Как облегчить жизнь проджект-менеджера и повысить ее результативность с помощью автоматизации

Проджект-менеджмент — это постоянное балансирование между сроками, расходами и качеством. И не удивительно, что менеджеры изо всех сил стараются повысить эффективность каждого процесса до максимума.

Некоторые могут подумать, что составить проектный план вручную это проще простого — достаточно взять правильный шаблон. Но, если спросить у проджект-менеджера с опытом, то вы узнаете, что дело далеко не всегда в этом. Планирование включает большое количество однотипных действий, многие из которых даже не требуют умственных усилий. И именно в этом кроется серьезная возможность для повышения эффективности работы проджект-менеджера — в том, что многие задачи и активности являются однотипными по своей природе.

Управление проектами и автоматизация

Идея автоматизации уже давно не является инновацией. Организации, большие и маленькие, используют различные программные решения, чтобы упростить планирование, и чтобы контролировать исполнение этого плана.

Профессиональный опытный проджект-менеджер — это человек, благодаря которому вероятность успеха проекта увеличивается на порядок. Так, Интернет издание Automation World процитировало John Berra, бывшего руководителя Emerson Process Management, который заметил, что хорошего менеджера очень трудно найти, а, найдя, его важно сохранить. А так как им приходится выполнять самые разные функции — от творческих до рутинных, лучше упростить им работу, автоматизировав все, что может быть автоматизировано без потерь качества. При такой организации работы профессионал сможет уделить максимальный объем рабочего времени, знаний и талантов на эффективные умственные задачи.

Что можно автоматизировать?

Ниже перечислены некоторые повседневные задачи, которые до сих пор выполняются многими менеджерами вручную и которые легко могут быть автоматизированы:

• Внесение изменений в проектный план и соответственный пересчет сроков завершения
• Расстановка приоритетов задач в соответствии с общими целями проекта
• Оповещение членов команды о новых задачах
• Составление графиков работы и расписаний, чтобы избежать простоев и переработок, и чтобы не было противоречий между индивидуальными, командными и общими планами проекта
• Оповещение всех заинтересованных о приближающихся сроках
• Оповещение о завершенных задачах, в том числе с целью перераспределения высвободившихся ресурсов
• Переназначение / перераспределение задач и сроков в соответствии с изменениями, произошедшими в процессе реализации проекта
• Создание отчетов
• Отправка регулярных (в том числе ежедневных) отчетов о статусе проекта заинтересованным лицам

Благодаря технологическим разработкам, включая расширение возможностей и доступности веб-серверов и мощностей различного рода сетей, существенно увеличилось количество и функциональность программных инструментов для управления проектами, которые позволяют автоматизировать большинство функций в таких сферах как:

• Проектное планирование
• Распределение ресурсов и составление графика работ
• Отслеживание использования ресурсов
• Аккумулирование информации по затратам времени
• Взаимодействие внутри команды и совместная работа
• Управление документооборотом
• Управление запросами и отслеживание выполнения
• Сбор информации о сбоях, дефектах и управление ими
• Контроль качества
• Управление границами проекта
• Управление процессами

В чем польза Comindware Project

Comindware Project — это среда для автоматизации повторяющихся однотипных задач в рамках управления проектами, которая существенно облегчает работу проджект-менеджера. Возможность планирования на основе приоритетов является важным достоинством этого программного решения, так как позволяет легко создавать планы, строить графики и распределять задачи при помощи визуального интерфейса простым перетаскиванием объектов мышью.

Как только определены задачи и приоритеты, Comindware Project автоматически рассчитывает все параметры проектного плана — последовательность и зависимость выполнения задач, выравнивание ресурсов, автоматическое оповещение, сроки и т.д. Любое внесенное изменение по мере выполнения проекта приводит к актуализации плана и всех его параметров соответственно.

А благодаря тому, что продукт использует платформу командного взаимодействия — Comindware Team Network, вовлеченность и соответственно результативность совместной работы увеличивается, так как рабочие вопросы обсуждаются там же, где выполняется проект. Неструктурированные электронные сообщения, которые захламляют почту, и несохраненные обсуждения в чате, которые невозможно найти, когда они больше всего нужны, уходят в прошлое, благодаря тому, что вся внутренняя коммуникация структурируется в соответствии со структурой проекта, его планом и постепенно формирующимися результатами.

Вместо вывода:

По мнению James Pennypacker, директора PM Solutions’ Center for Business Practices, жизненный цикл проекта (время от старта до завершения проекта) является одним из десяти эталонных показателей в управлении проектами. Другими словами, соблюдение сроков является основой успешного проджект-менеджмента. И если работа менеджера будет лучше организована благодаря автоматизации, высвободившееся время позволит ему сконцентрировать усилия на творческих и сложных аспектах проекта, что в свою очередь непременно приведет к снижению затрат и повышению качества.