Ключом к эффективному управлению капитальными затратами (CapEx) и минимизации расходов компании является гибко настраиваемый процесс согласования капитальных затрат. Если на вашем предприятии не оптимизирован учет капитальных затрат и бизнес-процессы их согласования, то вам наверняка знакомы следующие проблемы.
Управление CapEx по устаревшим технологиям
Например, «на бумаге», или с помощью электронной почты и громоздких Excel-файлов. Чем крупнее предприятие, тем труднее работать с CapEx подобным образом.
Чаще всего такая проблема, если она есть, распространяется не только на отчётность по CapEx, но на всю бухгалтерию и финансовую отчётность. А значит, решить её очень важно.
Срыв сроков и неточная маршрутизация запросов
Когда обработка заявок на капитальные вложения и сопутствующий документооборот осуществляется с помощью устаревших технологий, задержки неудивительны. На практике это приводит к тому, что заявки обрабатываются медленно, установленные сроки то и дело оказываются сорваны и компания терпит серьёзные риски.
Если запрос в процессе обработки переходит от сотрудника к сотруднику много раз, возможны сбои в следующих ситуациях:
- Неизвестно, кто занимается вопросом в данный момент.
- Нужного сотрудника нет на месте, процесс простаивает.
- Из-за множества людей, включённых в бизнес-процесс, он предполагает слишком много этапов.
- Трудно определить, по чьей вине срываются сроки.
Непродуктивное взаимодействие сотрудников
Часто взаимодействие проходит с помощью электронной почты, телефонных звонков и личных визитов на рабочие места коллег. Это затрачивает личное время сотрудников и вызывает новые задержки.
Весь этот ворох проблем можно решить, если обратиться к современным технологиям и автоматизировать бизнес-процессы на предприятии.
Опыт показывает: все другие способы чаще всего являются полумерой и решают только часть проблем. В то время как автоматизация управления CapEx с помощью современных ИТ-решений позволяет действительно вывести его на новый уровень.
Гибкое ИТ-решение для управления CapEx, которое устранит все эти проблемы, можно создать на базе Comindware Business Application Platform силами бизнес-аналитиков и обеспечить полное соответствие нормативным требованиям, соблюдение политик компании, а также существенно облегчить командное взаимодействие.
Три преимущества автоматизации
Проведя автоматизацию с помощью IT-решений, вы заметно измените модель управления CapEx.
IT-автоматизация предполагает:
- Значительное ускорение каждого бизнес-процесса, связанного с CapEx (от разработки до принятия), что означает оптимизацию работы финансового отдела в этой части.
- Высокую прозрачность, позволяющую всегда видеть реальное соотношение операционных и капитальных затрат, проводить анализ OpEx и CapEx.
- Безупречную маршрутизацию (разработку пути следования заявки от создания до утверждения), чтобы избежать задержек, ошибок и потери данных.
Кроме того, оптимальное выстраивание маршрутизации позволяет организовать процесс так, чтобы задействовать минимум сотрудников и одновременно с тем наладить оптимальные пути их взаимодействия.
Почему так важен анализ CapEx?
Почти каждое капительное вложение предполагает большие денежные затраты, поэтому контроль капитальных затрат обязателен и необходим.
Грамотный контроль CapEx, глубокий сбор статистики и анализ позволяет выявить те случаи, когда предприятие действительно заинтересовано в увеличении CapEx, а когда этого совсем не требуется.
Comindware предлагает low-code платформу, которая может стать хорошим подспорьем для оперативного решения бизнес-задач финансового отдела. Платформа от Comindware позволяет создавать ИТ-решения для финансового отдела с минимальным привлечением ИТ-специалистов, а также обеспечивает бизнес-пользователям возможность самостоятельно вносить значительную часть изменений в работу таких решений. Это одна из самых современных моделей оптимизации управления капитальными вложениями, а также отчетностью CapEx и OpEx.
Преимущества решений, разработанных на базе платформы Comindware Business Application Platform
Высокая гибкость настройки позволяет выстроить учет затрат на капитальные вложения и автоматизировать процессы согласования CapEx с учётом специфики конкретно вашего бизнеса.
Автоматизация и оптимизация всех бизнес-процессов, связанных с планированием капитальных затрат и их реализацией, позволяет многократно повысить скорость и прозрачность, избежать потерь данных и путаницы с маршрутизацией.
Ещё одно важное достоинство – возможность стандартизировать создание заявок и их рассмотрение для каждого из подразделений компании. Это не только позволяет дополнительно экономить время, но и упрощает документооборот.
Решения на базе Comindware Business Application Platform дают возможность отслеживать каждую заявку как бизнес-процесс – а это значит, что в любой момент можно увидеть:
- На каком этапе находится заявка
- Кто её создал и какие сотрудники с ней работали ранее
- Кто с ней работает сейчас
- Сколько времени потребовалось каждому работнику, чтобы обработать свой этап бизнес-процесса
Наконец, детальный анализ капитальных затрат даст возможность руководству компании понимать, какие из затрат являются существенными для дальнейшего развития, а к каким предприятие сейчас не готово, либо они не приоритетны. Оптимизируя управление CapEx, полезно подумать и над другими областями работы финансового отдела:
- Управление OpEx
- Анализ операционных расходов
- Бюджетирование
- Электронный документооборот
Все эти сферы можно оптимизировать, используя легко создаваемые ИТ-решения на базе Comindware Business Application Platform.
При этом вы можете начать с чего-то одного, чтобы убедиться в эффективности таких решений, а потом постепенно расширять функционал единой ИТ-системы решениями для других задач.
