Современный электронный документооборот

Под переходом на современный электронный документооборот в большинстве случаев понимают отказ от бумажного носителя. Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют не только сберечь леса и бумагу, но и ускорить процесс обмена информацией, значительно уменьшить затраты на оргтехнику.

Однако эксперты говорят о том, что перестать пользоваться принтером и вместо этого обмениваться документами через электронную почту или BPMS – этого всё ещё недостаточно, чтобы организовать современный электронный документооборот. Потому что при уходе от бумаги меняется только внешняя оболочка документа, но не его суть. А между тем, именно на суть полезно обратить внимание, чтобы по-настоящему оптимизировать бизнес-процессы в своей компании.

Почему современный электронный документооборот должен обходиться без документов?

Если перестать воспринимать документ как данность и задаться вопросом, зачем он вообще нужен, то можно прийти к интересному выводу. Оказывается, во многих случаях документ совсем не помогает бизнес-процессу или даже не нужен.

Во-первых, формирование каждого документа занимает много времени. При этом он содержит большое количества текста, содержание в котором полезной информации невысоко.

Во-вторых, даже самый современный электронный документооборот требует от каждого участника процесса ознакомления с содержанием. Конечно, опытные сотрудники уже научились читать документы «по диагонали», вычленяя только суть и не обращая внимания на бюрократические формальности. Это ещё раз доказывает тезис о низком содержании действительно нужной информации в документе.

В-третьих, автоматизация бизнес-процессов сегодня всё чаще предполагает использование программных роботов для исполнения отдельных операций в рамках бизнес-процессов, которые маршрутизируются BPM-системой. А роботы язык документов категорически не понимают и работают только с данными.

Всё это говорит о том, что перед переходом на современный электронный документооборот очень полезно задуматься о том, насколько вообще нужны документы. В противном случае мы получим ту же самую бюрократию, только на новый лад.

Как построить бизнес-процесс без документов

Специалисты предостерегают от того, чтобы начинать каждый бизнес-процесс с документа и формировать его в самом начале. Ведь именно это и называется бюрократией.

Фактически, каждый документ может быть представлен в виде всего нескольких полей с данными. В таком виде этими данными очень легко оперировать, потому что:

• Подобный язык легко понимают роботы.
• Каждое поле с данными является самостоятельным элементом.
• Система способна моментально подгрузить пользователю все поля, касающиеся конкретного заказа/процесса.

И это не говоря о том, что сотрудник получает всего несколько строк с информацией «по сути», вместо 25 листов типового документа, из которого ему нужно эту суть «выловить». Это очень существенно сокращает время обработки документа на КАЖДОМ этапе.

Что касается документа, то полезно различать юридические документы (например, накладная, договор купли-продажи, налоговая декларация) и документы как просто носитель данных. В первом случае составление документа необходимо, потому что он является подтверждением совершённой сделки или полученных денег. Во втором случае современный электронный документооборот совсем не требует заполнения специальной формы и вполне может быть заменён простым обменом данными.

Бытует мнение, что документы абсолютно необходимы, если работа выходит за границы предприятия, однако и это не совсем справедливо. Многие компании сотрудничают со своими клиентами и контрагентами без документов – если, опять же, речь не идёт о юридических сделках. Работа с данными в карточке договора зачастую оказываются и для компаний-партнёров более удобной, чем разгребание электронных писем со сканами бумажных документов.

В целом сегодняшний тренд – отделить бизнес-процессы от документов и в основном работать с данными, а документы формировать лишь тогда, когда они действительно нужны.

Выгоды отказа от документов

Первой выгодой, которую приносит современный электронный документооборот, является пересмотр самой сути обмена информацией. Это именно то, что может серьёзно ударить по бюрократии. Ведь, оказывается, документ – не самоцель.

Значительное повышение скорости работы достигается как благодаря уменьшению времени взаимодействия сотрудника с процессом на каждом этапе, так и благодаря упрощению схемы маршрута. По стандартной схеме сотрудник, которому нужен новый инструмент или техника, должен написать заявление на имя директора предприятия, получить подпись начальника отдела, добиться одобрения, а затем ждать, пока документ отправится в бухгалтерию и в отдел закупок. По новой схеме он просто добавляет запрос в систему, и этот запрос сразу видит менеджер по закупкам. Если у него возникнут сомнения, он сам отправит запрос на согласование с нужными лицами. Если же речь идёт о небольшой сумме, то закупка будет сделана сразу же.

По своей сути современный электронный документооборот связан с переходом на новый тип мышления, что даёт переосмысление и упрощение принципов работы с информацией. По мнению экспертов, именно это и должно стать главным отличием документооборота нового поколения.

Мы в Comindware создали и развиваем low-code платформу для цифровой трансформации предприятий. Comindware Business Application Platform обеспечивает возможность гибкого управления данными и автоматизации бизнес-процессов без программирования для реализации современного подхода к электронному документообороту.

Закажите бесплатно демонстрацию возможностей Comindware Business Application Platform и оцените, насколько она подойдёт для вашей компании.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.