Критерии выбора СЭД для компании

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в разных компаниях происходит по разным причинам.

В одних случаях это следствие того, что возникла реальная потребность в таких изменениях. В других – просто поступило указание от руководства.

В обеих ситуациях требуется ответить на два вопроса: правда ли пора внедрять СЭД и какую лучше выбрать.

Рассмотрим основные возможные сценарии.

Как понять, что СЭД реально требуется бизнесу?

Прежде чем проводить выбор СЭД, желательно убедиться, что бизнес уже готов к такой автоматизации.

На что стоит обратить внимание?

1. Существует ли на предприятии документооборот. Порой в небольших компаниях всё происходит через устные распоряжения или переписку в мессенджерах. И хотя это может быть эффективно, но внедрять СЭД здесь рано.
2. Есть ли формализация документооборота, то есть привычные маршруты, по которым движутся документы. Сначала требуется формализация документооборота, будь то электронный или даже бумажный, а уже затем автоматизация. Хотя, конечно, некоторое изменение логики при подключении автоматизации всегда происходит.
3. Каковы основные цели внедрения СЭД. Например:

• ускорение документооборота,
• упрощение поиска, исключение потерь,
• быстрое согласование и подготовка документов для контрагентов.

Если СЭД в компании пока отсутствует, а степень формализации документооборота невысока, стоит начать внедрение СЭД с нескольких основных бизнес-процессов. Впоследствии, по мере развития системы и самой компании, можно будет масштабировать СЭД, добавляя в неё новые процессы, типы документов и сотрудников.

Типы СЭД

Знать о типах СЭД полезно с самого начала. Ведь под этим словом иногда понимают совсем разные вещи. И чтобы потом не было разочарований, важно заранее разобраться, что же требуется компании.

Электронный архив

Такая система покрывает только 2 потребности: хранение документов и их быстрый поиск. Это очень полезная вещь, когда документов много. Она позволяет исключить случаи потери информации и позволяет мгновенно найти любое письмо, распоряжение или отчёт.

Однако документооборот как таковой она не осуществляет.

Workflow-системы

Как раз они уже способны создавать движение документов в соответствии с регламентом, который является самым центральным понятием в работе таких систем.

С помощью систем workflow («потока работ») можно автоматизировать отдельные, в основном повторяемые действия. Например: приём заявки клиента, её регистрация, определение сотрудника, который будет её обрабатывать.

Здесь уже появляется передача документов от одного сотрудника к другому, присвоение документу статуса, ограничение времени на обработку. Но нередко такие системы используются для автоматизации отдельных, наиболее частых и повторяемых процессов, в то время как все остальные проходят по каким-то другим «рельсам».

Классические СЭД

Как правило, внедряя классическую СЭД, компания имеет в виду, что все без исключения документы будут передаваться и обрабатываться через неё. Причём часто речь идёт не только о внутреннем документообороте, но и внешнем.

Если предприятие осуществляет выбор СЭД классического типа, то трудно избежать перехода на новые принципы работы, и это зачастую некомфортно для сотрудников. Особенно если применяются «коробочные» варианты систем, в которые почти не предусмотрено внесение изменений. А значит, бизнесу придётся перестраивать свои процессы под такую систему.

В то же время, классическая СЭД позволяет:

• Работать одновременно с множеством документов.
• Ускорить прохождение каждым документом всех этапов его обработки.
• Составлять сложные документы, например договоры.
• Интегрироваться с другими системами.

Поэтому их выбор часто оправдан, несмотря на некоторые минусы.

СЭД-решения на базе low-code платформы

Суть таких решений в том, что они не «коробочные» – а значит, могут видоизменяться и настраиваться сотрудниками, почти без участия разработчиков.

На что обращать внимание при выборе СЭД?

Критерии выбора СЭД – следующие.

1. Набор возможностей. Должно присутствовать чёткое понимание, что же компания хочет получить от системы: только ли хранение и поиск, или же полноценный документооборот. Дополнительные возможности: выстраивание маршрутов для документов, аналитика.
2. Степень готовности компании к внедрению конкретной СЭД. Если уровень формализации документооборота низок, время классических СЭД ещё не пришло.
3. «Мощность» СЭД: на какое количество одновременно обрабатываемых документов и добавленных сотрудников она рассчитана.
4. Уровень технической поддержки от разработчиков. Особенно она требуется в «коробочных» решениях, где даже незначительные коррективы внести самостоятельно нельзя.
5. Возможность изменения СЭД в случае развития компании. Если системе не хватает гибкости, это может вылиться в большие проблемы в дальнейшем.
6. Наличие демо-версии. Некоторые разработчики предлагают вначале купить их продукт, чтобы увидеть, как он работает. Однако это рискованная покупка «кота в мешке».

Таким образом, чтобы не ошибиться с выбором СЭД, рекомендуется сделать следующее:

• Выписать главные проблемы компании, которые должна решить такая система.
• Проанализировать и сравнить подходящие решения.
• Изучить набор возможностей, предлагаемый разработчиком.
• Установить и попробовать демо-версию каждой программы.
• Сделать окончательный выбор.

Многие компании выбирают системы, созданные на базе платформ low-code. Примером такой системы является Comindware ЭДО. Преимущество таких систем заключается в том, что их удобно внедрять, когда компания только начинает автоматизировать свой документооборот. В этой ситуации есть возможность начать с небольшого количества процессов, а затем понемногу охватить и остальные.

В то же время решения, созданные на базе low-code BPMS платформ, востребованы и крупными компаниями, которые уже «переросли» коробочные решения. Это связано именно с тем, что внедрение систем на базе low-code позволяет не менять логику бизнеса и не перестраивать её под модель СЭД. Не говоря уже о том, что классические системы нередко требуют полного перехода на новые принципы работы, в то время как системы на базе low-code можно разворачивать постепенно.

Наконец, они содержат и элемент для управления бизнес-процессами, а кроме того, способны работать совместно с системами BPM, которые также создаются на базе платформы low-code. Это позволяет не просто автоматизировать отдельные виды работ, но и выстраивать сквозные бизнес-процессы: например, от приёма заявки клиента до отправки ему готового заказа. Документ в таком случае становится не самоцелью, а лишь сопутствует выполнению необходимых задач.

Похожие записи:

Comindware провел вебинар по процессном подходу к автоматизации ЭДО 4 примера удачного использования RPA-системы Внедрять ли ERP-систему в вашей компании? Comindware переводит клиентов на новую версию Comindware Business Application Platform