Аналоги систем класса CAFM (Computer Aided Facilities Management), или системы автоматизации инженерного обслуживания зданий, появились еще в 90-ых годах. С тех пор стандарты внедрения, процессы и архитектурные принципы систем непрерывно совершенствовались, что сделало их основным инструментом для крупных компаний на западном рынке управления недвижимостью.
Российские рынок пока уступает западному по уровню цифровой зрелости. Компании не спешат внедрять специализированные решения, предпочитая использовать Excel и учетные системы. Однако западный опыт показывает, что внедрение CAFM повышает прозрачность управления недвижимостью, а также помогает переходу на новые, более совершенные стандарты обслуживания. В конечном счете данный класс решений помогает сократить издержки и повысить стоимость материальных активов.
Внедрение CAFM особенно эффективно там, где организация оперирует значительными финансовыми и информационными потоками. Чем крупнее компания и сложнее объекты недвижимости, тем быстрее окупаются вложения в данный класс решений. Это касается:
крупных предприятий и госкомпаний (банков, сельского хозяйства, промышленности, энергетики, ТЭК, логистики);
активных участников рынка недвижимости (крупных собственников, инвестиционных компаний, девелоперов);
сервисных и управляющих компаний, особенно в сфере ЖКХ.
Основным заказчиком CAFM, как в России, так и на Западе, все же остаются управляющие компании, которые извлекают основную прибыль из обслуживания зданий.
Задачи CAFM
Задачи CAFM зависят от специфики объекта недвижимости. Так в сфере ЖКХ приходится обслуживать пропускные системы, счетчики электроэнергии, камеры видеонаблюдения, домофоны. Системы для ЖКХ уже не подойдут для автоматизации обслуживания складских помещений, цехов, торговых залов.
Функциональность многих решений построена вокруг электронных заявок. Многие заказчики даже пытаются реализовать проекты внедрения CAFM на Help Desk платформах, хотя они не решают и половины задач по управлению недвижимостью.
К основным задачам относятся:
паспортизация объектов и активов;
материально-техническое обеспечение;
организация планово-предупредительных ремонтов;
управление проектными командами;
проведение инвентаризации основных фондов:
составление отчетности;
управление документооборотом;
хранение нормативно-справочной документации.
На набор задач также влияет методологии управления. Говоря о ней, стоит упомянуть о решениях для автоматизации технического обслуживания и ремонта (ТОиР). Дело в том, что автоматизация ТОиР основана на методологиях RTF, PPM, СBM, которые разработаны под ремонт станков, турбин, трансформаторов, электрогенераторов и другого оборудования. Использовать решения для автоматизация ТОиР в качестве замены CAFM бессмысленно — в лучшем случае получится управлять только некоторыми видами оборудования внутри здания, например, лифтами.
Отличительные особенности CAFM
По существу главная функция таких систем — обеспечить координацию работы персонала, поэтому на уровне архитектуры прослеживается связь между различными функциями управления недвижимостью и структурой организации. Единство функций и оргструктуры достигается за счет интеграции баз данных и внедрения автоматизированных бизнес-процессов, которые упорядочивают обработку данных внутри замкнутого контура.
Почти все профессиональные продукты обеспечивают удаленный доступ к основным функциям через веб-интерфейс и мобильное приложение. Это позволяет сотрудникам решать задачи и получать актуальные данные, находясь в разных подразделениях организации.
Важным элементом решений также являются функциональные возможности для проектирования, настройки и исполнения бизнес-процессов как на программном уровне, так и на уровне пользовательских интерфейсов. Функциональные возможности, как правило, позволяют управлять бизнес-правилами и маршрутами движения документов, а также обеспечивают работу с электронными формами и таблицами.
Основные функциональные требования к CAFM-системам
| Управление инфраструктурой |
|
| Интеграция с учетной системой |
|
| Управление эскалациями |
|
| Управления заявками |
|
| Мобильное приложение |
|
| Управление проектами |
|
| ТОиР для |
|
| ЭДО |
|
| Управление арендой |
|
Как выбрать российскую CAFM-систему?
На российском рынке долгое время доминировали решения, созданные на основе продуктов IBM и SAP, но после 2022 года рассчитывать них не имеет смысла.
С другой стороны, к 2022 году на российском рынке представлено уже более 10 отечественных компаний, которые профессионально занимаются разработкой и внедрением CAFM. Российские решения варьируются от отдельных модулей для учетных систем, до полностью автономных решений, разработанных под определенную методологию и стандарты.
Основная трудность в реализации проектов по внедрению CAFM заключается в необходимости дорабатывать решение под инфраструктуру заказчика. Это касается как информационной инфраструктуры, в которую будет интегрирована новая система, так и инфраструктуру самих объектов недвижимости.
В первую очередь при внедрении отлично показывают себя продукты, созданные на основе low-code платформ или поддерживающие low-code настройки. Это связано с тем, что самый трудозатратный этап внедрения CAFM с адаптацией бизнес-процессов под оргструктуру и инфраструктуру организации. Low-code платформы позволяют пройти этот этап с минимальными издержками за счет визуальных конструкторов для проектирования бизнес-процессов.
Другим преимуществом low-code решений, созданных с помощью low-code, является настройка интерфейсов под задачи пользователей. Около трети российских решений, особенно созданных на базе учетных систем, обладают крайне громоздким интерфейсом, в котором тяжело разобраться неподготовленному пользователю. Low-code позволяет быстро создавать интерфейсы для бизнес-приложений и перераспределять ресурсы на более важные задачи.
В качестве одного из таких решений является продукт Comindware «Моё здание», который был создан совместными усилиями Comindware и выходцев из Loy Hutz Rus.
