Фокусируйте ваши усилия c помощью автоматизации рабочих процессов

Только точное управление совместными действиями сотрудников позволяет максимально полно достичь поставленных перед вами целей: выход на новый рынок сбыта, повышение узнаваемости вашего бренда или укрепление репутации вашей компании у партнеров.

С началом 21 века привлекательный дизайн продукции, упаковки и отлаженное взаимодействие являются, пожалуй, наиболее важными показателями успеха бизнеса. Поэтому, помимо дизайна ваших продуктов, также следует подумать о том, как оптимизировать совместную работу, тщательно разработав схему внутреннего взаимодействия и совместной работы сотрудников.

Все участники процесса заинтересованы в простой и очевидной схеме взаимодействия. При этом, важно учесть, что по-настоящему эффективное взаимодействие требует постоянных организационных усилий, ежедневной работы по согласованию действий всех участников процесса и по контролю их исполнения.

“…автоматизация процессов задумана не для того, чтобы заменить сотрудников, а чтобы позволить им больше сфокусироваться на их собственной работе, и дать представление о процессе в целом…”

Хорошая новость заключается в том, что как только вы начнете планировать и продумывать свои действия рационально, вы сможете с легкостью создавать автоматизированные рабочие процессы, координирующие действие всего коллектива. Таким образом, нужные вам события будут происходить в нужное вам время.

При планировании работы группы вы наверняка столкнетесь с тем, что один проект похож на другой, и внутри они состоят из небольших и повторяющихся процессов: некоторой последовательности связанных друг с другом в определенном порядке задач. Таким образом, автоматизация таких элементарных рабочих процессов, отражающих именно вашу схему работы, позволит вам сэкономить большое количество внутренних ресурсов компании и, тем самым, предотвратить возможные недоразумения и избавиться от срывов ваших планов:

1. Невыполнение целевых показателей по срокам и бюджетам.
2. Неверная расстановка приоритетов в работе сотрудниками.
3. Невозможность выполнения неожиданно возникающих неформальных проектов.
4. Недостаточный уровень интеграции между задачами и общими целями.
5. И, возможно, самое худшее: отсутствие информации о деятельности команды.

Автоматизация рабочих процессов помогает руководителям и менеджерам проектов фокусировать работу сотрудников, автоматизируя назначение задач, отслеживать их выполнение, распределять их по приоритету и своевременно обновлять возникающие изменения в задачах. Вы можете автоматизировать рабочие процессы для таких проектов как:

• Проведение и отслеживание эффективности маркетинговых кампаний.
• Разработка и тестирование программного обеспечения.
• Поиск, подбор и найм персонала с последующим его введением в должность.
• Управление бюджетированием.
• Ведение делопроизводства и документооборота в компании.
• Обработка запросов и тикетов в службу технической поддержки.

Выбор правильного решения

Таким образом, программное обеспечение, подходящее под такой широкий спектр задач по автоматизации рабочих и бизнес процесов, должно обладать следующими характеристиками:

1. Использование знакомого для пользователей интерфейса.
2. Объединение практически любой последовательности задач в единый процесс.
3. Использование удобного визуального редактора рабочих процессов.
4. Встроенное управление версионностью ваших видео- и аудио- файлов, изображений, всевозможных документов и электронных таблиц.
5. Возможность доступа в систему с помощью веб-браузера и поддержка мобильных устройств.
6. Отправка задач (а не просто уведомлений) по электронной почте.
7. Возможность оперативно вносить изменения в схему рабочих процессов без дополнительного программирования.
8. Наличие уже подготовленных шаблонов для вашей сферы и возможность их изменения, чтобы они удовлетворяли именно вашим потребностям и схеме работы.
9. Возможность интеграции практически с любой другой информационной системой с помощью мощного API.

Успех одной группы

“…если бы нам пришлось отказаться от автоматизации наших процессов и начать управлять нашими проектами посредством электронной почты, то мы бы потеряли контроль над происходящим через уже через пару дней…”

Ниже представлен пример рабочего процесса для отдела маркетинга в международной компании. Команда, использующая данный процесс, работает в России, в Германии и в США; сотрудники находятся в разных часовых поясах, разговаривают на нескольких языках. Внедрив автоматизацию рабочих процессов, сотрудники компании стали значительно эффективнее коммуницировать, а компания стала значительно эффективнее работать!

Такой подход к работе стал неотъемлемой частью их основной цели: «Если бы нам пришлось отказаться от автоматизации рабочих процессов и начать управлять нашими проектами посредством электронной почты, то мы бы потеряли контроль над происходящим через пару дней. Мы ведем множество проектов, проводим множество кампаний, решаем большое количество групповых задач, в которых учавствуют сотрудники разных уровней от стажера до генерального директора.»

Планирование работы группы с использованием автоматизации процессов внутри команды или компании ведет к снижению временных и денежных затрат (часто от 30% до 50%), а также к более впечатляющим результатам. Если вы готовы попробовать отличное средство для автоматизации рабочих процессов, попробуйте Comindware Tracker и увидите какие возможности Вам представятся.

Похожие записи:

ECM vs BPM – что выбрать для управления бизнес-процессами? Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» “ЭнергоСтройХолдинг” повышает прозрачность работы финансового отдела с помощью Comindware Tracker