Дать чёткое и исчерпывающее определение тому, что такое бизнес-процесс, не так просто. Бизнес-процессы – это всё то, что происходит в компании. При этом каждый такой процесс имеет отношение в равной степени к работникам компании и её клиентам, потому что конечная цель каждой компании – создавать ценности для клиента.
От бизнес-процессов неотделимо и понятие продукта. Продуктом может быть не только продукция, но и, например, отчёт, заявка, любой документ.
Демонстрация на примере ваших бизнес-процессов
Посмотрите, как low-code BPMS Comindware делает выполнение процессов прозрачным и быстрым
Существуют разные виды бизнес-процессов, которые выделяются в зависимости от того, к какой области работы предприятия они относятся.
При этом системный подход к выявлению, проектированию, документированию и контролю как автоматизированных, так и неавтоматизированных бизнес-процессов позволяет стабильно и быстрее достигать стратегические цели предприятия.
Основные, дополнительные и вспомогательные бизнес-процессы
Основными, или операционными бизнес-процессами, называют процессы, от которых напрямую зависит прибыль компании. Чаще всего это производство продукции, оказание услуг, а также продажи.
К основным процессам могут примыкать те, которые обеспечивают дополнительную ценность. Например, производство конфет — основной процесс, но без яркой упаковки их не получится продать дорого, поэтому все действия, направленные на производство коробок для конфет и их расфасовывание, также можно причислить к основным процессам. Comindware может предложить решения автоматизации разных отраслей промышленности для более эффективного управления.
Дополнительным бизнес-процессом может стать деятельность, связанная с основной и также приносящая доход, но менее важная. Для отеля такой деятельностью может стать обеспечение работы ресторана рядом с главным корпусом; для питомника, продающего саженцы деревьев — торговля новогодними ёлками.
Вспомогательные бизнес-процессы потому так и называются, что не нужны компании сами по себе, однако без них невозможна основная и дополнительная деятельность. Для подавляющего большинства компаний вспомогательные процессы — это закупка сырья и оборудования, ведение бухгалтерии, кадровая политика.
Виды вспомогательных бизнес-процессов
Наиболее важными из вспомогательных являются следующие виды бизнес-процессов:
- Обеспечивающие.
- Управления.
- Развития.
К обеспечивающим относится всё, что необходимо для поддержания основной деятельности: закупки, оборудование, аренда.
Процессы управления, в свою очередь, подразделяются на:
- Выработку стратегии.
- Планирование.
- Контроль.
Например, к процессам управления относятся поиск новых рынков сбыта, установка объёмов выработки продукции, контроль кассиров, а также внедрение и обслуживание BPM-систем.
Бизнес-процессы развития необходимы, чтобы предприятие могло улучшать свои показатели. К примеру, обучение сотрудников, внедрение систем BPM, применение новых технологий помогают не отставать от конкурентов и повышать уровень дохода.
Для наглядности взаимосвязей между бизнес-процессами разных видов используется высокоуровневая карта бизнес-процессов или, другими словами, карта бизнес-способностей. Такая карта представляет процессы компании в виде деятельности, потребляющей ресурсы и выпускающей продукцию или услуги, и наглядно отображает, что организация должна уметь делать, чтобы систематически и предсказуемо достигать своих целей.
Как провести анализ процесса
Анализ — это исследование, в ходе которого его участники ищут ответы на ряд вопросов о процессе и собирают данные. По его итогам готовят отчет, который описывает текущее состояние процесса и включает информацию, требуемую для планирования изменений.
Анализ может быть нацелен как на текущее состояние, так и на будущие возможности оптимизации, среди которых: повышение производительности, предотвращение рисков, оценка влияния ожидаемых нормативных актов.
На этом этапе профессиональный аналитик или команда, высшее руководство и кросс-функциональная команда, используют разнообразные руководства, методологии, фреймворки, методы и практики. Среди них, например: бенчмаркинг, поиск узких мест, анализ рисков, показателей эффективности, затрат и зрелости бизнес-процессов. А в качестве методов сбора информации используют письменное анкетирование, интервьюирование, непосредственное наблюдение, автоматическое выявление процессов (process mining).
Для этого документируют бизнес-среду, создают модели, описывающие процесс. Затем эта информация используется для выявления возможностей оптимизации или для планирования изменений.
Хотите стать BPM-профессионалом?
Совместно с ассоциацией ABPMP Russian Chapter компания Comindware предлагает обучение процессному подходу к управлению и сертификацию BPM-профессионалов
Подходы к описанию бизнес-процессов
Модель процесса — это его формализованное представление, которое важно не путать с обычными схемами, построенными без использования нотаций и стандартов. Для осуществления моделирования применяют широкий спектр методов и средств, вплоть до специализированного ПО. Однако, важно при этом сосредоточиться на самом процессе, а не на инструментах.
При моделировании используют нотации, отражающие взаимосвязи между компонентами реального бизнес-процесса. Существует множество стандартов и приемов моделирования. Их использование обеспечивает весомые преимущества. Например, позволяет представителям бизнеса, BPM-экспертам и ИТ-специалистам взаимодействовать на основе общего набора символов, языка и методов.
При выборе стандарта необходимо учитывать специфику организации. Широко применяемая нотация BPMN предлагает разнообразный набор элементов, позволяющий моделировать различные аспекты бизнес-процессов.
Новый термин от Forrester
В контексте обсуждения того как будут выглядеть бизнес-процессы в будущем и как следует готовиться бизнес-лидерам и ИТ-лидерам эксперты Forrester предложили ввести термин “большой процесс”.
С точки зрения Forrester, большой процесс — это когда высшие руководители бизнеса и технологий принимают изменения в бизнес-процессах, смещая фокус организации с изолированных проектов BPM и улучшения процессов на устойчивую программу трансформации бизнес-процессов в масштабах всего предприятия, которая затем поддерживается и реализуется высшим руководством. Данный термин не нашел широкого распространения среди экспертов-практиков BPM, но может быть полезен для осмысления в контексте цифровой трансформации предприятия.
Данный термин не нашел широкого распространения среди экспертов-практиков BPM, но может быть полезен для осмысления в контексте цифровой трансформации предприятия.
Есть идея о том, что нужно «закрепить» в сообществе BPM практику взгляда на бизнес-процессы в большом масштабе. Вместо того, чтобы заниматься изолированными проектами, нам нужно проводить большие трансформирующие BPM-программы, лидирующую позицию в которых будет занимать клиент. Нам также необходимо глобализировать, стандартизировать и гуманизировать наш подход к процессам. На самом деле, я бы даже сказала, что нужно избавиться от «жаргона процессов» и говорить на бизнес-терминах. […] То, что мы в Forrester называем «большим процессом», нужно начать делать прямо сейчас. Большой процесс — это способ мышления в большем масштабе, чем сейчас делают многие профессионалы в области бизнес-процессов, особенно когда они думают об отдельных проектах.Конни Мур (Connie Moore) — Всемирно признанный консультант по автоматизации процессов и управлению клиентским опытом. Возглавляет исследовательские и консультационные службы в области цифровой трансформации в Deep Analysis, концентрируясь на интеллектуальной автоматизации цифровых процессов, RPA, интеллектуальном анализе процессов, интеллектуальном захвате, управлении информацией и управлении коммуникациями с клиентами.
Зачем нужно знать виды бизнес-процессов?
Но всё, о чём мы говорили выше – теория. Есть ли практическое применение у этих знаний?
Самым главным здесь является хорошее понимание, где у нас центр, а где периферия; что первично для бизнеса, а что вторично.
Возьмём ту же бухгалтерию. Она требует:
- Собственной площади.
- Сотрудников.
- Приобретение компьютеров и ПО.
- Организации курсов повышения квалификации.
- Обновления ПО и закупок нового по мере устаревания.
Всё это может ложиться на предприятие тяжким грузом, но здесь мы видим пример не вполне верного подхода: бухгалтерия мыслится как основной процесс, то есть такой, который нужно обслуживать всеми силами. В то время как он является вспомогательным – а значит, фирма не обязана его поддерживать за счёт приложения всех своих сил и ресурсов.
Отдел бухгалтерии, охраны, IT в любой момент можно упразднить и отдать на аутсорсинг сторонним специалистам. Зачастую для развития руководству фирмы важно это осознать, и не только на теоретическом уровне, но и на практическом.
То же самое касается BPMS. Часто их внедрение становится самоцелью и как бы превращается в основной процесс, который нужно поддерживать всеми силами. Это приводит к некоторой узости мышления, при которой не рассматриваются альтернативные варианты – более доступные по цене и более простые в использовании.
Если компания планирует реинжиниринг, то нужно с самого начала разобраться, какие виды бизнес-процессов относятся к основным, а какие к вспомогательным. Это позволяет не только провести реинжиниринг с меньшими затратами, но и переосмыслить деятельность компании, стянуть к центру те силы и ресурсы, которые были нерационально распределены на периферии и тратились на обслуживание вспомогательных бизнес-процессов.
Частые ошибки при подготовке к оптимизации процессов
Продуманный подход к улучшениям позволит избежать типичных проблем бизнес-процессов.
Поэтому, в первую очередь анализ должен касаться процессов, создающих большую ценность: процессы взаимодействия с клиентами; оказывающие большое влияние на доходы; обеспечивающие деятельность с большой ценностью для бизнеса; кросс-функциональные процессы, нуждающиеся в координации.
Без должного подхода на этом этапе для организаций возрастает риск допустить следующие распространенные ошибки: слишком медленный и скрупулезный анализ, а как следствие — отсутствие видимого прогресса. Кроме того, часто команды смешивают этапы анализа и проектирования, что необратимо отдаляет организацию от решения выявленных проблем.
Понимание командой культуры организации критически важно для эффективности анализа, как и поддержка высшего руководства. В большинстве случаев к проекту оптимизации привлекают сторонних консультантов, чтобы ключевые специалисты могли сосредоточиться на текущих обязанностях. В то же время необходимо помнить, что они не смогут заменить владельцев или исполнителей процесса.
