Мы расскажем, без каких функциональных элементов немыслима ни одна система электронного документооборота. Сразу забегая вперед скажем, что речь пойдет не только о маршрутах согласования, хотя это очень важный компонент СЭД.
Важность перечисленных в статье функциональных возможностей определяется тем, что именно с ними пользователи взаимодействуют в работе чаще всего. Здесь хорошо привести аналогию с продукцией Apple — она хороша именно тем, что в ней продуманы самые элементарные вещи, например, расположение кнопок меню.
Надеемся, наша статья поможет выбрать систему для автоматизации ЭДО.
Маршруты согласования — функция номер 1 в ЭДО
Давайте начнем с самого известного элемента системы электронного документооборота — маршрута согласования документа. Что это вообще такое?
Маршрут согласования — это путь, который проходит документ, как правило договор, от одного участника согласования к другому до момента подписания. Такие маршруты могут напоминать запутанные лабиринты с десятками развилок и параллельных путей. От того, как система умеет выстраивать эти маршруты и проводить по ним документы, часто зависит львиная стоимость проекта внедрения. Для этого есть несколько причин:
- В одной системе может быть порядка 115 уникальных маршрутов согласований для договоров, допсоглашений, технических заданий и других документов.
Внешний документооборот создает дополнительные трудности при внедрении СЭД, так как подписание договоров с контрагентами проходит чаще всего во внешних системах, куда вначале нужно передать проект договора, а затем забрать подписанный документ обратно.
Интеграция с внешними системами, равно как и разработка новых сценариев обработки документов — это типовые задачи, но при этом и одни из самых ресурсоёмких. Именно поэтому разработчики включают в стандартный пакет поставки СЭД визуальные конструкторы маршрутов согласования и коннекторы к наиболее популярным провайдерам ЭДО.
Статусы документов
Это еще один ключевой элемент СЭД. В конечном счете, любому руководителю для того, чтобы быть эффективным, важно понимать, на каком этапе находится работа с документами. Если руководитель этого не видит, то он не контролирует ситуацию, а следовательно не может на нее повлиять.
Выводить данные из процесса в так называемый лист согласований — не самая простая задача, особенно если компания планирует периодически менять маршруты движения документов. Для этого нужно автоматически присваивать документу статус в зависимости от действий участников процесса или этапа согласования.
Еще сложнее контролировать выполнение поручений. По каждому приказу, служебной записке и входящему запросу возникает серия связанных поручений, которые вместе образуют древовидную структуру. Руководителю важно быстро понять, по какому поводу были отданы те или иные распоряжения, а также что уже было выполнено и каков результат.
Разработка дерева поручений может стоит очень дорого, но эта функция нужна прежде всего государственным организациям, где вся работа построена на приказах и поручениях, поэтому руководителю важно навести мышкой на документ и увидеть всю исполнительскую структуру, почти как в проекте.
Контроль сроков
Если СЭД не умеет автоматически контролировать сроки — это не СЭД. Автоматизированный контроль сроков — это то, чем электронный документооборот намного лучше бумажного. Благодаря контролю за движением документа во всей организации возрастает исполнительская дисциплина и скорость работы.
Инструментов для контроля сроков должно быть много, они должны быть удобными в настройке и использовании. Один из наиболее простых вариантов — это те же самые листы согласований: руководитель может посмотреть на лист согласований и понять, что работа идет не по графику. Более сложные способы контроля включают таймеры, напоминания, уведомления на почту и т.д. Главное, чтобы все это можно было быстро настроить с привязкой к отдельным документам или типам документов.
Цифровая модель ОШС
Крайне полезная функция. Часто физически невозможно запомнить, кто в организации занимает определенную должность. Поэтому логично отправить поручение и записку, просто указав должность главного бухгалтера или казначея без упоминания имени.
Хорошая СЭД это учитывает и позволяет использовать цифровую модель ОШС для отправки поручений. Руководитель просто выбирает из списка подразделение и должность, а система уже сама направляет документ нужному сотруднику.
Интеграция с электронной почтой
Очень важная функция, но при этом не самая очевидная. Казалось бы, какая разница, куда будут приходить уведомления — на почту или в личный кабинет сотруднику? Однако нужно учесть один тонкий момент — это стоимость лицензий. Большинство СЭД распространяются по лицензионной модели, то есть компания платит за каждого отдельного пользователя в системе. Если в организации 10 000 человек, нужно ли покупать 10 000 лицензий при том, что большинству сотрудников достаточно всего лишь ознакомиться с приказом или служебной запиской. Можно, конечно, выпускать отдельные лицензий для такой группы пользователей, но гораздо удобней сделать интеграцию с электронной почтой. В итоге из 10 000 лицензий достаточно будет купить только 100.
Присваивание номенклатурных номеров
Для любого делопроизводителя сразу важно понять, как СЭД работает с номенклатурой дел.
Номенклатура дел — это документ, определяющий правило нумерации документов в организации. По номеру документа всегда можно понять, его важность, к какому подразделению он приписан, сроки его хранения и т.д. Номенклатура дел — важнейший элемент делопроизводства, на нем основана вся система хранения документов. Более того, организация обязана вести номенклатуру дел.
Автоматизировать присвоение регистрационных номеров документу — несложная задача, но сделать этот процесс быстрым, простым, а главное понятным самому делопроизводителю — уже не так просто.
Рабочие столы
Это стандартный элемент юзабилити во современных интерфейсах. Он просто должен быть в системе, так сотрудник, например, сможет быстро просмотреть список задач на день. Да и в систему с красиво оформленным рабочим столом приятно заходить каждый день.
Заключение
Мы рассказали обо всех обязательных функциональных возможностях современных СЭД, без которых уже невозможно представить системы данного класса. От реализации перечисленных в статье функциональных возможностей практически всегда зависит цена внедрения системы, а также удобство для пользователей и показатели эффективности документооборота в организации. Comindware ЭДО была разработана как раз с учетом того, что указанные в статье функции СЭД наиболее востребованы сегодняшними организациями. Вы можете самостоятельно посмотреть, как эти функции были реализованы в систем глазами нашего бизнес-аналитика, который специально заострил на них внимание во время вебинара.
