Информационные технологии можно представить как совокупность материальных и нематериальных элементов, которые компания приобретает и использует в качестве средства производства. Чтобы управлять этими активами как имущественной единицей, ее нужно купить, поставить на учет, передать в пользование или аренду, а в конце срока службы списать. Для этого выработаны особые подходы, методы, технологии и стандарты, объеденные аббревиатурой ITAM.
IT Asset Management — это область знания по управлению информационными технологиями как имуществом предприятия.
Когда руководителю ИТ-отдела пора принимать ITAM?
Внедрение ITAM — это верхнеуровневая инициатива, за ней обычно стоят интересы руководителя ИТ-департамента, финансового директора, генерального директора или совета директоров.
Например, начальник ИТ-департамента обычно задумывается об ITAM-программе, когда сталкивается со следующими проблемами:
Мы не знаем, какие программные и аппаратные ресурсы у нас есть.
Еще больше нас интересует, что мы должны покупать?
Мы не знаем, кто пользуется нашим оборудованием и где оно сейчас находится?
Мы не понимаем, почему нас скопилось такое количество оборудования и ПО.
Мы не доверяем нашим учетным данным и инструментам их обработки.
Мы не можем нормально взаимодействовать с другими отделами компании.
Указанные проблемы характерны для компаний с низким уровнем процессной зрелости, когда нет даже первичного учета ИТ-активов или количество этих активов не позволяет управлять ими с помощью таблиц в Excel.
руководитель ИТ-департамента не может вспомнить, кому он последний раз отдавал ноутбук,
невозможно быстро понять, зачем нужно покупать дополнительное оборудование,
нет ответственных за учет движения оборудования,
продление лицензий происходит спустя несколько недель после их окончания.
IT Asset Management помогает упорядочить хаос в управлении, но есть нюанс. ITAM действительно помогает выйти на высокий уровень процессной зрелости, но только в каком-то одном аспекте управления ИТ-активом, а этих аспектов довольно много.
Не спешите внедрять ITAM, пока не определитесь с целями
Внедрить ITAM в практику управления компании можно только в рамках целевой программы. Это очень важно понимать, потому что от целей программы будет зависеть и стек технологий, и модель данных, и процессная модель, и изменения на уровне организационной структуры.
У специалистов существует два взгляда на ITAM:
с точки зрения ежедневной эксплуатации ИТ;
с точки зрения общей бизнес-стратегии предприятия.
О чем речь? В первом случае речь идет о том, чтобы повысить общую доступность информационных технологий внутри компании. Например, начальник ИТ-департамента хочет понять, что нужно докупить из оборудования, чтобы люди могли нормально работать в компании.
Во втором случае речь идет уже идет о достижении более глобальных целей на уровне руководства компанией. Например, финансовый директор хочет посчитать затраты на ИТ и понять, как эти затраты отражаются на прибыли компании.
| Ключевые цели ITAM | |
|---|---|
Уровень эксплуатации |
Уровень стратегии |
|
|
Главное в ITAM — учет ИТ-активов
Каков бы ни была цель инициативы, во всех случаях речь в первую очередь будет идти об организации учета оборудования и программных средств.
Учет ИТ-актива покоится на 4 китах:
Закупка.
Идентификация.
Управление жизненным циклом.
Обнаружение.
То есть для ИТ-активов должна быть выработана отдельная процедура закупки, поскольку уже на этапе приобретения компания собирает часть данных, которые затем можно использовать при внедрении ITAM. К таким данным обычно относят:
Финансовые данные: цена покупки, информация о поставщике, стоимость обслуживания.
Данные по контрактам: условия и положения, гарантийные обязательства, положение об аренде, соглашение о поддержке.
Инвентаризационные данные: местоположение, владелец, состояние актива.
Когда актив был куплен, его нужно идентифицировать по определенным признакам в качестве именно ИТ-актива и поставить на учет. Для этого существуют отдельные процедуры уже в рамках ITAM-программы.
После постановки на учет, начинается жизненный цикл ИТ-актива. Он проходит регулярную инвентаризацию, его передают в пользование, перемещают с места на место, модифицируют и в конечном счете списывают. Все ключевые этапы жизненного цикла нужно фиксировать, чтобы просто понимать, в каком состоянии находится актив.
Наконец, состояние и точное местоположение ИТ-актива можно отслеживать с помощью средств обнаружения программ и устройств (Discovery Tools). Их подбирают под конкретные задачи с учетом модели данных и ключевых бизнес-процессов.
Все 4 этапа выступают основой основ, так как помогают накопить данные, критически важны для полномасштабного развертывания ITAM-программы. Стоит учесть, что методы отбора, группировки и управления данными будут зависеть только от целей самих ITAM-программ.
Успех ITAM-инициатив на 100% зависит от модели данных и на 100% от модели процессов
Реализация ITAM всегда предполагает создание модели данных и внедрение процессов. Успех инициативы зависит от системы первичного учета оборудования и программных продуктов, а также правил взаимодействие между подразделениями. Если один из этих элементов оставить за скобками, инициатива либо провалится полностью, либо не принесет экономической пользы.
Например, типовая задача. Начальник ИТ-департамента хочет наладить систему учета ноутбуков, чтобы все ноутбуки возвращались на склад после увольнения сотрудника. Под этот процесс не нужно создавать сложную модель данных.
| Что нужно для выдачи ноутбука сотруднику? | |
| Нужно | Не нужно |
|
|
Если пытаться упаковать в модель ITAM все данные, которые есть у компании, то не получится выстроить эффективную систему управления активом. Использовать нужно только те данные, которые
описывают актив в качестве имущественной единицы,
помогают достичь поставленных целей.
Всегда полезно задать несколько вопросов на этапе обсуждения ITAM-программы:
С какой целью мы планируем собирать данные?
Кто, как и в каком виде будет использовать собранные данные?
Каким образом мы планируем собирать и актуализировать данные?
Что мы должны получить на выходе из процесса обработки данных?
Если в процессе нужно учитывать класс защищенности ноутбуку или софта — указываем в модели данных, не нужно — не указываем. Если можем эффективно организовать учет единицы актива — организуем, не можем — группируем по количеству. Например, учет кабелей, мышек, клавиатур, наушников, микрофонов — нерационально тратить силы на описание каждого из этих объектов, достаточно просто объединить их в группы.
Решения для реализации ITAM-инициатив
ITAM целиком построен на процессах. По мнению аналитиков Gartner от софта зависит только 20% успеха, оставшиеся 80% — только от качества бизнес-процессов внутри компании.
Четко выстроенные процессы, которые структурированы, обязательны к исполнению и поддерживаются средствами автоматизации — это основа успеха в управлении ИТ-активами
цитата аналитика Provance, партнера компании Microsoft по управлению ИТ-активами, см. IT Asset Management: It’s All About Process
Невозможно внедрить ITAM-решение, не использую средства для проектирования, автоматизации и контроля бизнес-процессов. Поскольку цели ITAM-программ разные, то и стек технологий, а также модели процессов будут отличаться от компании к компании.
Мы в Comindware это отлично понимаем, поэтому можем предложить для клиентов надежный инструмент для автоматизации бизнес-процессов — Comindware Business Application Platform. С ее помощью можно быстро, не использую программирования, построить модель данных, модель процессов, интегрировать с другими инструментами автоматизации и получить готовое к внедрению ITAM-решение.
Более того, мы можем предложить методологию по внедрению ITAM, так как у нас есть партнеры, которые занимаются автоматизацией управления ИТ-активами и проектами по ITSM.
