Автоматизация бизнес-процесса взыскания дебиторской задолженности

Отслеживание и своевременное взыскание дебиторской задолженности контрагентов — необходимое условие выживания компании. Сбор долгов дебиторов, с которых зачастую уже уплачены НДС и налог на прибыль, бесспорно является одной из важнейших задач бухгалтеров, финансовых и руководящих работников компании. В условиях кризиса задача снижения финансовых потерь становится даже более приоритетной, чем увеличение объема продаж. Таким образом, становится особенно важно обеспечить высокую скорость и эффективность процесса контроля дебиторской задолженности.

Как выглядит проблема?

Проблема дебиторской задолженности стояла всегда, даже старые и надежные партнеры время от времени задерживают оплату счетов. Для некоторых это превратилось в норму работы - не платят “до последнего”. В период экономического кризиса такие случаи учащаются. Жесткие рычаги воздействия, такие как суд или взыскание с PR-сопровождением, всегда рассматриваются как крайние, а в ситуации кризиса, такого как, например, пандемия COVID-19, не рассматриваются вовсе, ставка делается на переговоры и настойчивость. При этом, когда сотрудники как компании-кредитора, так и дебитора, работают из дома, зачастую оказывается сложно связаться и обсудить более доступные методы погашения задолженности или развеять миф о безнаказанности неоплаты.

Руководство компании направляет все возможные ресурсы на постоянное воздействие на должника с момента выпадения счета в список просроченных, но зачастую не может получить быстрый ответ на простые вопросы: “Какие счета еще не подтверждены клиентами?”, “Напомнили ли клиенту о приближающемся сроке оплаты?“, “С каким количеством должников удалось связаться сегодня?”, “Какой прогресс взыскания по этому типу задолженности?”, и т.д. Если жизненный цикл оплаты счета и история усилий по сбору денежных средств непрозрачны, то происходит замедление финансовых потоков и увеличение коэффициента дебиторской задолженности.

Как уменьшить дебиторскую задолженность?

Управление дебиторской задолженностью предполагает комплексный подход, начиная с организации правильного документооборота, ввода мер поощрения своевременной оплаты для контрагентов и поддержания усилий сотрудников компании, и заканчивая регулярным анализом долгов и регламентацией порядка действий. Заметно уменьшить дебиторскую задолженность можно путем автоматизации основных шагов бизнес-процесса и сохранения комментариев по задолженности, истории работы с ней и другого контекста бизнес-процесса. В дополнение к ускорению процесса оплаты вы получаете прозрачность процесса для руководства компании, менеджера по работе с должниками и менеджеров по работе с клиентами, которые могут оперативно поставить на паузу новые сделки с проблемными клиентами.

Дальше мы рассмотрим пример бизнес-приложения для автоматизации процесса контроля дебиторской задолженности и подход к его созданию на базе Comindware Platform, low-code платформы для максимально быстрого построения цифровых решений для бизнеса. Для начала цифровизации бизнес-процесса вам понадобится 2-3 часа свободного времени и один человек, который понимает процесс управления дебиторской задолженностью и знает, какие данные понадобятся сотрудникам на каждом конкретном шаге.

Создаем форму

Для начала создадим справочник клиентов, которые будут использоваться в форме процесса, и заполним ее данными о клиентах. Если это не первое приложение, которое вы создаете на базе платформы Comindware, то, скорее всего, у вас уже есть заполненный справочник клиентов и его можно будет использовать.

Переходим к созданию основной формы, которую будут видеть сотрудники при получении задачи в рамках бизнес-процесса. Добавляем поле для загрузки оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) — оно понадобится на стартовом шаге процесса, поле “Клиент”, в котором можно будет выбрать одного из клиентов из соответствующего справочника. Далее добавляем поле для указания того, есть ли просроченная задолженность и отмечаем его как обязательное. Также в нашем примере добавлены поля для отображения суммы задолженности и даты ее погашения.

Вы можете добавить другие поля, например, “Типа задолженности”, путем перетаскивания соответствующих элементов курсором мыши.

Создаем схему бизнес-процесса

Шаги процесса добавляются путём перетаскивания элементов нотации BPMN 2.0 в рабочую область. На начальном шаге предусмотрим возможность запуска процесса или сотрудником вручную, или в результате получения автоматического уведомления о появлении задолженности от ИТ-системы, используемой в бухгалтерии (например, 1С).

Добавляем шаг “Анализ ОСВ” и развилку которая запустит подходящую ветку бизнес-процесса с учетом результатов анализа ведомости:

• Для случая, когда задолженности нет, добавьте шаг “Уведомление по телефону о предстоящей оплате”.
• Для случая, когда задолженность есть, добавьте шаги “Подготовка акта сверки” и “Передача клиенту акта сверки”. Укажите шаг “Уведомление по телефону о предстоящей оплате” как следующий и в этой ветке процесса.

В приведенном примере процесс финализирует шаг “Контроль поступления денежных средств” — в случае, если оплата получена, процесс завершается. Если нет — возвращается на шаг “Уведомление по телефону о предстоящей оплате”. Вы можете добавить несколько шагов, предполагающих активность по уведомлению клиента о необходимости оплаты, предусмотреть периодические напоминания сотруднику компании, ответственного за взыскание долга, и многое другое.

Мы рекомендуем двигаться постепенно, превращая базовое решение, описанное выше, в полномасштабное бизнес-приложение для комплексного управления дебиторской задолженностью, от первичной оценки платежеспособности контрагентов до выполнения обязательств.