Автоматизация процессов в закупочной логистике

Конечная стоимость закупки складываться из затрат на приобретение, перевозку и хранение продукции. Основная задача закупочной логистики — приобретать предметы снабжения, стараясь свести к минимуму логистические издержки.

Оптимизировать закупочную логистику можно за счет качественного планирования, правильного выбора стратегии и оптимизации бизнес-процессов. Рассказываем, как улучшить свои цепочки поставок.

Закупочная логистика как процесс

Закупочная логистика — обеспечение непрерывного поступления материалов, товаров и ресурсов, необходимых для основной деятельности организации. Логистика распределения (сбыта) и логистика закупок — это по сути одна функция в цепочке поставок. На одном ее конце находится производитель, на другой — потребитель. Отсюда преимущества интеграции поставщиков, ведь цепочка поставок по сути общая, ее выгодно оптимизировать всем участникам.

Приведем основной список целей и задач закупочной логистики.

Цели закупочной логистики

• удовлетворение потребностей предприятий в товарах, услугах и материалах;
• поддержка непрерывной операционной деятельности предприятия;
• сокращение себестоимости продукции за счет уменьшение общих логистических расходов;
• соблюдение требований к качеству производственных материалов;
• управление поставщиками.

Задачи закупочной логистики

Основная идея логистики в том, чтобы эффективно согласовать все действия участников логистических цепочек. Отталкиваясь от данной идеи, закупочную логистику можно представить в виде сквозного бизнес-процесса, который начинается с этапа выявления потребности и заканчивается отгрузкой продукции заказчику. Модель бизнес-процесса будет зависеть от стратегии закупок, которая часто является составным элементом корпоративной стратегии.

Содержание самого бизнес-процесса будет зависеть от многих факторов:

• организационной структуры,
• выбранной стратегии закупок,
• способов проведения закупки,
• отношений с поставщиками,
• информационных систем,
• логистический сети и т.д.

Все эти особенности нужно учесть на этапе проектирования бизнес-процесса, чтобы распределить задачи между участниками, выбрать подходящие инструменты и определить критерии эффективности.

Моделирование бизнес-процесса с учетом организационной структуры

Цель проектирования — получить хотя бы одно из конкурентных преимуществ:

• качественней, чем у конкурентов,
• быстрее, чем у конкурентов,
• дешевле, чем у конкурентов,
• условия оплаты лучше, чем у конкурентов,
• надежней, чем у конкурентов,
• оперативней, чем у конкурентов.

Любая компания хочет получить от своих бизнес-процессов максимум выгоды. Закупочная логистика должна быть в идеале недорогой, надежной, но при этом гибкой.

Основные этапы закупочной логистики

На самом деле этапов проведения закупок не так уж много, если их разделить по функциональным областям:

• Определение потребностей — выявление тех материалов, товаров и услуг, которые необходимы компании для получения прибыли в сложившихся на рынке условиях.
• Определение поставщика — выбор поставщика, который максимально полно соответствует заявленным критериям.
• Размещение заказа — выбор метода приобретения товаров у поставщика с учетом всех логистических издержек.
• Контроль поставки — действия, которые необходимы для того, чтобы заказы регулярно приходили в нужное место, в нужном количестве, в нужном качестве, в нужное время.
• Составление отчетности — составление финансовой и управленческой отчетности, ведение взаиморасчетов и документооборота с поставщиками, посредниками и другим участниками цепи поставок.

Приведенные этапы — результат довольно условного разделения. Например, в Comindware Управление закупками процесс состоит из 7 этапов. Это было сделано для компаний, которые заключают контракты с поставщиками по результатам тендера. Естественно, у других компаний процесс может быть проще или сложнее.

• Что если компания выбирает поставщика с учетом текущего спроса на продукцию, сезонных скидок, времени поставки и стоимости хранения?
• Что если компания внедрила отдельные регламенты для оптовых закупок, закупок мелкими партиями и закупок по необходимости?
• Что если компании приходится администрировать разные типы договоров и дополнительных соглашений?
• Что если в компании есть отдел операционного контроля, которые занимается учетом товародвижения?

Особенности закупочной логистики

Модели бизнес-процессов подразумевают сложные ветвления на каждом из этапов движения материального потока. В Comindware Управление закупками мы автоматизировали все этапы работы с поставщиками, как это сделано в классических SRM, но это не единственная группа процессов, которые можно автоматизировать в нашей системе.

Например, в ней можно автоматизировать возврат некачественного товара:

1. Работник склада нашел нарушение в правилах упаковки продукции.
2. Акт о нарушении был передан менеджеру по логистике.
3. Тот попросил финансовый отдел заблокировать оплату до получения разъяснений от поставщика и т.д.

Могут быть и другие процессы. Например, те же торговые сети часто используют отдельные процедуры для согласования цен с поставщиками, чтобы на несколько месяцев вперед планировать логистические операции.

Такие небольшие процессы довольно важны, однако не каждая компания спешит взять их под полный контроль. Обычно в рамках этих процессов участники взаимодействуют друг с другом в мессенджерах и электронной почте, а учет рабочих задач ведут в Excel. При этом сопутствующие информационные потоки могут быть достаточно емкими — содержать большое количество процессных данных и документов.

Способы оптимизации закупочной логистики в Comindware Управление закупками

Основной способ оптимизации закупочной деятельности — это оптимизации времени отдельных операций и процесса в целом. Сокращая время, которое проходит от отправки заказа до получения товара поставщику, компания получает дополнительный запас маневренности, который можно во что-то инвестировать. Допустим, снизить количество страховых запасов на складе или повысить общую обращаемость закупленных товаров.

В среднем внедрение Comindware Управление закупками, позволяет сэкономить порядка 30% времени от начала до завершения бизнес-процесса. Это порядка 2 дней для типового цикла закупок, что достаточно много. Это время можно потратить на обучение персонала, на более тщательное планирование и контроль текущих операций.

Похожие записи:

Как использовать 7 принципов управления качеством по стандарту ISO 9000 и ISO 9001? Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» Цифровая трансформация в менеджменте качества