BPM и документооборот – в чём разница?

Цифровая трансформация бизнеса сегодня является одним из необходимых условий для его развития. В то же время, существуют разные системы, с помощью которых может проводиться такая трансформация. Прежде чем приступать к трансформации, полезно потратить время, чтобы разобраться, что реально требуется бизнесу: BPM (управление бизнес-процессами) или СЭД (система электронного документооборота)?

Принципиальные отличия BPMS от СЭД

Нужно признать, что далеко не все руководители бизнеса и менеджеры хорошо понимают различия между этими системами. И то и другое нужно внедрять; и то и другое затратно, но обещает выгоды в будущем. Однако изначальные посылы у этих систем принципиально разные.

СЭД – система электронного документооборота, единственной задачей которой является ускорение и упрощение работы с документацией.

Единицей СЭД является документ. Система должна работать таким образом, чтобы «вести» документ от его создания или поступления в компанию до окончания обработки, после чего переместить его в архив и хранить заданное количество времени до уничтожения.

По сути, СЭД – это хранилище электронных документов. Однако одним из главных параметров каждого документа, наряду с именем и датой создания, является статус, к примеру: «Создан», «Согласован», «Утверждён», «Закрыт». Текущий статус и тип документа (к примеру, договор с клиентом) определяет, кто из сотрудников станет следующим звеном цепочки, которую он проходит.

К примеру, если сотрудник отдела IT составляет список оборудования, которое требуется закупить, то сначала этот список утверждает начальник отдела, затем руководитель предприятия, далее он отправляется в бухгалтерию, которая оплачивает расходы, затем в отдел закупок.

Главные преимущества системы СЭД:

• Ускорение документооборота.
• Отсутствие потерь документов.
• Возможность отслеживать количество необработанных документов на каждом этапе.

Нужна ли компании система, которая отвечает за документооборот? Казалось бы, ответ очевиден: конечно, нужна, если она не хочет скатиться на сто лет назад и утонуть в грудах бумаги.

Но не всё так просто, потому что документооборот – лишь вспомогательное средство, призванное обеспечить оптимальное протекание бизнес-процессов.

СЭД + BPMS: преимущества совместного использования

В отличие от СЭД, где центром является документ, в системе управления бизнеса-процессами центром является именно бизнес-процесс.

Точно так же, как и СЭД, BPMS обеспечивает сквозную связь между всеми отделами и сотрудниками компании и последовательную поэтапную обработку каждого запроса. Однако BPMS смотрит на работу компании значительно шире, чем СЭД, потому что любой документ – это только часть бизнес-процесса, нацеленного на достижение определённой цели и/или ценности клиента.

К примеру, договор о поставках продукции составляется параллельно с прохождением длинной цепочки бизнес-процесса от первого контакта с клиентом до отправки ему машины с товаром.

И то и другое (переговоры и составление документа) происходит параллельно, по этой причине представляется очень правильным решением интеграция СЭД и систем BPM. Ведь в противном случае придётся заносить одни и те же данные в разные системы, а это долго, неудобно и может привести к путанице.

Поэтому сегодня руководители бизнеса часто ищут решения, которые позволят провести такую интеграцию без больших затрат времени и ресурсов.

Интеграция BPMS и СЭД

СЭД – система, которая позволяет совершать простейшие операции с документами (хранение, поиск, смена статуса).

BPMS тоже даёт возможность работать с документами, но в ином качестве: здесь происходит динамическая обработка, да и сам документ является в основном приложением к бизнес-процессу. Мало того, BPMS оперирует не столько документом как файлом, сколько информацией, которая в нём содержится. Например, данные из электронной заявки на закупку в отдел снабжения могут динамически обрабатываться в рамках нескольких бизнес-процессов с участием различных отделов. В этом случае акцент смещается на обработку заявки и задачи создания и должной обработки сопутствующих документов происходит в рабочем режиме.



Любая модернизация СЭД и в особенности её интеграция с чем-либо требует изменения архитектуры данного ПО, а для этого потребуется помощь разработчиков. По этой причине сегодня всё чаще выбирают не СЭД как таковую, а BPMS с некоторыми возможностями СЭД. Это значительно упрощает в последующем доработки, потому что BPMS по своей сути значительно более гибкая. Кроме того, изначально снимается проблема одновременного наличия двух систем.

Преимущества Comindware Business Application Platform

Используя Comindware Business Application Platform для создания решений с функциональностью BPMS и СЭД, можно получить ряд выгод:

1. Возможность разработки от модели силами бизнес-пользователей.
2. Значительное упрощение работы в рамках бизнес-процессов, в которых документ является важным, но не единственным, элементом.
3. Благодаря интеграции с Microsoft Outlook, обеспечивается возможность работы с документами и их согласования прямо из почтового клиента, без необходимости переключаться между приложениями.
4. Возможность реализации сквозных бизнес-процессов компании, в исполнении которых участвуют сотрудники нескольких подразделений.
5. Удобные инструменты для социального взаимодействия сотрудников в рамках бизнес-процессов.
6. Каждый сотрудник получает возможность видеть, на каком этапе находится конкретный бизнес-процесс и какие требуются действия лично от него.
7. Возможность работы с полями документов напрямую.
   Например, вместо согласования обновлённого текста Политики конфиденциальности компании можно перейти к согласованию нескольких исправленных полей документа, умещающихся на половине экрана, что радикально уменьшает трудоемкость.

Хотите узнать больше или обсудить возможность использования платформы от Comindware для решения ваших задач?