Современная практика использования СЭД на предприятиях

Практика внедрения СЭД (систем электронного документооборота) в компаниях и государственных организациях имеет давнюю историю: первые прототипы были созданы ещё в 80-х годах прошлого века.

Сегодня СЭД чаще всего реализуется как автоматизированная многопользовательская система, которая поддерживает возможности создания, импорта документов, а также совместной работы над ними, включая чтение, комментирование, редактирование, цифровую подпись.

Что даёт использование СЭД?

На практике СЭД помогает решать следующие задачи:

• Минимизация рисков потери документов, их быстрый поиск благодаря единой общей базе и наличию реквизитов.
• Рост скорости документооборота за счёт автоматического прохождения документа по маршруту и одновременному доступу к нему многих сотрудников, что исключает необходимость многократных пересылок.
• Очевидность авторства документов и гарантия неизменности их содержания благодаря использованию электронной подписи.
• Повышение дисциплины сотрудников: руководитель может видеть, кто из них сколько времени обрабатывает каждый документ, кто именно допускает задержки и просрочки.
• Экономия средств на бумагу и оргтехнику с помощью электронного документооборота.

Практика применения СЭД показывает, что такие системы не только оптимизируют внутренние процессы компании, они могут повышать оборот компании и её доход. Ведь часто документ – неотъемлемая часть бизнес-процесса. Например, процесса обработки заказа от клиента. И пока не завершится жизненный цикл документа, отправить заказ тоже не получится. В итоге, ускорение обработки сопроводительных документов будет способствовать увеличению числа совершаемых сделок, а значит, и дохода. При этом и клиенты становятся более лояльными, так как уменьшается время ожидания, исчезают потери документов и излишняя бюрократия.

Также пропадает необходимость “розыска” нужных документов, а это экономит время и руководителя, и сотрудников.

Виды СЭД: что лучше выбрать?

Выбирая систему электронного документооборота, стоит ориентироваться в основном на набор функций. Не всегда он должен быть максимальным. Бывает, что самые простые решения благодаря высокой скорости внедрения оказываются эффективны.

1. Системы коллаборации. Предназначены для совместной работы нескольких участников. Особенно полезны, когда участников много, они находятся в разных часовых поясах, в один документ вносится множество изменений. СЭД помогает каждому участнику видеть, кто, когда и какие изменения вносил, а это альтернатива сотням сообщений переписки.
2. Электронный архив. Он фиксирует каждый документ, присваивает ему номер, помогает в поиске, в том числе по неполным данным (только дата, только имя автора). Электронные архивы поддерживают версионность: документ включает в себя все его версии, поэтому исчезает проблема дублей.
3. Workflow-система. Она добавляет маршрутизацию: для каждого документа задаётся путь от создания до исполнения и отправки в архив. Такая система обладает чертами BPMS и призвана автоматизировать работу, поскольку делает автоматическими переходы между разными этапами, а участникам не нужно думать, кому отправить документ по окончании работы над ним.
4. ECM (система работы с контентом). Она позволяет выйти за рамки понятия “документ” и работать, в том числе, с неструктурированной информацией: тексты, изображения, таблицы. Практика использования СЭД показывает, что развитие идёт в этом направлении: постепенный отказ от документов, работа не с шаблонами, а напрямую с информацией.

Чтобы выбрать СЭД, полезно изучить этот вопрос и узнать распространённые мифы, а также понять, с каким количеством документов приходится работать компании и каковы её самые острые проблемы, например: низкая скорость или трудности с поиском.

Локальная и облачная СЭД: что лучше?

Какой бы тип системы ни выбрала компания, остаётся ещё вопрос технической реализации. Доступ к системе можно организовать одним из двух способов:

• Локальный (система разворачивается в локальной сети предприятия).
• Облачный (система устанавливается на сервере компании либо удалённом сервере, доступ сотрудников к системе происходит через интернет).

Оба варианта имеют свои плюсы и минусы.

Преимущества локальной СЭД

Практика применения СЭД такого формата показала, что она лидирует по следующим показателям.

1. Безопасность. Посторонним подключиться к локальной сети организации в разы труднее, чем к онлайн-сервису.
2. Суверенность. Работа локальной сети не зависит от работы внешних серверов и сайтов, как в случае использования удалённого сервера.

Преимущества облачной СЭД

Этот вариант часто выбирают по следующим причинам.

1. Меньше расходов. Локальная сеть требует покупки компьютеров и ПО, его установки, поддержки стабильной работы, для чего потребуется системный администратор. СЭД как SaaS не требует капитальных вложений, а в случае развёртывания “облака” на собственных серверах расходы на обслуживание существенно ниже, чем при использования локальной СЭД.
2. Мобильный доступ. Если в компании многие сотрудники работают удалённо, то облачная СЭД – единственный способ дать им возможность пользоваться системой. Становится доступна работа с мобильных устройств из любой точки мира.
3. Масштабируемость. “Облако” здесь вне конкуренции, когда нужно добавить в систему сотрудников других территориальных подразделений или отделов, расположенных в других зданиях.

Для компании важно соблюсти баланс между требованиями к безопасности информации и удобству доступа к ней. Решением может стать разграничение прав доступа и шифрование данных, используемые в облачных системах.

Сегодня популярность приобретает формат SaaS (Software as a Service), то есть “ПО, предоставляемое как услуга”. Компания приобретает тот набор функций, который ей требуется, и пользуется ими, пока ей это нужно. Такой подход помогает избежать лишних затрат, оплачивать только реально используемые возможности, а при необходимости перейти на другой набор функций или другую систему.

Попробуйте Comindware ЭДО — продукт для автоматизации электронного документооборота и бизнес-процессов компании. Это решение на первом этапе помогает автоматизировать документооборот, а в дальнейшем – перейти к полноценной цифровой трансформации бизнеса, постепенно снижая количество используемых документов и их роль в работе компании.

Похожие записи:

Comindware провел вебинар по процессном подходу к автоматизации ЭДО Критерии выбора СЭД для компании 4 примера удачного использования RPA-системы Внедрять ли ERP-систему в вашей компании?