для HR-службы:

• работы с вакансиями и резюме соискателей,
• организации медосмотров,
• согласования больничных,
• инструктажа по технике безопасности.

Создаем форму

Вначале создается справочник данных, которые будут использоваться в бизнес-процессе. Это могут быть сотрудники компании, их контактные данные, принадлежность к тому или иному департаменту, информация по вакансиям и кандидатам.

Далее создается приложение и основная форма приёма на работу, с которой будет начинаться процедура. В форму добавляются основные поля «Кандидат» и «Вакансия», которые в настройках формы связываются со справочниками кандидатов и вакансий. Это позволяет использовать выпадающие списки в самой форме. Затем добавляются поля с дополнительными необходимыми условиями приёма нового специалиста.

Создаем схему бизнес-процесса

Следующий этап — создание схемы маршрута, по которому будет двигаться процесс. Стартовым событием станет появление заявки на оформление нового сотрудника, финишным — приём сотрудника или отказ.

Схема делится два больших блока: «Оформление нового сотрудника» и «Адаптация сотрудника». Каждый из них содержит другие, более подробные шаги.

На этапе оформления нового сотрудника система содержит пользовательские задачи «Предоставить копии документов кандидата», «Сформировать направление на медосмотр», «Провести инструктаж по технике безопасности» и др. Каждой пользовательской задаче можно назначить своего исполнителя из ранее созданного справочника сотрудников.

В блоке «Адаптация сотрудника» существуют шаги «Провести вводный инструктаж», «Оценить адаптацию сотрудника». Если они все пройдены успешно, то происходит дальнейшая маршрутизация заявки. Если после оценки адаптации сотрудника становится ясно, что ему необходима дополнительная помощь, то на финальной развилке «или/или» токен направляется на дополнительную пользовательскую задачу, а затем повторяются несколько предыдущих шагов.

Рекомендуем, создавая модель бизнес-процесса, вести работу от простого к сложному. Навыков программирования, чтобы добавить или удалить дополнительные шаги, изменить их порядок, не потребуется. Для перестроения маршрута достаточно перетаскивания соответствующих элементов нотации на схему.

Предложенный выше готовый бизнес-процесс приёма на работу является базовым. Впоследствии его можно доработать под новые задачи и процедуры, а также интегрировать с системой отслеживания соискателей, программой ведения кадрового учёта, платформой для обучения и др.