Бюджетирование – сравнительно новое понятие для российских компаний. И стоит сразу уточнить, что составление бюджета для предприятия совсем не то же самое, что бюджетирование. Более того: эти понятия могут стать противоположными по своей сути. В чём же разница?
Отличие бюджетирования от классического построения бюджета
Классический бюджет чётко разделяется на две части: приходную и расходную. Задачи составления бюджета:
- Сделать прогноз финансового состояния компании.
- Сравнить план и реально полученный результат
- На основании этого провести оценку и скорректировать будущий бюджет
Главная цель составления бюджета – следить, чтобы расходы не превышали доходы. Когда доходы скромные, расходы пропорционально урезаются. Если имеются излишки бюджета, то они направляются на модернизацию или расширение отдельных структур и составляющих компании.
Ещё одна приоритетная цель – рост целевых показателей, таких как отдача на вложенный капитал, прибыльность активов предприятия и производительность труда. Если эти показатели растут, то работа лиц, ответственных за бюджет, считается удовлетворительной.
Внедрение бюджетирования на предприятии подразумевает, что этот процесс будет строиться иначе. На первый взгляд, многое похоже, но есть важные различия.
Решения по построению бюджета принимаются коллегиально руководителем предприятия и топ-менеджерами (руководителями департаментов и подразделений).
Бюджет детализируется не до статей прихода и расхода, а до бизнес-процессов. То есть, до конкретных запросов, поступающих в компанию от контрагентов и требующих обработки. Например, заявка от клиента, которую нужно довести до завершения (оказания услуги или поставки продукции).
Для бюджетирования характерно:
- Делегирование бюджетной ответственности. За каждое направление отвечает конкретный человек.
- Приведение расходной и доходной частей бюджета в соответствии с бюджетной стратегией компании. Большое внимание самой этой стратегии.
- Мотивация персонала, которая больше, чем при обычном подходе к построению бюджета. Хорошее понимание сотрудниками поставленных целей и задач.
- Глубокое взаимодействие разных подразделений компании (коммуникация).
- Поиск альтернатив стандартным решениям.
В целом бюджетирование сильно интегрировано с управленческой системой компании и чаще всего реализуется на её базе. Когда руководитель имеет возможность отследить, какие стадии проходит бизнес-процесс бюджетирования, у него появляется возможность понять, где возникают трудности и что требуется улучшить, чтобы эффективность сотрудников и предприятия в целом повысилась.
Внедрение системы бюджетирования помогает получить тот же результат, что и при стандартном подходе, но с меньшими затратами.
В ряде случаев бюджетирование помогает вывести компанию на другой уровень, решить проблемы с задолженностями или другие критические проблемы. Всё это происходит в основном благодаря выработке стратегии, увеличению прозрачности работы с бюджетом и мотивации персонала.
Проблемы внедрения бюджетирования
Если компания решила пойти по этому пути, не избежать трудностей и препятствий, так как приходится преодолеть следующие этапы внедрения бюджетирования.
- Привыкнуть к новому формату. Поскольку она связана с психологией сотрудников, то часто именно здесь возникают основные проблемы.
- Преодолеть «буферный период» между прежним и новым подходом к управлению бюджетом. На этом этапе часто кажется, что новые принципы не работают, но через непродолжительное время их эффективность уже можно будет оценить.
- Установить программное обеспечение, помогающее координировать все процессы.
- Обучить сотрудников пользоваться этим ПО.
- Обеспечить стабильную работу системы управления бюджетированием.
Первые два пункта связаны с новым менталитетом бюджетирования, остальные три – с техническими моментами. Опыт показывает, что если компания решила перейти на новые принципы, то главное, чтобы процесс внедрения бюджетирования прошёл успешно – это выбрать удачное ПО и начать им пользоваться, иначе могут возникнуть новые проблемы.
Проблемы при выборе и использовании систем управления бюджетированием
Главную роль, помимо новой философии подхода к построению бюджета, играет ПО. Только с его помощью можно добиться, чтобы руководство могло в режиме реального времени отслеживать каждый бизнес-процесс, связанный с получением или тратой финансов. Самые распространённые проблемы при использовании систем управления бюджетированием – следующие:
- Система слишком громоздкая и с трудом встраивается в деятельность компании, требует подстраивать эту деятельность под неё.
- Система сложная, поэтому многие сотрудники не могут ею пользоваться. При неполном охвате эффективность внедрения бюджетирования значительно меньше, потому что выстроить цельный бюджет не получается: остаются «дыры», куда всё равно будут уходить деньги.
- Система дорогая. Неприятным сюрпризом при покупке сравнительно дешёвой системы часто является то, что стоимость годового обслуживания, настройки и наладки превышает закупочную стоимость.
- Предприятие попадает в зависимость от компании-разработчика, так как не может самостоятельно внести никаких изменений. Это подталкивает разработчика к тому, чтобы повышать цены и навязывать больше услуг.
Плюсы решения на базе Comindware Business Application Platform
Решение на базе Comindware Business Application Platform – хороший вариант для тех, кто впервые подходит к бюджетированию по новым принципам и не готов инвестировать в ИТ-систему, внедрение которой займёт годы, а внесение необходимых изменений – месяцы, либо для тех, кто хочет сократить расходы на обслуживание ПО. Стоимость внедрения системы бюджетирования на базе Comindware Business Application Platform сравнительно мала, а на обслуживании получится сильно сэкономить благодаря возможности доработать его на уровне модели, привлекая программистов только для создания специфической части бизнес-логики.
Система позволяет:
- Планировать расходы и доходы.
- Управлять бюджетами на всех этапах бизнес-процессов.
- Поддерживать связи между подразделениями компании.
- Отслеживать соответствие целей и результатов.
