Управление АХО

Административно-хозяйственные отделы (АХО) существуют относительно изолировано от основной деятельности компании и зачастую представляют организацию в организации, со своими отдельными полномочиями и задачами. Регламенты помогают направить работу подразделения в нужное русло, но кто и как должен контролировать их выполнение?

В статье приведены основные направления и способы автоматизации АХО с целью сделать работу отдела более прозрачной, простой и управляемой, а ее результаты более измеримыми в плане количества и качества.

Что такое АХО?

Административно-хозяйственный отдел (АХО) имеется в большинстве компаний, где работают более 100 человек. У такого отдела несколько задач:

• выдача сотрудникам всего, что им необходимо для работы (инструменты, оборудование, канцтовары);
• обеспечение здания компании коммунальными услугами, противопожарной безопасностью, охраной, связью;
• текущий ремонт всех помещений и оборудования;
• обеспечение комфортных рабочих мест и комнат для отдыха.

Если компания крупная, то административно-хозяйственный отдел дополнительно делится на несколько подотделов: планово-расчётный, подотдел материальных ресурсов, бытовой.

Контроль за финансовыми и административными процессами в режиме реального времени

Автоматизация ежедневных задач и операций административно-хозяйственного отдела — один из важнейших шагов в жизни любой компании. Для его реализации требуется программное обеспечение с мощной функциональностью. Решение должно обеспечивать не только автоматизацию бизнес-процессов, включая планирование бюджета и согласование контрактов, но и предоставлять инструменты для гибкой настройки с возможностью вносить изменения на лету.

Пример интерфейса решения для проведения медицинских осмотров

Решение для управления задачами АХО должно автоматизировать:

• управление активами и заявками;
• планирование и согласование бюджета;
• cогласование расходов на капитальные вложения;
• управление хозяйственными операциями АХО;
• техническое обслуживание зданий, помещений и оборудования (ТОиР).

Бизнес-проблемы

• нечеткое распределение задач;
• отсутствие междепартаментного взаимодействия;
• непрозрачность бизнес-процессов;
• неструктурированные данные и документы.

Основная проблема — ведение многочисленной внутренней документации, с помощью которой компания пытается упорядочить работу отдела. Однако делопроизводство отнимает много времени и не гарантирует результат. Деятельность АХО рациональней выстроить по принципу «запрос-ответ», когда взаимодействие с подразделением происходит через подачу и рассмотрение электронных заявок.

Пример электронной заявки, созданной в Comindware Business Application Platform

Ваши преимущества

• оптимизация процессов согласования и распределения задач;
• прозрачность статусов исполнения;
• централизованное управление ресурсами, данными и процессами;
• налаженное командное взаимодействие.

Система управления активами АХО

На Comindware Business Application Platform можно создать решение для управления АХО, чтобы автоматизировать административные и финансовые бизнес-процессы, включая управление любыми типами согласований, хозяйственными операциями, оборотными активами предприятия, производственными и ИТ-активами предприятия.

• конструктор веб-форм для создания заявок и сбора данных;
• полностью настраиваемые бизнес-процессы (можно привести в полное соответствие с письменными регламентами);
• функциональные возможности для управление поручениями;
• автоматическое создание отчетов по заданным правилам;
• настройка шаблонов для создания типовых документов;
• настройка правил экспорта/импорта данных из внешних систем.

После прикладной настройки решение способно закрыть большое количество задач от планирования до ведения отчетной документации.

В основу решения лягут автоматизированные бизнес-процессы, которые отвечают особенностям предприятия. Такая система будет учитывать существующие бизнес-правила, а также изменения статуса запросов и настройки безопасности.

Пример модели для автоматизации инструктажа

На базе Comindware Business Application Platform также можно создать отдельные решения для управления отделом снабжения, управления финансовым отделом, а также управления ТОиР (техническим обслуживанием и ремонтом).

Похожие записи:

Все, что нужно знать о BPMS и цифровизации сегодня Правила эффективного контроля закупок Управление ремонтами и техническим обслуживанием оборудования (ТОиР) Автоматизация делопроизводства – СЭД или BPMS