Автоматизируем закупки и сокращаем расходы

Автоматизация закупок — одна из наиболее распространенных задач цифровой трансформации. Предмет такой автоматизации — отдельные этапы и элементы бизнес-процессов, которые протекают в цифровой среде, созданной информационными системами.

Конечная цель внедрения таких систем лежит в экономической плоскости и заключается в сокращении расходов за счет оптимизации бюджета. Однако помимо экономического эффекта можно получить и другие преимущества:

• исключить риски, связанные с нецелевыми тратами;
• минимизировать простои из-за отсутствия необходимых товаров, сырья, комплектующих;
• регулярно получать выгодные предложения за счет продуманного взаимодействия с поставщиками;
• снизить административные расходы и издержки;
• избежать штрафов за нарушение положений ФЗ № 44-ФЗ и ФЗ № 223-ФЗ.

Сложности и проблемы

Закупки — кросс-функциональный процесс, который проходит через несколько этапов и подразделений компании. Чем крупнее предприятие, тем сложнее цепочки поставок и структура расходов. Также компании вынуждены непрерывно взаимодействовать с внешними и независимыми участниками процесса — поставщиками и контролирующими организациями. Все это ведет к бюрократизации процедур и росту административных издержек.

Поэтому компании стараются упростить процедуры и одновременно усилить контроль за их выполнением. Добиться этого помогает процессный подход к управлению и информационные системы, которые воспроизводят регламенты в цифровом виде. (Узнать больше о методологии BPM)

Примеры типовых задач в закупках

Эффективная система закупок зависит от слаженного взаимодействия всех участников процесса, а также должна быть прозрачной и контролируемой на всех этапах.

Вокруг этих этапов компании выстраивают регламенты, по которым взаимодействуют подразделения. Однако если компания попадает под действие ФЗ № 44-ФЗ и ФЗ № 223-ФЗ, она также обязана выполнить ряд дополнительных требований:

• дать разъяснения участникам закупок;
• объявить об отмене закупки в ЕИС (должно быть сделано в определенные сроки);
• создать комиссию для рассмотрения заявок и проведения торгов,
• разработать и разместить в ЕИС документацию;
• составить протокол о проведении конкурса и протокол по итогам его завершения;
• заключить договор в течение 10 дней с момента окончания конкурса;
• внести информацию в реестр договоров.

Приоритеты компаний при внедрении систем управления закупками сильно различаются и зависят от отрасли, но существуют и общие точки интересов:

1. Работа с поставщиками — ведение реестров и рейтингов, сбор предложений, проведение электронных торгов, оповещение контрагентов.
2. Планирование — налаживание поставок сырья и комплектующих для поддержания непрерывного производственного цикла, разработка закупочных планов с учетом темпов производства, приобретение товаров для розничной торговли в зависимости от потребительского спроса и т.д.
3. Работа с заявка сотрудников — заказ офисного оборудования, комплектующих и инструментов.
4. Мониторинг расходов — ведение отчетности, корректировка бюджета, построение диаграмм, контроль финансов.

Список не полный, однако показывает, какие типовые задачи решают такие системы, в том числе созданные на платформе Comindware. Они также помогают справиться с задачами по мониторингу расходов или по отправке документов в контролирующие организации — все зависит от деталей самих бизнес-процессов и административных регламентов.

Возможности и преимущества BPMS

Иногда организации хотят с помощью ИТ-систем целиком выстроить цепочку закупок — от выявления потребностей до оплаты договора. Добиться этого можно в рамках специализированных корпоративных решений:

• ERP (Enterprise Resource Planning) — для крупных компаний;
• коробочные SRM (Supplier Relationship Management) — для малого и среднего бизнеса.

Однако ERP прежде всего обрабатывают и хранят данные, поэтому в плане процессного взаимодействия требуют доработок или отдельных SRM-модулей , а это дорого. Коробочные решения выглядят недорогими в сравнении с корпоративными SRM-модулями, но накладывают свои ограничения на процессную логику и все равно требуют поддержки программистов.

BPMS (Business Process Management System) на базе low-code платформы помогают найти баланс между ценой и эффективностью ИТ-решения для автоматизации закупок. У этих систем несколько преимуществ:

• заточены под работу с бизнес-процессами;
• воспроизводят бизнес-логику компании;
• принцип работы понятен человеку без технического образования;
• легко интегрируются в информационную среду;
• масштабируются в зависимости от конкретных задач,
• снижают роль программистов при внедрении, сопровождении и развитии.

В основе работы BPMS лежит диаграмма бизнес-процесса, которая визуализирует последовательность действий, необходимых для достижения результата. Диаграмма показывает, как реально работают люди в организации, и помогает владельцу системы понять,, какие рутинные операции он может автоматизировать.

Примеры автоматизации рутинных операций в рамках сквозного бизнес-процесса средствами low-code BPMS-платформы:

• Оповещение поставщиков о начале закупок;
• Интеграция с реестрами для проверки заявок от поставщиков — ЕГРЮЛ, ЕГРИП, Реестром субъектов малого и среднего предпринимательства; Реестром недобросовестных поставщиков, Единым реестром членов СРО;
• Запросы в другие информационные системы — ФНС России, ФМС России;
• Автозаполнение и наследование данных при составлении договоров и отчетов;
• Регистрация поставщиков и сбор прайс-листов;
• Сопоставление предложений и поиск оптимальной цены на товары.

Компания сама определяет масштабы внедрения таких систем и решает, какой элемент или этап закупочных операций она хочет автоматизировать. Так, на базе BPMS-платформы может быть разработан сервис для приема заявок от поставщиков, который выступает лишь одним из компонентов системы сопровождения закупок.

Однако контекст применения BPMS гораздо шире. С их помощью можно решить не только локальные задачи, но и управлять всем бизнесом. Сегодня такие системы становятся ключевым звеном цифровой трансформации, поскольку объединяют в единое целое работу CRM-, ERP-, СЭД и других корпоративных решений. Практика интеграции превратила современные low-code BPMS-платформы, такие как Comindware Business Application Platform, в полноценный инструмент для разработки всего спектра программных продуктов для управления организацией.

Comindware Управление закупками

На базе low-code платформы от Comindware создано готовое ИТ-решение для автоматизации закупок. Решение учитывает условия работы отделов снабжения в крупных компаниях, которые привыкли жестко контролировать расходы во время закупочной деятельности на уровне бизнес-процессов. Все процессы спроектированы с учетом типовых операций и задач, стоящих перед участниками закупок от менеджеров до поставщиков.

Решение настраивается с помощью low-code инструментов. Модель предложенных бизнес-процессов легко скорректировать с учетом особенностей предприятия.

Преимущества системы от Comindware:

• интерфейс программы доступен в окне браузера и на мобильных устройствах;
• настройка бизнес-процессов и форм клавиатурой и мышью;
• готовые сущности и шаблоны бизнес-процессов — заявки, реестры поставщиков, договоры, статьи бюджета;
• минимальное участие программистов при внедрении системы;
• понятный принцип работы для бизнес-аналитиков и далеких от ИТ-людей;
• удобные инструменты для управления бизнес-процессами;
• порталы поставщиков для регистрации контрагентов и проведения торгов;
• поддержка и развитие силами бизнес-пользователей.

На базе самой Comindware Business Application Platform можно также создать полноценные СЭД, ERP-, CRM- и BPMS-системы для цифровой трансформации предприятия.

Похожие записи:

Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» Система для проведения опросов от Comindware Почему данные – это НЕ новая нефть: пик экономики, основанной на применении искусственного интеллекта