5 ключевых трендов в управлении закупками 2023

Международные санкции вынудили российские компании пересматривать подходы к закупками на стратегическом и операционном уровне. Ключевыми факторами, которые определяют вектор трансформации закупочной функции, стали сокращение базы поставщиков, усложнение логистических цепочек, качественное изменение спроса, а также уход иностранных ИТ-поставщиков.

Приводим в статье основные изменения, которые произойдут с закупками в 2023 году, а также помогаем освоить новые методы работы в условиях нестабильности и ограниченности ресурсов.

Перезагрузка отношений с поставщиками

Вызовы: сокращение предложения, рост рисков нарушения условий договоров, необходимость пересматривать методы отбора поставщиков.

С российского рынка ушли в том числе те компании, которые опасались вторичных санкций, что существенно снизило предложение, а также вынудило срочно пересматривать базу поставщиков и корректировать технологические цепочки, иногда даже в ущерб качеству продукции.

Ключевые изменения работы с поставщиками в 2023 году

• В 2023 году компаниям предстоит заново диверсифицировать поставщиков, для чего придется оптимизировать процессы предварительной квалификации и аудита.
• В то же время сокращение предложения неизбежно подтолкнет компании к тому, чтобы выстраивать более тесные, партнерские отношения с теми организациями, которые остались на внутреннем рынке.
• В новых условиях ценность стратегического сотрудничества возрастет, а следовательно появится повышенный интерес к программ по интеграции цепочек поставок, развития поставщиков и другим похожим инициативам.

Отдельно стоит сказать об электронных торговых площадках. С одной стороны, ЭТП помогают легко найти новых поставщиков. С другой стороны, возросшие риски и сложность самих процедур конкурентного отбора, не позволяют слепо доверять данному инструменты закупок.

В любом случае в 2023 году поставщиком придется дополнительно проверять, более взвешенно подходить к оценке рисков, что неизбежно приведет к пересмотру модели бизнес-процессов в закупках.

Категорийное управление — сложно, но эффективно

Вызовы: недостаточно высокий уровень автоматизации и интеграции систем, недостаток управленческого опыта, непрозрачные бизнес-процессы.

Категорийное управление закупками позволяет точечно оптимизировать издержки за счет более качественного планирования, оперативного управления и контроля.

Однако недостаточно выделить в списке товарной номенклатуры отдельную категорию продукции и назначить категорийного менеджера, поскольку под каждую категорию нужно внедрять отдельную стратегию закупок. Например, для малых закупок нецелесообразно поддерживать развернутый бизнес-процесс с большим количеством участников и согласований — достаточно упрощенных процедур с минимальным контролем со стороны руководителей.

Для внедрения эффективной системы категорийного управления нужно оперативно получать информацию о складских остатках и изменении цен, строго администрировать договоры, внедрять программы развития поставщиков. Все это требует интеграции баз данных и информационных систем. Привычная работа с таблицами в Excel, скорее всего, не принесет ожидаемого результата от реализации категорийной стратегии.

Ключевые изменения в категорийных стратегиях в 2023 году

• упрощение процедур, связанных с проведением малых закупок;
• оптимизация закупок производственных материалов на товарных биржах;
• участие категорийных менеджеров в адаптации ресурсной базы под новые производственные задачи — поиск альтернативных материалов, технологий, услуг;
• сокращение складских остатков за счет более широкого применения методов поставок Just-In-Time (Точно в срок).

Управление цепочками поставок в режиме проектной деятельности

Вызовы: освоение новых рынков, проведение закупок в режиме проектной деятельности, непредсказуемые риски.

Если быть реалистами, то придется признать, что многие российские компании, как минимум, захотят обойти санкции за счет реэкспорта с внешних рынков. Безусловно, реэкспорт увеличивает стоимость продукции для потребителя, создает дополнительные риски, но в некоторых случаях это единственный способ поддерживать производство, особенно в наукоемких отраслях.

Даже если не касаться темы обхода санкций, то в любом случае российские компании будут искать новых поставщиков на рынках, которые до этого не рассматривались в качестве основных из-за высоких логистических издержек и слабых деловых контактов. Новых поставщиков можно найти, например, на рынках Южной Америки, Тихоокеанского региона, Передней и Центральной Азии, Африки, но доставка продукции из этих регионов, за вычетом стран ЕАЭС, создаст немало сложностей.

На какое-то время закупками на внешних рынках придется управлять в режиме проектной деятельности, что требует централизации управления логистической функцией хотя бы на уровне отделов по внешним связям. Фактически, это режим ручного управления, когда многое зависит от профессиональных качеств исполнителей.

С другой стороны, проектные команды все еще встроены в привычные бизнес-процессы бэк-офиса. Качество данной группы процессов косвенное влияет на эффективность логистики, а значит самое время заняться их оптимизацией.

Постоянная оптимизация бизнес-процессов

Вызовы: лоскутная автоматизация, отсутствие продуманных регламентов, недостаточная гибкость бизнес-процессов.

В кризисных ситуациях время становится самым дорогостоящим ресурсом. Запас времени определяет степень маневренности бизнеса — качество, которое помогает быстро принимать решения в случае неудач.

Не секрет, что проведение закупок можно ускорить на 30% просто за счет оптимизации операционного управления: документооборота, координации сотрудников, информирования, обучения, контроля и мониторинга. То есть задач, которые в конечном счете и определяют качество бизнес-процессов компании.

Даже те российские компании, которые разработали продуманные регламенты для проведения закупок, не смогли их полностью автоматизировать, а ведь автоматизация — самый простой способ выиграть время.

Тренды в операционном управлении закупками в 2023 году

• отказ от «лоскутной автоматизации» в пользу интегрированных решений;
• нормализация контроля за соблюдением регламентных сроков;
• более пристальное внимание к администрированию договоров;
• автоматизация процесса планирования и бюджетирования;
• внедрение в бизнес-процессы элементов комплаенс-контроля (на случай мобилизационных мероприятий в экономике).

Такая оптимизация потребует дополнительных расходов на модернизацию информационной архитектуры предприятия. На российском рынке есть немало систем, которые позволяют быстро проектировать автоматизированные модели бизнес-процесса закупок. Например, Comindware Управление закупками — система выпущенная на российский рынок в качестве альтернативы западному ПО..

Импортозамещение информационных систем

Вызовы: проблемы с поиском альтернатив западному ПО, долгий этап внедрения, необходимость заново обучать пользователей работе в системе

Тренд уже многие годы сохраняет свою актуальность, и 2023 год не станет исключением. В любом случае компаниям придется переносить всю свою ИТ-архитектуру на полностью отечественные продукты.

В 2023 году это сделать намного проще, чем в 2022, поскольку многие отечественные вендоры смогли получить новый существенный опыт в импортозамещении. За минувший год на российском рынке стало гораздо больше качественных ИТ-продуктов для бизнеса.

Тренды цифровизации закупок в 2023 году

• Дальнейший отказ от западных ИТ-продуктов в пользу более защищенных и недорогих отечественных решений.
• Ставка на low-code BPMS платформы, как на средство быстрой автоматизации бизнес-процессов, которые должны сохранять гибкость в период турбулентности.
• Создание полностью цифровых моделей сквозного бизнес-процесса закупок «от выявления потребностей до контроля поставок».
• Решение задач по интеграции баз данных и информационных систем для повышения точности планирования закупок.

Заключение

2023 год принесет немало новых изменений в управление закупками. Большая часть из них будет вызвана необходимостью адаптироваться к новым условиям и распутывать клубок проблем, которые незаметно копились годами. Те компании, которые смогу сделать это быстро и эффективно, наверняка окажутся в лидерах, когда ситуация начнет стабилизироваться и определятся новые понятные правила игры.

Надеемся, наш материал поможет подготовиться к изменениям на рынке и верно расставить приоритеты для оптимизации своей закупочной деятельности.

Похожие записи:

Comindware провел вебинар по процессном подходу к автоматизации ЭДО Comindware на XVI Property & Facility Management Congress Почему данные – это НЕ новая нефть: пик экономики, основанной на применении искусственного интеллекта Вебинар об интеграции СФЕРЫ Курьер в бизнес-процессы компании