Описание бизнес-процессов: ключевые моменты

Описание разнообразных бизнес-процессов — задача сложная и ответственная. Ее можно успешно решить, следуя главным принципам описания бизнес-процессов и используя специализированное программное обеспечение.

Под бизнес-процессами подразумевается последовательность различных взаимосвязанных друг с другом мероприятий (действий, процедур, операций), для выполнения которых необходимо задействовать различные ресурсы внешней среды. В результате для потребителя (или внешнего по отношению к организации, или внутреннего) создается некая ценность.

Проблемы описания бизнес-процессов

Описание бизнес процессов — это та задача, решение которой наиболее актуально для крупных российских компаний. Им занимаются созданные специально для этой цели подразделения, однако нередко случается так, что их работа не приносит практически никакого результата. На то есть несколько важных причин.

Одна из них состоит в том, что еще в самом начале работ не уделяется должного внимания решению некоторых важных вопросов. Это приводит к тому, что созданные модели оказываются просто бесполезными.

Нередко случается так, что в компании отсутствует единая методология, в соответствии с которой описываются бизнес-процессы. В итоге получается, что в крупной компании появляется множество моделей, которые составлены совершенно по-разному, поскольку создававшие их сотрудники пользовались различными методиками.

Еще одной распространенной проблемой является чрезмерная подробность описания бизнес-процессов. Она вредит их дальнейшей оптимизации, к тому же излишняя детализация требует больших затрат времени и труда на создание модели.

Достаточно часто недостаточно внимания уделяется связным областям. Бизнес-процессы при этом описываются людьми, которые недостаточно хорошо разбираются в документации и особенностях используемых информационных систем. Вследствие этого анализ маршрутов работ оказывается или же очень затруднен, или же вообще невозможен. Соответственно, получаются модели, польза которых весьма и весьма сомнительна.

Весьма распространенной ошибкой является также попытка создать масштабное описание бизнес-процессов без использования автоматизации ключевых процессов, их анализа и оптимизации. Это приводит к существенному увеличению срока разработки, затрат на нее, причем может оказаться, что созданная в итоге модель будет уже неактуальной.

Зачастую при описании бизнес-процессов той документации, которая будет создаваться на их основе, не уделяется должного внимания. Случается так, что изначально не определяются даже перечни итоговых документов.

Еще одна достаточно распространенная ошибка состоит в том, что описываются те бизнес-процессы, которых попросту не существует. Она особенно характерна для предприятий государственного сектора экономики и высшего уровня управления сектора коммерческого. Наиболее же эффективен процессный подход в операционном ядре компании, где и происходит большая часть реальных, а не придуманных бизнес-процессов.

Наконец, нередко бизнес-процессы описываются просто такими, какими они есть на момент их описания. При этом не определяются способы, которые следует использовать для их усовершенствования. В итоге такие описания также оказываются бесполезными с практической точки зрения.

Подходы к решению проблем описания бизнес-процессов

Для эффективного решения обозначенных выше проблем достаточно следовать главным принципам описания бизнес-процессов:.

• декомпозиция – каждый бизнес-процесс необходимо разделять на составляющие элементы
• сфокусированность – фокусируйтесь на ключевых аспектах и не теряйтесь в множестве параметров процесса
• документирование – формализуйте и фиксируйте все элементы, входящие в процесс
• непротиворечивость – все элементы, входящие в процесс, должны иметь однозначное толкование
• полнота и достаточность – прежде чем добавлять новый элемент в процесс убедитесь в том, что его включение целесообразно

Немаловажно обеспечить единые стандарты описания бизнес процессов, благодаря чему все модели составляются по одной методике. На сегодняшний день существует достаточно большое количество методов, описанных в виде типов диаграмм для описания бизнес-процессов. Описание бизнес процессов — пример той задачи, для решения которой целесообразно применение специализированного программного обеспечения. Благо большинство доступных методов уже реализваны в виде программного обеспечения для моделирования процессов, которое может существенно упростить описание бизнес-процессов.

Вслед за задачей моделирования бизнес процессов и установления четкой связи между процессами и требованиями к ним компания вы приступите к внедрению описанных бизнес-процессов в компании. На данном этапе мы предлагаем рассмотреть платформу BPM систему Comindware, которая позволяет осуществлять автоматизацию, управление и оптимизацию комплексных бизнес-процессов и оптимизировать из «на лету».

Похожие записи:

3 мифа о BPM и BPMS Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание Comindware — Один из Первых Успешных Выпускников Сколково 2021