Как найти свое решение для управления ИТ-активами (ITAM)

Информационные технологии можно представить как совокупность материальных и нематериальных элементов, которые компания приобретает и использует в качестве средства производства. Чтобы управлять этими активами как имущественной единицей, ее нужно купить, поставить на учет, передать в пользование или аренду, а в конце срока службы списать. Для этого выработаны особые подходы, методы, технологии и стандарты, объеденные аббревиатурой ITAM.

IT Asset Management — это область знания по управлению информационными технологиями как имуществом предприятия.

Когда руководителю ИТ-отдела пора принимать ITAM?

Внедрение ITAM — это верхнеуровневая инициатива, за ней обычно стоят интересы руководителя ИТ-департамента, финансового директора, генерального директора или совета директоров.

Например, начальник ИТ-департамента обычно задумывается об ITAM-программе, когда сталкивается со следующими проблемами:

• Мы не знаем, какие программные и аппаратные ресурсы у нас есть.

• Еще больше нас интересует, что мы должны покупать?

• Мы не знаем, кто пользуется нашим оборудованием и где оно сейчас находится?

• Мы не понимаем, почему нас скопилось такое количество оборудования и ПО.

• Мы не доверяем нашим учетным данным и инструментам их обработки.

• Мы не можем нормально взаимодействовать с другими отделами компании.

Указанные проблемы характерны для компаний с низким уровнем процессной зрелости, когда нет даже первичного учета ИТ-активов или количество этих активов не позволяет управлять ими с помощью таблиц в Excel.

• руководитель ИТ-департамента не может вспомнить, кому он последний раз отдавал ноутбук,

• невозможно быстро понять, зачем нужно покупать дополнительное оборудование,

• нет ответственных за учет движения оборудования,

• продление лицензий происходит спустя несколько недель после их окончания. 

IT Asset Management помогает упорядочить хаос в управлении, но есть нюанс. ITAM действительно помогает выйти на высокий уровень процессной зрелости, но только в каком-то одном аспекте управления ИТ-активом, а этих аспектов довольно много.

Не спешите внедрять ITAM, пока не определитесь с целями

Внедрить ITAM в практику управления компании можно только в рамках целевой программы. Это очень важно понимать, потому что от целей программы будет зависеть и стек технологий, и модель данных, и процессная модель, и изменения на уровне организационной структуры.

У специалистов существует два взгляда на ITAM:

• с точки зрения ежедневной эксплуатации ИТ;

• с точки зрения общей бизнес-стратегии предприятия.

О чем речь? В первом случае речь идет о том, чтобы повысить общую доступность информационных технологий внутри компании. Например, начальник ИТ-департамента хочет понять, что нужно докупить из оборудования, чтобы люди могли нормально работать в компании.

Во втором случае речь идет уже идет о достижении более глобальных целей на уровне руководства компанией. Например, финансовый директор хочет посчитать затраты на ИТ и понять, как эти затраты отражаются на прибыли компании.

Главное в ITAM — учет ИТ-активов 

Каков бы ни была цель инициативы, во всех случаях речь в первую очередь будет идти об организации учета оборудования и программных средств.

Учет ИТ-актива покоится на 4 китах:

1. Закупка.

2. Идентификация.

3. Управление жизненным циклом.

4. Обнаружение.

То есть для ИТ-активов должна быть выработана отдельная процедура закупки, поскольку уже на этапе приобретения компания собирает часть данных, которые затем можно использовать при внедрении ITAM. К таким данным обычно относят:

• Финансовые данные: цена покупки, информация о поставщике, стоимость обслуживания.

• Данные по контрактам: условия и положения, гарантийные обязательства, положение об аренде, соглашение о поддержке.

• Инвентаризационные данные: местоположение, владелец, состояние актива.

Когда актив был куплен, его нужно идентифицировать по определенным признакам в качестве именно ИТ-актива и поставить на учет. Для этого существуют отдельные процедуры уже в рамках ITAM-программы.

После постановки на учет, начинается жизненный цикл ИТ-актива. Он проходит регулярную инвентаризацию, его передают в пользование, перемещают с места на место, модифицируют и в конечном счете списывают. Все ключевые этапы жизненного цикла нужно фиксировать, чтобы просто понимать, в каком состоянии находится актив.

Наконец, состояние и точное местоположение ИТ-актива можно отслеживать с помощью средств обнаружения программ и устройств (Discovery Tools). Их подбирают под конкретные задачи с учетом модели данных и ключевых бизнес-процессов.

Все 4 этапа выступают основой основ, так как помогают накопить  данные, критически важны для полномасштабного  развертывания ITAM-программы. Стоит учесть, что методы отбора, группировки и управления данными будут зависеть только от целей самих ITAM-программ.

Успех ITAM-инициатив на 100% зависит от модели данных и на 100% от модели процессов

Реализация ITAM всегда предполагает создание модели данных и внедрение процессов. Успех инициативы зависит от системы первичного учета оборудования и программных продуктов, а также правил взаимодействие между подразделениями. Если один из этих элементов оставить за скобками, инициатива либо провалится полностью, либо не принесет экономической пользы.

Например, типовая задача. Начальник ИТ-департамента хочет наладить систему учета ноутбуков, чтобы все ноутбуки возвращались на склад после увольнения сотрудника. Под этот процесс не нужно создавать сложную модель данных.

Если пытаться упаковать в модель ITAM все данные, которые есть у компании, то не получится выстроить эффективную систему управления активом. Использовать нужно только те данные, которые

• описывают актив в качестве имущественной единицы,

• помогают достичь поставленных целей.

Всегда полезно задать несколько вопросов на этапе обсуждения ITAM-программы:

1. С какой целью мы планируем собирать данные?

2. Кто, как и в каком виде будет использовать собранные данные?

3. Каким образом мы планируем собирать и актуализировать данные?

4. Что мы должны получить на выходе из процесса обработки данных? 

Если в процессе нужно учитывать класс защищенности ноутбуку или софта — указываем в модели данных, не нужно — не указываем. Если можем эффективно организовать учет единицы актива — организуем, не можем — группируем по количеству. Например, учет кабелей, мышек, клавиатур, наушников, микрофонов — нерационально тратить силы на описание каждого из этих объектов, достаточно просто объединить их в группы.

Решения для реализации ITAM-инициатив

ITAM целиком построен на процессах. По мнению аналитиков Gartner от софта зависит только 20% успеха, оставшиеся 80% — только от качества бизнес-процессов внутри компании.

Четко выстроенные процессы, которые структурированы, обязательны к исполнению и поддерживаются средствами автоматизации — это основа успеха в управлении ИТ-активами

цитата аналитика Provance,  партнера компании Microsoft по управлению ИТ-активами, см. IT Asset Management: It’s All About Process

Невозможно внедрить ITAM-решение, не использую средства для проектирования, автоматизации и контроля бизнес-процессов. Поскольку цели ITAM-программ разные, то и стек технологий, а также модели процессов будут отличаться от компании к компании.

Мы в Comindware это отлично понимаем, поэтому можем предложить для клиентов надежный инструмент для автоматизации бизнес-процессов — Comindware Business Application Platform. С ее помощью можно быстро, не использую программирования, построить модель данных, модель процессов, интегрировать с другими инструментами автоматизации и получить готовое к внедрению ITAM-решение.

Более того, мы можем предложить методологию по внедрению ITAM, так как у нас есть партнеры, которые занимаются автоматизацией управления ИТ-активами и проектами по ITSM.

Похожие записи:

Comindware с антикризисным решением на Commercial Real Estate Итоги года 2022 Снять розовые очки, чтобы раскрыть потенциал Low-code разработки. Comindware на Low-code 2022 Переход на кадровый ЭДО без сложностей Интеллектуальная автоматизация: за чем следить?