Но если в ваши обязанности входит управление несколькими проектами, то сложность увеличивается экспоненциально. Но хорошая новость в том, что сложно не значит невозможно. Ниже приведены пять советов, которые вероятно помогут сделать управление несколькими проектами более эффективным.
Взаимодействие должно быть эффективным в каждом проекте
Помните, что формальное назначение исполнителей на задачи зачастую приводит к снижению личной заинтересованности конкретного члена команды. Чтобы поднять уровень мотивации и повысить эффективность руководства, специалисты советуют вовлекать всю команду следующим образом:
- Представьте свое видение тех шагов, которые необходимо предпринять для успешной реализации проекта;
- Позвольте каждому высказаться, обосновать свое экспертное мнение, например, отдельно взгляд со стороны дизайнера или разработчика программного обеспечения.
Но очевидно, что взаимодействие не завершается на стадии планирования и назначения задач. Очень успешной практикой является организация регулярных встреч с каждой командой на протяжении всего проекта. Это помогает каждому увидеть, как его или ее вклад повлиял на общую картину проекта, а также на задачи и результаты других членов команды. Одновременно такие регулярные встречи создают отличную площадку для обсуждения и выработки более эффективных совместных решений. Например, если дизайнеры находятся в постоянном контакте с заказчиком проекта, то их общение с разработчиками поможет последним лучше понять цели конечного пользователя. В свою очередь, это существенно уменьшает недопонимание и неоднозначное толкование требований.
А для вас, как человека ответственного за управление несколькими проектами, построение с самого старта проекта правильной и эффективной системы взаимодействия внутри команды позволяет не только лучше контролировать ход реализации, но и получить помощь со стороны команды. Как результат — меньше усилий на мотивацию, риск-менеджмент и выше эффективность работы команды.
Управление несколькими проектами повышает требования к качеству плана для каждого из них
«Если вы не планируете, вы планируете провал» — одно из самых известных высказываний о планировании. Логично, что с первого совещания в момент инициации проекта имеет смысл приступить к составлению плана проекта как для команды в целом, так и для каждого ее члена. Но другое высказывание утверждает, что «дьявол кроется в мелочах». Поэтому уточнение плана должно стать чуть ли не ежедневной рутиной не только для проджект-менеджера, но и для исполнителей, которые должны провести детальный анализ каждой задачи. Важно, чтобы этот анализ включал деление задач на подзадачи, установку приоритетов и определение взаимозависимостей с точки зрения конечной цели проекта.Затем назначьте тим-лидеров и предоставьте им возможность принимать решения в рамках своей компетенции, чтобы они могли помогать вам руководить проектом.
После того как вы сформировали и согласовали с заинтересованными лицами план проекта, команда приступает к его выполнению. Следующие пункты имеют жизненно важное значение для эффективного выполнения ваших планов:
Отвечая за управление несколькими проектами, вы должны обязательно иметь четкий и актуальный план по каждому из них. В противном случае вы рискуете смешать проекты в один, а в результате столкнуться с огромной неструктурированной кучей из несвязанных задач, сроков и вопросов от заказчиков, с одной стороны, и членов разных команд, с другой, — вопросы, на которые вы не имеете представления, где искать ответы.
Обдумано распоряжайтесь ресурсами
В любом деле, а в проджект-менеджменте в особенности, важно отделить «надо» от «хотелось бы» или «хорошо было бы иметь». Планирование использования ресурсов не менее важно, чем само использование. Ваши ресурсы — это люди, инструменты и оборудование, которые они используют для выполнения своих функций, доступный бюджет, а также время, которое выделено для достижения целей проекта (но это уже следующий пункт нашего списка).Строго придерживайтесь сроков
Сроки зачастую вызывают страх и другие негативные эмоции. В английском языке само это слово «срок» или «дедлайн» (от англ. deadline) даже состоит из двух частей — «смерть» и «черта», что вряд ли придает ему радостную окраску. Но установка сроков и их соблюдение является неотъемлемой составляющей успешного управления проектом. В рамках каждого из проектов должна быть отдельная система управления задачами — вручную или автоматически, чтобы каждый член команды знал срок выполнения каждой задачи и мог информировать команду и менеджера о том, выполняется ли она по плану, есть ли задержка или задача уже выполнена.Похожие записи:
