Многие организации пересматривают традиционные бизнес-модели в сторону увеличения роли дистанционного обучения. Так рынок онлайн образования увеличился в период с 2016 по 2021 год на 248%. На этом фоне возросла потребность в цифровизации привычных для образовательного учреждения бизнес-процессов, построенных на взаимодействия между преподавателями, студентами и административным персоналом.
Рассказываем, как можно эффективно проектировать и управлять бизнес-процессами в онлайн образовании с помощью low-code платформы.
Классификация бизнес-процессов в образовательном учреждении
Бизнес-процессы делятся на три группы: операционные, вспомогательные и процессы управления. Для образовательной организации операционным процессом — будет преподавание дисциплин, а также организация методической и исследовательской работы.
В рамках операционного блока можно выделить несколько типовых процессов:
- подготовка к учебной деятельности,
- организация учебного процесса,
- управление преподавателями,
- управление обучающимися,
- контроль качества преподавательской деятельности,
- контроль результатов обучения.
Каждый блок можно декомпозировать на отдельные подпроцессы. Например, управление обучающимися — это сквозной бизнес-процесс, который начинается с приема студента и заканчивает его выпуском из ВУЗА (или отчислением, тут как повезет). Иначе процесс можно назвать «жизненным циклом студента», по аналогии с жизненным циклом продукта.
Посмотрим, в каких подпроцессах может участвовать студент во время обучения.
Блок управление студентами:
- прием студента на обучение,
- выдача справок, дипломов, других документов,
- запись на сессию и пересдачи,
- прием оплаты за обучение,
- отчисление по собственному желанию (или за неуспеваемость).
Структура и глубина декомпозиции бизнес-процессов определяется на этапе моделирования.
Особенности бизнес-процессов в образовании
По мнению экспертов, бизнес-процессы в образовании похожи на те, которые используются в промышленности. Однако есть и своя специфика. Например, для образовательной организации тяжело составить карту бизнес-процессов, используя цепочку создания ценности Портера. Модель Портера построена на превращении материальных ресурсов в продукт, в то время как бизнес-модель в образовании построена на передаче знаний от преподавателя к студенту.
Есть и другие существенные отраслевые особенности. Приведем лишь некоторые из них.
- большое количество внешних и внутренних связей: между отдельными кафедрами, учебными заведениями, исследовательскими лабораториями и т.д.
- высокая роль государства в стандартизации процессов обучения;
- ВУЗы часто работают на государственные субсидии и гранты, при этом прибыль не может служить показателем эффективности обучения;
- основные бизнес-процессы построены вокруг создания, накопления и передачи знаний;
- для учебных организаций характерна автономность структурных подразделений, что усложняет взаимодействие между ними;
- низкий уровень цифровизации образовательных услуг, особенно в государственном секторе (см. подробнее отчет ВШЭ).
Несмотря на все перечисленные особенности, для моделирования бизнес-процессов можно использовать стандартные методологии и методики, в том числе построенные на нотации BPMN 2.0.
Методы моделирования бизнес-процессов в образовании
Нотация BPMN не единственная в арсенале бизнес-аналитика, однако у нее есть ряд преимуществ.
- BPMN 2.0 можно приложить к любой системе менеджмента;
- Нотации наглядно показывает порядок взаимодействия между участниками бизнес-процесса, причем на любом уровне детализации;
- Диаграммы BPMN 2.0 удобно использовать при итерационном моделировании;
- Семантика нотации понятна ИТ-специалистам и менеджерскому персоналу;
- Полученные диаграммы легко использовать в информационных системах.
Для проектирования сегмента онлайн образования логично разбить портфель-услуг по отдельным кластерам. Например, компания продает онлайн курсы по программированию, проджект-менеджменту и интернет-маркетингу. Это отдельные продукты, которые включают свои учебные программы, требования к преподавательскому составу, способы проверки полученных знаний и т.д. У каждого кластера будут свои бизнес-процессы, которые будут отличаться друг от друга.
При моделировании бизнес-процессов важно понимать значение и роль децентрализации управления.
Различные структурные единицы образовательного учреждения регулярно взаимодействуют в рамках учебного курса. Это касается приемных комиссий, деканата, кафедр, учебных советов и т.д. Их взаимодействие построено на регламентах, которые описывают, что нужно сделать при наступлении определенного события. При этом сотрудники подразделений взаимодействуют друг с другом по горизонтали, минуя вышестоящих руководителей, которые только контролируют выполнение регламентов. Это и есть основа процессного подхода в любой организации.
Примеры моделирования бизнес-процессов в образовании
Рассмотрим пример того, как можно использовать BPMN 2.0 для создания исполняемых диаграмм бизнес-процессов в Comindware Business Application Platform. Слово «исполняемые» означает, что на основе диаграмм будет создано рабочее бизнес-приложение, в которое можно сразу пусть пользователей.
Возьмем небольшой подпроцесс «зачисление студента». В качестве основы для моделирования используем регламент НИУ ВШЭ, которые размещен на сайте ВУЗа.
Регламент ВШЭ предусматривает 2 варианта зачисления в ВУЗ:
- по квотам,
- по результатам вступительных испытаний.
Каждый из этих вариантов поступления можно представить в качестве отдельного подпроцесса, который можно детализировать до уровня отдельных операций.
Если рассматривать поступление по котам, то приемная комиссия должна сформировать список поступающих, ранжировать кандидатов по критериям и определить, кто из них поступит на бюджет, а кто поступит на обучение за счет НИУ ВШЭ или не поступит вовсе.
Процесс можно детализировать дальше — это основное преимущество итерационного моделирования. Мы создаем вначале общую модель процесса, а затем шаг за шагом уточняем сценарии и последовательность действий для каждого из них. Например, можно добавить шаг для автоматического запроса сведений в ФИС ФРДО, если организация может получить к ней доступ.
Создание бизнес-приложений для автоматизации образования
В Comindware Business Application Platform диаграмм в нотации BPMN 2.0 для создания рабочих бизнес-приложений в образовании. Для этого также потребуется создать модель данных и электронные формы для взаимодействия с этой моделью данных. Например, через электронную форму можно запросить у студента его персональные данные и пакет документов, которые необходимы для прохождения приемной комиссии.
Работа в Comindware Business Application Platform требует минимальных навыков программирования, которые практически не потребуются на этапе проектирования бизнес-приложения. Таким образом можно быстро создать предельно детализированную модель процесса, не затрачивая на данный этап проекта много времени.
