Как эффективно управлять расходами с Facility management?

Из каких элементов складывается управление недвижимостью? Как капитальные и операционные затраты определяют стоимость обслуживания? В чем заключается вклад управляющей компании в стоимость обслуживаний зданий? Отвечаем на эти вопросы в статье о дисциплине Facility management.

Facility management (управление объектом недвижимости) — это научная дисциплина, которая занимается поиском, внедрением и реализацией наиболее рациональных методов управления объектом недвижимости. Цель дисциплины — продлить срок службы здания, сократить затраты на обслуживание, а также сделать жизнь более комфортной и безопасной для резидентов.

Область знаний в Facility Management можно разделить на 15 больших направлений:

• Устойчивое развитие
• Энергоснабжение
• Водоснабжение
• Сбор отходов
• Техническое обслуживание
• Безопасность
• Опасные грузы
• Опасные материалы
• Здоровье и комфорт
• Безопасность
• Управление чрезвычайными ситуациями
• Охрана
• Управление контрактами
• Мониторинг
• Непрерывное улучшение

В рамках каждого направления выработаны свои подходы, нормативные документы и стандарты. Однако в целом управление недвижимостью включает в себя 3 аспекта: место, процессы и люди. Для нас интересна прежде всего процессная составляющая Facility Management, но без двух других аспектов сложно понять сущность дисциплины.

Рассмотрим подробнее, что же представляет из себя объект недвижимости с точки зрения Facility Management.

Конструктивное решение vs регулярное обслуживание

В западной научной литературе под Facility management скорее понимают дисциплину, которая занимается поиском технологий для уменьшения стоимости обслуживания зданий. Такие технологии принято называть устойчивыми (sustainable technologies), так как они должны приносить пользу на всем протяжении жизненного цикла актива.

Устойчивые технологии в можно разделить на 2 группы: активный и пассивный дизайн.

• пассивный дизайн — создание конструктивных решений, которые не требуют механического оборудования для обогрева, освещения, кондиционирования воздуха и вентиляции.
• активный дизайн — использование инженерного оборудования для создания и поддержки микроклимата в помещении.

Выбор технологии продиктован экономическими соображениями. Бывают случаи, когда менять люминесцентные лампы раз в полгода гораздо дешевле, чем построить помещение с широкими оконными проемами, обращенными к солнечной стороне. То же касается толщины стен, высоты потолка, расположения вентиляционных шахт. 

Расчет экономической эффективности конструктивных решений — одна из задач FM. Однако все же пассивный дизайн предпочтительнее активного в глазах проектировщика, так как в долгосрочной перспективе стоимость обслуживания с умом спланированных сооружений всегда ниже по сравнению со зданиями, в которых много оборудования. Экономия достигается за счет энергосбережения, а также уменьшения расходов на ремонт.

Структура затрат в Facility management

На практике обе технологии равноправны и образуют как бы многослойную модель здания:

• каркас, как наиболее устойчивый элемент всей конструкции сооружения;

• механические и электротехнические устройства, отделка помещений и информационные системы;

• элементы с короткими жизненным циклом (лампочки, предохранители, реле, краны и т.д.).

Любое сооружение можно рассматривать как комплексную динамическую систему, в которой каждый элемент обладает показателем устойчивости (а также энергоэффективности).

Взятые все вместе они задают рамки устойчивости сооружения и определяют логику принятия решений при его обслуживании. Например, срок службы несущих конструкций составляет в среднем от 25 до 75 лет. Это наиболее устойчивый и дорогостоящий элемент системы, проблемы с ним проще предупредить на этапе проектирования, чем устранить по ходу эксплуатации. Чем меньше срок службы актива, тем более регулярно нужно проводить проверки, техническое обслуживание и ремонты.

Расходы на строительство vs операционные затраты

В основе управления недвижимостью лежит конфликт между капитальными и операционными затратами. На практике это значит, что управляющая компания часто имеет дело с решениями, которые были спроектированы без учета последующих операционных расходов. В результате эксплуатационные расходы оказываются очень высокими, а стоимость реконструкции — просто астрономической. В то же время застройщик не спешит использовать энергосберегающие технологии и внедрять принципы устойчивой архитектуры, так как это повышает стоимость строительства.

На западе, прежде всего в странах Евросоюза, проблему решают в рамках концепции затрат жизненного цикла, когда уже на этапе проектирования учитывают капитальные и эксплуатационные расходы (к ним относятся расходы на энергию, воду, ремонт, а также оплату налогов и страховых взносов). Наиболее совершенные методологии закладывают в жизненный цикл также мероприятия по реновации, сносу сооружений и переработке материалов.

В России сферу строительства регулируют ГОСТы и СНИПы (строительные нормы и правила). Помимо безопасности, они уделяют большое внимание энергоэффективности, что связано с необходимостью отапливать жилые помещения от 6 до 8 месяцев в году. Вообще климатические условия главным образом определяют капитальные и операционные затраты.

В первую очередь бремя операционных расходов ложится на владельцев недвижимости. Анализ условий эксплуатации зданий помогает с умом заключать сервисные контракты, сопоставляя ресурсы компании, платежеспособность клиента и стоимость обслуживания.

Структура активов в Facility Management

У каждого здания свои уникальные характеристики, которые определяют риски и возможности для владельца.

• Многоэтажные дома с рабочими и жилыми зонами.
• Складские комплексы в составе крупных логистических узлов.
• Небольшие сельские школы и студенческие общежития.

В каждом из приведенных примеров будет своя программа технического обслуживания, свои нормативные документы. Однако любая программа обслуживания строится на учете активов и взаимосвязей между ними, иначе невозможно наладить эффективную работу персонала, а также найти источник финансовых потерь.

Посмотрим на структуру актива с точки зрения специалиста по управлению объектом недвижимости. В качестве примера возьмем абстрактный офисный центр в российском городе миллионнике.

Такая структура актива помогает расставить приоритеты в рамках программы сервисного обслуживания. Например, система противопожарной безопасности. От нее зависит сохранность здания, а также репутация собственника. Экономить на противопожарной безопасности нельзя, сколько бы это ни стоило владельцу. В то же время бассейны и ландшафтные зоны привлекают богатых арендаторов, но не являются элементами критической инфраструктуры. На второстепенных активах можно экономить при падении спроса на аренду помещений.

Другим преимуществ такой структуры является ее связь с процессами эксплуатации. Клининг — это особое направление работы со своими методами и технологиями. Например, использование NFC-меток позволяет отслеживать перемещение персонала во время уборки помещений.

Для каждой категории активов существуют свои стандарты ТО, что отражается на требованиях к персоналу, экспертизе менеджеров и документации. В конечном счете четкая структура активов помогает выстроить эффективную программу эксплуатации.

Влияние программ обслуживания на амортизационные фонды

Здание — это живой организм, со временем он изнашивается. За ремонт и замену оборудования нужно платить. Чем старше здание, тем больше расходы на его обслуживание. График роста капитальных затрат изменяется по экспоненте. Уже через десять лет расходы вырастают в 5 раз.

Мы уже говорили, что большинство сооружений проектируются без учета последующих операционных расходов. Это приводит к тому, что владелец, просто не знает, как планово обслуживать здание, и ждет, когда в нем что-то сломается, чтобы потом починить. Такая стратегия существенно увеличивает риски.

Для снижения эксплуатационных рисков существуют программы планово-предупредительного ремонта, которые включают циклы ТО сроком в 1 год, 5 и 10 лет. В России горизонт планирования часто ограничен сроком в 1 год, хотя и не во всех компаниях. Однако даже такой короткий цикл планирования ТО сдерживает рост капитальных затрат.

Посмотрим еще раз на структуру расходов в рамках Facility Management. Одни активы изнашиваются быстрее других. Несущие стены простоят более 75 лет, а лампы дневного освещения придется менять каждый год. На этом и построены рациональные программы технического обслуживания в Facility Management. Для каждого актива — свои циклы ТО, свои технологические карты, на основе которых формируются развернутые графики ППР. Например, Comindware Моё здание использует для составление графиков ТО европейский стандарт GEFMA 444, адаптированный под российский рынок компанией Loy Hutz Rus.

Основной экономический эффект возникает как раз в тот момент, когда организация удерживает расходы на капитальный ремонт. Это достигается за счет контроля за выполнением плановых работ, за четкостью и ростом производительности труда.Алексей Бугаев, директор направления по автоматизации недвижимости в Comindware

Технологии для управления недвижимостью

Верхнюю границу эксплуатационных расходов и предельный срок службы определяют конструктивные особенности здания, но вот нижние границы зависят уже от качества обслуживания и ремонта.

Современные методологии управления недвижимостью основаны на информационных системах. Они повысить рентабельность зданий за счет сокращения операционных расходов и устранения части эксплуатационных рисков.

Для автоматизации управления недвижимостью можно использовать большое количество систем: BIM, BEMS, EAM, RFID, CAFM, цифровые двойники и многое других специализированных решений.

Разобраться в этом многообразии непросто, но все классы систем можно разделить на две категории:

• поддержка принятия стратегических решений (strategic decision support systems).

• автоматизация управления оборудованием внутри здания (automated real-time building management systems).

В плане Facility Management наиболее универсальными решением будет именно CAFM-система, поскольку она позволяют связать активы и бизнес-процессы, но при этом стоит не очень дорого относительно тех же цифровых двойников. Еще можно выделить EAM-системы и CMMS, но их чаще используют в промышленности, чем в недвижимости.

Современные CAFM-системы задают структуру управления активами, которая наиболее близка к Facility Management. В CAFM-системе можно разложить все данные об активах по пяти нисходящим уровням:

• недвижимость,

• здания,

• этажи,

• помещения,

• оборудование.

Такая модель помогает связать все активы организации друг с другом. Например, кондиционер находится в офисе 4 на 5 этаже главного здания в Москве по улице Садовая. Эти данные можно представлять в любом виде, но самое главное их можно эффективно использовать для организации планово-предупредительных ремонтов.

Ключевым элементом Facility management являются бизнес-процессы, которые и обеспечивают достижение экономического результата. Дело в том, что цифровая модель здания не дает сама по себе контроля над объектом недвижимости. Здание — это динамическая система, ее параметры изменяются со временем. Организация и учет работ позволяют наблюдать параметры объекта в реальном времени, вести учет изменений и принимать взвешенные решения.

В качестве одной из таких систем, где есть и процессы и модель данных, можно привести российскую CAFM-систему Comindware Моё здание. Продукт основан на европейском стандарте GEFMA 444, адаптированном под российские реалии. Система автоматизирует все организационные и координационные задачи, возникающие при обслуживании объекта недвижимости. Систему можно использовать как ключевой элемент в структуре Facility management.

Похожие записи:

Переход на кадровый ЭДО без сложностей Comindware — Один из Первых Успешных Выпускников Сколково 2021 Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» Снять розовые очки, чтобы раскрыть потенциал Low-code разработки. Comindware на Low-code 2022