Как работает BPM-система

BPM-система – это программное решение, которое используется для процессного управления любой компанией. То есть, для обеспечения её деятельности на основе бизнес-процессов.

Бизнес-процессом является любой происходящий на предприятии процесс с конкретной целью. Например, процесс обслуживания клиента от получения заявки до поставки ему готовой продукции/оказания услуги.

При этом чаще всего каждый бизнес-процесс носит сквозной характер, то есть задействует большое количество подразделений и отелов компании. Например:

• Менеджер принимает звонок.
• Технический специалист даёт консультацию по выбору оборудования.
• Оборудование производится или забирается со склада.
• Логистический отдел доставляет оборудование клиенту.
• Бухгалтерия принимает платёж.

Быстрая и эффективная работа предприятия во многом зависит от того, насколько грамотно будет выстроена логика бизнес-процессов. BPMS помогает в том, чтобы сделать все происходящие в компании бизнес-процессы более прозрачными, устранить задержки и обеспечить наилучший контроль.

Моделирование бизнес-процессов

Когда начинается работа с BPM-системой, первый шаг – это построение диаграмм, которые определяют саму суть бизнес-процессов и схему их протекания.

На этом этапе определяется:

• Участники каждого бизнес-процесса.
• Какие действия совершает каждый участник.
• Последовательность действий разных участников.

Далее моделируется, с какими данными будет работать программа, откуда и как будут загружаться эти данные.

Пройдя первый этап, мы получаем готовые схемы с выстроенной логикой бизнес-процессов. Далее эти схемы загружаются в BPM-систему, благодаря чему она может обеспечивать реальное выстраивание бизнес-процесса на основе этих идеальных схем.

Преимущества

Вы сможете удобно моделировать бизнес-процессы прямо из веб-браузера, а также работать со схемами BPMN-процессов, загруженных из других приложений. Также на этапе моделирования вам не потребуются услуги программистов, потому что с данной задачей справятся бизнес-аналитики.

Заказать демо

Исполнение бизнес-процессов

После того, как для каждого бизнес-процесса разработана своя модель, BPM-система может создавать и поддерживать на базе каждой модели любое количество бизнес-процессов одновременно. Это позволяет, к примеру, каждый принятый от клиента заказ обслуживать как отдельный бизнес-процесс, избегая любой путаницы и значительно ускоряя работу предприятия.

При этом умная система BPM знает, на какого сотрудника нужно будет переключить текущий бизнес-процесс после того, как предыдущий сотрудник закончит его обрабатывать. Система предполагает использование в своих логических схемах многочисленных «или» и «если», что позволяет сделать её работу эффективной даже при возникновении затруднений и нестандартных ситуаций.

При этом для каждого бизнес-процесса автоматически формируется список задач, после чего система самостоятельно отслеживает выполнение каждой задачи и автоматически обрабатывает те данные, для которых не требуется участие сотрудников.

Благодаря тому, что каждому работнику компании не нужно знать, куда дальше отправится результат его работы, а также тому, что он всегда видит список актуальных задач для себя и оперативно получает уведомления о новых задачах, работа существенно ускоряется.

Преимущества систем на базе платформы Comindware Business Application Platform на этом этапе:

Используя платформу от Comindware, вы сможете формировать и исполнять не только стандартные бизнес-процессы с жёсткой схемой (работа с документами), но и кейсы, необходимые для обслуживания нестандартных бизнес-процессов с высокой долей творчества и свободы.

Заказать демо

Контроль бизнес-процессов

Каждая BPMS предполагает также возможность контроля:

• На каком этапе находится конкретный бизнес-процесс в данный момент времени.
• Как он прошёл все предыдущие этапы (последовательность, затраченное время, комментарии сотрудников).
• Каков будет следующий этап.

Кроме того, каждый руководитель (в меру своих прав) видит все происходящие в компании бизнес-процессы, может просмотреть полный список текущих и завершённых процессов, своевременно получать уведомления о тех, которые вышли за рамки отведённого срока их обработки.

Наконец, с появлением каждого нового процесса на него заводится карточка, включающая в себя все его этапы, схему движения, временные затраты, конкретных сотрудников, их комментарии. Даже когда процесс завершён, он хранится в архиве, чтобы в любой момент можно было посмотреть все данные, если в этом будет необходимость.

Преимущества систем на базе платформы Comindware Business Application Platform на этом этапе:

Решения на базе платформы от Comindware позволяют собирать обширную статистику, а это помогает выявить более и менее эффективных сотрудников, сравнить их реальную нагрузку, грамотно распределить задачи.

Заказать демо

Оптимизация бизнес-процессов

Каждая BPM-система обязана быть гибкой, в противном случае она окажется неэффективной почти сразу после начала её работы.

Под гибкостью понимается:

• Простое редактирование схем бизнес-процессов и соответствующих им веб-форм.
• Возможность делать это «на ходу», не останавливая работу системы и даже отдельного бизнес-процесса.

Оптимизация необходима, если требуется поменять логику бизнес-процесса: например, добавить или исключить этапы. Также она понадобится, когда поменялся исполнитель: например, раньше был штатный бухгалтер, теперь главный бухгалтер.

Качественным может быть признано только то решение BPM, для которого предусмотрено корректирование схем «на ходу».

Преимущества систем на базе платформы Comindware Business Application Platform на этом этапе:

Применяя решения, разработанные на базе платформы от Comindware, вы сможете вносить изменения в бизнес-процессы и формы силами бизнес-аналитиков, а не программистов. Предусмотрено внесение изменений из браузера.

Кроме того, схема исполняемой архитектуры предприятия наглядно отображает логическую группировку бизнес-процессов и связи между процессами по ресурсам, что существенно упрощает поиск путей оптимизации.

Более того, благодаря простой интеграции решений на базе платформы с другими приложениями, значительно упрощается обмен данными – а значит, и возрастает скорость работы.

В заключение

В целом, применяя решения, разработанные на базе low-code платформы Comindware Business Application Platform, вы сможете значительно упростить как текущую работу компании, так и внесение изменений в бизнес-процессы. Приобретая данную платформу, вы не попадаете в зависимость от разработчиков, потому что можете легко менять всё, что вам требуется, силами продвинутых пользователей без навыков программирования.

Решения на базе платформы Comindware Business Application Platform также обеспечивают возможность постепенной реализации всего набора заложенных функций, чтобы их развитие происходило одновременно с развитием процесснного управления на предприятии.

Вы можете оценить преимущества таких решений, заказав у нас демо.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.