Цифровизация закупок в российских компаниях идет не первое десятилетие. Каждый год бросает новые вызовы и возможности, а также приносит новые технологии для трансформации закупочной деятельности.
Разбираемся, какие технологии для повышения эффективности закупок сохранят актуальность в ближайшие 5 лет.
Цифровизация закупок — основы
Цифровизация закупок — это процесс внедрения информационных технологий для оптимизации закупочной деятельности. В самих закупках можно условно выделить 3 больших направления цифровизации:
- цифровизация аналитического аппарата,
- цифровизация бизнес-процессов,
- цифровизация материальных потоков.
Для каждого из этих направлений существуют свои программные продукты, технологии и подходы к внедрению.
Excel как точка входа в цифровизацию закупок
Наверное, самым универсальным и распространенным средством цифровизации закупок будет обычная таблица в Excel. Таблицы могут многое, особенно в руках профессионала:
- решить задачу «купить или произвести самому»;
- рассчитать потребность в материалах с учетом спроса на продукцию;
- вычислить оптимальную точку заказа на месяц вперед;
- хранить данные о поставщиках и их продукции;
- вести сводный бюджет при планировании закупок на будущий год;
- рассчитать оптимальную стоимость заказа с учетом логистических издержек.
Несмотря на свою универсальность, Excel становится бесполезным по мере роста компании и усложнения функции закупок. Причин здесь несколько:
- в процессе становится слишком много участников — сотрудники, поставщики, логистические компании, таможенные органы;
- быстрые решения — результат быстрого анализа, однако с ростом бизнеса данных становиться слишком много для одного Excel файла, к тому же данные еще нужно собрать, обработать и внести в таблицы;
- решение сложных задач в Excel невозможно без навыков, а ими редко обладают все сотрудники, отвечающие за результат закупок;
- увеличение объема закупок, усложнение процедур отбора поставщиков и удлинение логистических цепочек ведет к усложнению документооборота.
Excel просто не справляется с возросшим потоком информации, не позволяет стандартизировать и упростить бизнес-процессы, а также подготовить данные к автоматизации. Дело в том, что Excel не позволяет быстро извлечь данные для обработки. Например, бухгалтерии и менеджеру по закупкам нужны разные срезы учетных данных, но как их быстро извлечь из Excel файла, да еще представить в удобном виде?
От Excel к ERP — от хаоса к структурированным данным
В конечном счете, усложнение информационных, материальных и финансовых потоков ведет к неизбежной децентрализации закупочной функции, а это требует более технологичных решений.
На этом этапе компания обычно задумывается о внедрении ERP. Данный класс систем способен внести некоторый порядок в учетные данные, ускорить транзакции, удешевить документооборот и повысить эффективность комплаенса.
Действительно, внедрение учетной системы является важным этапом в цифровизации закупок, однако на практике многие проблемы остаются нерешенными.
- Внедрение ERP не делает взаимодействие между участниками закупок более простым, быстрым и прозрачным.
- Excel зачастую справляется с анализом данных лучше, чем ERP-системы, которые созданы в основном для автоматизации учета.
- Работа в ERP требует не меньших навыков, чем работа в Excel.
- За пределами ERP остается значительная часть документооборота, связанная, например, с разработкой ТЗ для поставщиков.
Часть проблем можно решить за счет приобретения специализированного софта. Например, компания может внедрить BI-систему, чтобы упросить работу с заказами. Сотрудник заходит в систему и видит, какую продукцию, в каком объеме он должен заказать к выбранной дате, чтобы получить максимальную выручку. Подобные вычисления можно сделать в таблицах Excel, но это потребует больших навыков, времени и опыта, которых может не быть у рядового сотрудника, нанятого для заполнения прилавков в магазине. Можно пойти другим путем и разработать отдельный BI-модуль для ERP, но не факт, что у компании хватит на это ресурсов, экспертизы и времени. К тому же, учетные системы прежде всего хранят транзакционные данные, а не данные бизнес-аналитики или данные бизнес-процессов.
В конечном счете компании придется закупать дополнительные информационные системы для оптимизации закупок даже в том случае, если проект внедрения ERP уже был реализован.
От ERP к BPMS — от транзакций к процессам
BI-системы это очень хороши с точки зрения планирования, но функция закупок не ограничивается решением аналитических задач. Управление закупками — это сквозной бизнес-процесс, за его результат отвечают люди из разных подразделений организации, а зачастую даже из разных компаний.
Например, та же самая система BI вроде бы она упрощает работу и повышает результативность закупок, но все не так просто. Сотрудник формирует заказ с помощью BI, затем передает информацию о нем менеджеру по закупкам, тот проверяет складские остатки, связывается с поставщиком, передает заказ в отдел логистики. Информация о заказ идет дальше по цепочке до тех пор, пока машина с продукцией не привезет нужный товар в магазин, откуда был сделан заказ.
Перед нами пример развернутого бизнес-процесса со своими правилами, показателями эффективности, стоимостью и собственными уникальными данными, которых нет ни в ERP, ни в BI, ни в Excel-файле, или они все-таки есть, но плохо структурированы. Что это может быть?
- данные заявки: имя заказчика, время заказа, код подразделения, список товаров, данные маршрута и т.д.
- пакет документов: счета на оплату, договоры поставки, накладные и т.д.
- статусы задач, статусы документов, статусы согласования договоров и т.д.
- список ответственных исполнителей
- бизнес-правила, списки задач, регламенты и т.д.
Выше приведен пример процессных данных, которые возникают при делегировании задач от одного участника к другому, а также при передаче информации из одной системы в другую. Все тот же пример с данными BI: сотрудник должен их оформить в заказ, а затем передать в отдел закупок. Задачу можно решить методом интеграции BI и ERP-системы, но это хорошо только в теории, поскольку ERP управляет транзакциями, а не процессами.
С данными заказа будет работать огромное количество людей до тех пор, пока машина не отгрузит последний ящик макарон заказчику. Чтобы управлять заказом на всем протяжении процесса, его нужно выделить в отдельную сущность, а затем задать правила его обработки.
Этим и занимаются Business Process Management System — системы для управления бизнес-процессами. От ERP их отличает большая гибкость: модели бизнес-процессов меняются регулярно, в то время как правила проведения транзакций относительно постоянны.
BPMS и SRM — сходства и различия
Supplier Relationship Management — управление взаимоотношением с поставщиками, а также одноименный класс систем для автоматизации закупок. Они хороши тем, что они предлагают некую эталонную модель взаимодействия с поставщиками.
Если посмотреть на совместное исследование RAEX и Сбера, то можно заметить, что еще в 2020 году основным драйвером автоматизации закупок были процессы, связанные с выбором поставщиков. Данный участок процесса закупок был автоматизирован на 80% в 51% компании, принявшей участие в исследовании.
SRM-системы дают возможность быстро пройти путь цифровизации закупок, но только на определенном участке. В самих закупках будет гораздо больше процессов, чем может закрыть стандартная SRM. Тот же процесс управления заказами, управления возвратами, управления поставками и многие другие процессы, которые составляют основу закупочной логистики. Часть процессов может казаться на первый взгляд малозначительной, но при более детальном рассмотрении вызывать сложности. Например, согласование цен на товары с поставщиками — в ритейле этот с виду простой процесс может насчитывать до 20 этапов.
BPMS как раз позволяют оптимизировать большую группу бизнес-процессов в закупках и при этом сохранить гибкость. Те же SRM требуют доработок на этапе внедрения, а BPMS платформы, особенно с поддержкой low-code, позволяют комплексно проводить цифровизацию закупок.
Технологии, решения и альтернативы
Статья охватывает далеко не все направлении цифровизации закупок. За пределами статьи осталось управление материальными потоками в закупочной логистике, а там много интересных технологий — от систем управления складом до RFID-меток. При этом управление материальным потоком — это тоже процесс.
В данном случае Comindware Управление закупками позволяет компаниям полностью управлять всей совокупностью бизнес-процессов в закупках. Используя low-code технологии можно быстро создавать бизнес-приложения, которые способны вобрать в себя функций многих систем — от ERP до SRM.
