Принятие изменений обычно требует усилий, особенно если говорить об изменении привычек и окружающей обстановки других людей. Переход вашей команды к работе в централизованной среде управления задачами или изменение используемой платформы под эти цели может обернуться серьезными культурными и организационными трудностями. В данной статье описаны наилучшие решения для ускорения такого изменения и помощи в переходе вашей команды к Comindware для управления задачами.
Понимание поставленных задач и целей
Важно понимать, с какой целью вы переходите к использованию такого продукта, как Comindware BPM. Если вы читаете данную статью, то, скорее всего, у вас есть представление о тех проблемах, которые нужно решить. Среди самых очевидных можно выделить следующие:
- неэффективность имеющегося подхода к управлению задачами или используемой платформы,
- наличие нескольких не связанных друг с другом разнородных специализированных инструментов в разных отделах вашей компании,
- недостаточная прозрачность и контроль над имеющимися задачами и тому подобное.
Часто эти проблемы являются до боли знакомыми, однако можно быть уверенным, что сотрудники вашей компании назовут еще множество недостатков. Поэтому обязательно соберите команду сотрудников (или руководителей) и проведите мозговой штурм для выявления целей. Это даст более обширное понимание требований, а также позволит коллегам почувствовать свою вовлеченность в процесс. Если вы не уверены в том, как решения Comindware могут помочь в достижении ваших целей, обязательно обратитесь с запросом на консультацию специалистом.
Вовлечение команды в процесс выбора решения
Вам следует попробовать все продукты Comindware, выделенные в процессе выбора, чтобы понять, какой из них наиболее полно соответствует вашим требованиям. Убедитесь, что в пробном использовании участвуют ключевые сотрудники вашей команды. Comindware предоставляет полнофункциональный 30-дневный пробный период, в течение которого участники команды могут понять, каким образом Comindware BPM позволит более эффективно достигать своих целей.
Выделение необходимого времени на настройку
Приложение Comindware является очень простым для настройки, однако в случае проектирования неудачного процесса или повторения схемы существующего неэффективного рабочего процесса, существует вероятность возникновения старых проблем. Подумайте, для чего вы прибегли к изменениям, и постарайтесь устранить узкие места и ошибки в прошлых процессах. Даже самый скромный план имеет большое значение, поэтому просто соберите команду ваших сотрудников, составьте черновой вариант идеальной схемы рабочего процесса на бумаге, а затем перенесите её в продукт. Перед внедрением новой схемы проведите несколько тестовых запусков и убедитесь, что система проста в использовании, а вы в достаточной степени обладаете визуальным контролем над процессами и отслеживаемыми в них объектами – заявками, документами, задачами, проектами и т.д.
Подготовка команды
Вы должны подготовить ваших сотрудников к использованию нового рабочего инструмента. Возможно, данное утверждение звучит тривиально, однако часто данный аспект остается без внимания. Продемонстрируйте интерфейс продукта своей команде, кратко опишите настроенные процессы и уделите особое внимание тому, каким образом продукт позволит облегчить жизнь всем сотрудникам. Внимательно выслушайте отзывы. Возможно, потребуется провести пару циклов тонкой настройки и дополнительно отладить процессы, чтобы ваша команда полностью прониклась достоинствами блестящей новой платформы для автоматизации рабочих процессов и управления задачами.
Создайте атмосферу важности
Если вы проявили должное усердие, правильно настроили рабочие процессы, обучили сотрудников работе с продуктом и обеспечили понимание преимуществ использования новой среды, вы на полпути к успеху. Теперь нужно убедиться, что использование ее войдет в привычку у каждого, и здесь вам пригодится все ваше упорство.
Люди неспособны менять привычки мгновенно, поэтому вашим сотрудникам потребуется некоторое время, чтобы освоиться в новой среде. Если вы хотите, чтобы ваша команда управляла задачами с помощью продукта Comindware, говорите об этом — подходите к сотрудникам и периодически просите их поделиться деталями работы над задачами в среде Comindware. Заставьте себя и ваших менеджеров управлять работой отделов только с помощью Comindware.
- Если Вы внедрили систему технической поддержки в Comindware, не рассматривайте запросы, пока они не будут переданы через систему.
- Если начали использовать решение для управления ремонтами оборудования и его обслуживанием, убедитесь, что вся необходимая информация по запросам на ремонт и оборудованию вносится вовремя и в полном объеме.
- Если ваша компания разрабатывает программное обеспечение и вам необходимо программное обеспечение по эффективному отслеживанию ошибок, внедрите его с помощью продукта Comindware и убедитесь, что все без исключения отчеты по ошибкам в продукте обрабатываются в нем.
- Если вы внедрили систему управления персоналом, убедитесь, что предоставляемые вам данные и отчеты от менеджеров по управлению персоналом создаются с помощью средств создания отчетов, имеющихся в продукте Comindware.
Кроме того, убедитесь, что ключевые сотрудники команды и менеджеры вовлечены в процесс внедрения решения, поскольку вы выбрали его для облегчения жизни вашей команде. Спустя некоторое время ваши коллеги не смогут и вообразить своей работы без удобства и эффективности, которые даёт Comindware.
Если вы не уверены в том, как использовать решение Comindware в соответствии с вашими задачами и целями, которых вы хотите достигнуть с помощью управления рабочими процессами, не стесняйтесь обращаться за консультацией и поддержкой. Скорее всего, мы знаем, как оптимизировать вашу совместную работу с помощью продуктов Comindware.
