Автоматизация делопроизводства – СЭД или BPMS

Когда компания вовлечена в автоматизацию и оптимизацию электронного документооборота, зачастую оказывается, что обработка документа – это только элемент бизнес-процесса компании, и для ощутимого повышения эффективности бизнеса недостаточно оптимизации этого одного элемента. Таким образом, компания встречается с проблемой выбора технологии автоматизации делопроизводства. Здесь стоит рассмотреть различие подходов внедрения СЭД и внедрения BPMS.

Разница подходов внедрения СЭД и BPMS

СЭД – это система, центром которой является сам документ, призванный фиксировать определенные факты свершения того или иного действия. Описание проблем, которые позволяет решить внедрение СЭД, будет приведено ниже.

В случае внедрения BPMS объектом автоматизации являются не документы, в отличии от СЭД, и даже не документопотоки. В качестве объекта автоматизации рассматриваются бизнес-процессы компании. В свою очередь, на определенных участках этих бизнес-процессов происходят некоторые манипуляции с нужными документами. Важно отметить, что перевести ранее автоматизированный документооборот в BPM-систему — достаточно затратный процесс.

Необходимо отметить, что как у похода СЭД, так и у подхода BPMS существуют свои преимущества и недостатки, например, на дороговизну внедрения BPMS , внедрение СЭД в классическом представлении отвечает менее гибким подходом. Поэтому для эффективной работы как в смысле отдельных бизнес-функций, так и целых процессов, бизнесу необходим гибридный продукт для автоматизации документооборота.  Чтобы избежать недостатки подходов автоматизации делопроизводства и сконцентрировать наиболее значимые для бизнеса аспекты, мы предлагаем типовое решение для автоматизации документооборота (СЭД), функциональность которого может быть расширена до комплексного BPMS решения в рамках той же платформы.

Достоинства внедрения комплексного решения

Автоматизация делопроизводства позволяет оптимизировать операции с документами на всех этапах, например, на этапе создания, изменения и архивации документов, в управлении версиями документов, в совместном пользовании документами, а также в создание отчетов и поиске по документам. Автоматизация задач делопроизводства с помощью комплексного подхода решает такие проблемы, как бумажный документооборот, недостаток централизованности в системе хранения документов, невозможность отслеживания изменений, труднодоступность документов и как следствие потеря возможности поиска документов, а также бизнес-процессы, связанные с этими процедурами. Комплексный подход должен решать ряд вышеперечисленных проблем, в том числе такими функциями, как обеспечение создания, изменения, архивации, поиска документов, управления и формирования отчетов. Для того, чтобы решить эти проблемы оптимальным образом, предлагаем рассмотреть решение для организации документооборота на базе Comindware Business Application Platform, с которым вы можете познакомиться, послав запрос на демо-версию.

Чем интересно комплексное решение на базе Comindware Business Application Platform, и какие сложности в бизнесе она помогает решить? Во-первых, данное решение позволит централизованно управлять документами. Дополнительные, но уже ставшие необходимыми для развитого бизнеса возможности решения включают такие процессы, как версионирование, ведение обсуждений в контексте документов, настройку гибких прав доступа как для партнеров, так и для клиентов. Важно, что все эти функции управляются процессным подходом, аналогичным BPMS.

Поскольку первоочередной задачей стоит сделать управление документооборотом удобным и эффективным, решение на базе Comindware Business Application Platform обеспечивает легко настраиваемые веб-формы для обработки и хранения всех типов данных, осуществление поиска и создания отчетов, а также возможность их экспорта в ПО MS Office. Таким образом, автоматизация делопроизводства на базе Comindware Business Application Platform предоставляет единую систему, позволяющую управлять документами, данными, бизнес-процессами, имеет интуитивно понятный и легко настраиваемый интерфейс, позволяет осуществлять централизованное в полной мере управление документами.

Узнайте больше о достоинствах платформы Comindware для специфики вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!

Заказать звонок

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.