Только точное управление совместными действиями сотрудников позволяет максимально полно достичь поставленных перед вами целей: выход на новый рынок сбыта, повышение узнаваемости вашего бренда или укрепление репутации вашей компании у партнеров.
С началом 21 века привлекательный дизайн продукции, упаковки и отлаженное взаимодействие являются, пожалуй, наиболее важными показателями успеха бизнеса. Поэтому, помимо дизайна ваших продуктов, также следует подумать о том, как оптимизировать совместную работу, тщательно разработав схему внутреннего взаимодействия и совместной работы сотрудников.
Все участники процесса заинтересованы в простой и очевидной схеме взаимодействия. При этом, важно учесть, что по-настоящему эффективное взаимодействие требует постоянных организационных усилий, ежедневной работы по согласованию действий всех участников процесса и по контролю их исполнения.
“…автоматизация процессов задумана не для того, чтобы заменить сотрудников, а чтобы позволить им больше сфокусироваться на их собственной работе, и дать представление о процессе в целом…”
Хорошая новость заключается в том, что как только вы начнете планировать и продумывать свои действия рационально, вы сможете с легкостью создавать автоматизированные рабочие процессы, координирующие действие всего коллектива. Таким образом, нужные вам события будут происходить в нужное вам время.
При планировании работы группы вы наверняка столкнетесь с тем, что один проект похож на другой, и внутри они состоят из небольших и повторяющихся процессов: некоторой последовательности связанных друг с другом в определенном порядке задач. Таким образом, автоматизация таких элементарных рабочих процессов, отражающих именно вашу схему работы, позволит вам сэкономить большое количество внутренних ресурсов компании и, тем самым, предотвратить возможные недоразумения и избавиться от срывов ваших планов:
- Невыполнение целевых показателей по срокам и бюджетам.
- Неверная расстановка приоритетов в работе сотрудниками.
- Невозможность выполнения неожиданно возникающих неформальных проектов.
- Недостаточный уровень интеграции между задачами и общими целями.
- И, возможно, самое худшее: отсутствие информации о деятельности команды.
Автоматизация рабочих процессов помогает руководителям и менеджерам проектов фокусировать работу сотрудников, автоматизируя назначение задач, отслеживать их выполнение, распределять их по приоритету и своевременно обновлять возникающие изменения в задачах. Вы можете автоматизировать рабочие процессы для таких проектов как:
- Проведение и отслеживание эффективности маркетинговых кампаний.
- Разработка и тестирование программного обеспечения.
- Поиск, подбор и найм персонала с последующим его введением в должность.
- Управление бюджетированием.
- Ведение делопроизводства и документооборота в компании.
- Обработка запросов и тикетов в службу технической поддержки.
Выбор правильного решения
Таким образом, программное обеспечение, подходящее под такой широкий спектр задач по автоматизации рабочих и бизнес процесов, должно обладать следующими характеристиками:
- Использование знакомого для пользователей интерфейса.
- Объединение практически любой последовательности задач в единый процесс.
- Использование удобного визуального редактора рабочих процессов.
- Встроенное управление версионностью ваших видео- и аудио- файлов, изображений, всевозможных документов и электронных таблиц.
- Возможность доступа в систему с помощью веб-браузера и поддержка мобильных устройств.
- Отправка задач (а не просто уведомлений) по электронной почте.
- Возможность оперативно вносить изменения в схему рабочих процессов без дополнительного программирования.
- Наличие уже подготовленных шаблонов для вашей сферы и возможность их изменения, чтобы они удовлетворяли именно вашим потребностям и схеме работы.
- Возможность интеграции практически с любой другой информационной системой с помощью мощного API.
Успех одной группы
“…если бы нам пришлось отказаться от автоматизации наших процессов и начать управлять нашими проектами посредством электронной почты, то мы бы потеряли контроль над происходящим через уже через пару дней…”
Ниже представлен пример рабочего процесса для отдела маркетинга в международной компании. Команда, использующая данный процесс, работает в России, в Германии и в США; сотрудники находятся в разных часовых поясах, разговаривают на нескольких языках. Внедрив автоматизацию рабочих процессов, сотрудники компании стали значительно эффективнее коммуницировать, а компания стала значительно эффективнее работать!
Такой подход к работе стал неотъемлемой частью их основной цели: «Если бы нам пришлось отказаться от автоматизации рабочих процессов и начать управлять нашими проектами посредством электронной почты, то мы бы потеряли контроль над происходящим через пару дней. Мы ведем множество проектов, проводим множество кампаний, решаем большое количество групповых задач, в которых учавствуют сотрудники разных уровней от стажера до генерального директора.»
Планирование работы группы с использованием автоматизации процессов внутри команды или компании ведет к снижению временных и денежных затрат (часто от 30% до 50%), а также к более впечатляющим результатам. Если вы готовы попробовать отличное средство для автоматизации рабочих процессов, попробуйте Comindware Tracker и увидите какие возможности Вам представятся.
[ad#sales-info]
