Зачем нужна система управления ресурсами
Главные цели, которые преследует внедрение подобной системы, сводятся к следующему:- Оценка соответствия количества имеющихся работников и текущего спектра задач.
- Распределение задач между сотрудниками оптимальным образом, чтобы каждый занимался своим делом.
- Контроль скорости обработки конкретных задач. Самый важный параметр, потому что от него зависит деловая репутация фирмы и взаимоотношения с клиентами.
- Контроль эффективности труда каждого отдельного работника.
Как оценить эффективность системы управления ресурсами
В идеале эффект внедрения системы управления человеческими ресурсами должен сводиться к ускорению работы предприятия и увеличению прозрачности всех происходящих процессов. Если деловая репутация компании улучшилась, клиенты и партнёры стали более довольными, а руководитель получил возможность видеть полную картину без лишних усилий, то можно говорить про успешное внедрение.Но на практике руководство предприятий, использующих систему управления ресурсами, часто сталкивается со следующими проблемами:
- Оценить эффективность системы управления ресурсами «в чистом виде» сложно, потому что она неотделима от других составляющих бизнеса.
- Внедрение затягивается на длительный срок, а настройка и оптимизация такой системы – бесконечный процесс.
- Эффективность внедрения системы управления трудовымии ресурсами неотделима также от человеческого фактора: от того, насколько сотрудники предприятия заинтересованы в использовании возможностей нового программного продукта. Если внедрение системы произошло «по указке сверху», когда реальной заинтересованности в её применении у сотрудников нет, то не стоит удивляться низкой эффективности.
Внедряя нечто подобное для компании, компания часто попадает в ловушку зависимости от системы, потому что приходится набирать новый персонал с учётом его навыков для работы с этим обеспечением. Порой ситуация доходит до крайностей, когда перспективному сотруднику отказывают в приёме на работу только потому, что он привык работать с другой версией системы.
Важнейшими принципами при использовании системы для организации являются:
- Соответствие затрат результату. Внедрение дорогостоящего продукта «для галочки» – большая ошибка.
- Отведение системе должного места в структуре предприятия. Оно не должно быть ни слишком маленьким (внедрили, но не пользуемся), ни слишком большим (главный навык работника – умение пользоваться системой).
Затраты на внедрение системы управления ресурсами
Сколько стоит внедрение системы? Такой вопрос руководитель всегда задаёт разработчикам, но часто слышит в ответ совсем не ту сумму, которую придётся потратить. И дело не в том, что разработчики намеренно вводят в заблуждение, а в том, что затраты собственно на внедрение – сравнительно небольшая часть суммарных затрат, верхушка айсберга, так как ещё придётся потратиться на:- Поддержание работы системы. Часто требуется создать целый отдел предприятия, который будет заниматься только этим, а это для фирмы пожизненная ежемесячная выплата зарплаты нескольким сотрудникам.
- Обучение персонала. Также не может быть достигнуто проведением разового курса лекций. По мере изменений системы потребуется давать новую информацию всем сотрудникам, а если они меняются или перемещаются, то проводить дополнительные инструктажи.
- Оптимизацию бизнес-процессов под систему управления ресурсами. Даже если не идти фанатично по пути приведения всего в соответствие с системой, работа по новым принципам всё равно потребует пересмотреть все этапы постановки задач и их отслеживания, составления документов и их согласования. По сути, в этом изменении и состоит цель внедрения, но применение таких принципов на практике может оказаться сложным для работников предприятия.
Опыт показывает, что в большинстве случаев внедрение и настройка такой системы оказывается в итоге дороже, чем было заявлено разработчиками по причине перечисленных выше факторов. Распространена и ситуация, когда компания попадает в зависимость от разработчиков, так как:
- Только они обладают навыками для внесения изменений
- Перестать им платить нельзя, потому что иначе система не будет работать.
- Отказаться от системы тоже нельзя, ведь компания уже частично интегрировала её в свои бизнес-процессы.
Как обойти все эти сложности? Хорошим вариантом является использование системы, которая не требует дорогостоящего обслуживания, не вызывает зависимость фирмы от кого-либо, не требует перестройки всего бизнеса под неё.
Альтернатива дорогостоящим системам управления ресурсами
Решение для управления ресурсами на базе Comindware Business Application Platform – больше, чем система управления ресурсами в классическом понимании. За счёт этого оно не имеет тех недостатков, которые неотделимы от таких систем. Преимущества системы состоят в том, что:- Она помогает эффективно распределять ресурсы предприятия, создавать и отслеживать задания для сотрудников, расставлять приоритеты, не допускать конфликта ресурсов.
- Система помогает спланировать самые важные задачи и спрогнозировать трудности, которые возникнут.
- «Рабочей единицей» системы является бизнес-процесс. Она помогает контролировать его от момента создания до момента завершения, учитывая всех сотрудников и все документы, относящиеся к данному процессу.
- Интегрирована с Active Directlry.
Часто для решения комплекса задач по управлению финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами внедряется ERP-система. Такой подход распространён, но эффективность внедрения ERP сомнительна. Современный подход, предложенный Gartner, предлагает решать данные задачи при одновременном использовании:
- ERP (системы управления ресурсами)
- BPM (системы управления бизнес-процессами)
- ACM (система управления кейсами и задачами)
Comindware Business Application Platform является симбиозом всех перечисленных выше систем. Начав использовать решение для управления ресурсами на базе Comindware Business Application Platform для эффективного управления трудовыми ресурсами, впоследствии компания может использовать то же решение для управления другими типами ресурсов, а также автоматизации бизнес-процессов любого подразделения компании. Благодаря использованию единой системы для автоматизации работы всех отделов существенно сокращается бюджет на поддержку ИТ-инфраструктуры компании.
Когда проводится оценка эффективности системы управления человеческими ресурсами, за основу берётся тезис, что эффективность – это отношение достигнутого результата к понесённым затратам. При использовании Comindware Business Application Platform эффективность оказывается высокой и за счёт хорошего значения первого параметра, и в особенности благодаря низкому значению второго.
