Транспортные перевозки являются привлекательным направлением деятельности, но по-настоящему доходными они становятся тогда, когда управление транспортной компанией построено системно. Пока руководитель и несколько непосредственно подчиняющихся ему сотрудников составляют весь персонал компании, управлять несложно.
Но чем больше сотрудников и тем более филиалов, тем становится труднее. Когда компания крупная и отделения находятся в разных регионах (а в случае с логистическими компаниями обычно так и бывает), нужно контролировать бизнес-процесс перевозки грузов на всех его этапах. Сквозной «от и до» бизнес-процесс включает в себя все стадии, начиная от получения заявки клиента и заканчивая доставкой на его склад нужной продукции.
Основные сложности контроля бизнес-процессов в логистической компании
Опыт показывает, что обычно руководители и топ-менеджеры сталкиваются со следующими проблемами в стремлении выстроить эффективную работу компании:- Падает производительность труда. Если у одного сотрудника появляется много функций либо одна функция распределяется на разных сотрудников, то неудивительно, что кто-то постоянно ничего не успевает, а кто-то почти ничего не делает. Появляются дополнительные проблемы: как найти ответственного за данный вопрос, к кому обратиться, если конкретный специалист недоступен. На фоне этого транспортные бизнес-процессы в компании затормаживаются, происходят задержки, что сказывается на репутации.
- При такой путанице трудно внедрять новые решения на основе информационных систем, которые могли бы помочь в оптимизации бизнес-процессов транспортной компании. Логистический рынок отличается быстрым ростом, быстрыми изменениями и мощной конкуренцией. Нужно или быть в тренде, или готовиться к тому, что конкуренты будут обгонять.
- Сегодня ключ к увеличению спроса на услуги — давать клиенту больше, чем способны дать конкуренты. Это называется увеличением ценности услуг компании. Но если не модернизировать бизнес-процессы транспортной логистики, то сделать шаг вперёд (например, предложить ещё более быструю доставку) будет сложно из-за задержек и проблем, о которых сказано выше.
Процесно-ориентированные системы управления перевозками
Для решения перечисленных проблем сейчас часто применяют системы класса BPMS (BPM-системы). Они представляют собой программное обеспечение, которое позволяет оперативно передавать нужную информацию от сотрудника к сотруднику без путаницы, дублей и задержек.
Процессная ориентированность означает, что во главу угла ставятся не документы, не отдельные операции, а именно бизнес-процессы транспортного предприятия. Подготовка договора, заключение договора, подписание договора, выбор транспортного средства, подбор водителя, определение маршрута, сроков и цены – всё это части целостной системы бизнес-процессов по доставке конкретной партии груза в конкретное место.
При рассмотрении бизнес-процесса как единого целого система управления транспортными компаниями делается намного более стройной. Когда руководитель или менеджер способен в любой момент времени отследить, на каком этапе находится конкретный заказ и какие трудности мешают обработать его в ближайшее время, то управлять становится значительно проще.
Современные системы BPMS снимают барьеры между отдельными сотрудниками и отделами, ускоряют рабочий процесс, помогают чётко распределить функции. Благодаря этому устраняется множество проблем, и компания получает существенные конкурентные преимущества.
Параллельно происходит автоматизация документооборота, но она является не самоцелью, а лишь средством дополнительно повысить скорость и эффективность бизнес-процессов.
Подобные системы давно используются для организации бизнес-процессов на воздушном транспорте, а теперь распространяются и на другие виды транспорта.
Автоматизация на базе Comindware Business Application Platform – современное решение для транспортных компаний
Мы предлагаем новейшую разработку для компаний, основной деятельностью которых является логистика и грузоперевозки. Вы можете протестировать это решение бесплатно, отправив заказ на демонстрацию.
В чём преимущества решения на базе Comindware Business Application Platform?
- Все задачи, стоящие перед конкретными сотрудниками, принадлежат к конкретным бизнес-процессам.
- Отсутствуют дублирующие функции у разных сотрудников.
- Появляется возможность контролировать, на какой стадии находится каждый процесс.
- Исчезают задержки: как только директор поставил электронную визу на документе, через секунду статус процесса меняется и он переходит в отдел поставок или в бухгалтерию.
- Каждый сотрудник видит, какие бизнес-процессы остановились именно на нём, что стимулирует его выполнить свои функции как можно быстрее.
- Если работник не может выполнить отдельные действия, он выбирает другого сотрудника и пересылает ему задачу, при этом подобные действия видны всему руководящему персоналу.
- В зависимости от оперативности обработки сотрудниками своих этапов бизнес-процессов система способна начислять премии или рекомендовать применить дисциплинарные меры.
Руководитель в любой момент может увидеть состояние каждого процесса. Поскольку для каждого предусмотрено конкретное время открытия и закрытия, то процессы делятся на две категории: нормальные (время не истекло, движение есть) и проблемные (просроченные либо слишком долго «висящие» на одном этапе).
Практика показывает, что транспортные бизнес-процессы на железнодорожном транспорте, а равно и на автомобильном, по мере роста компании всё больше тормозятся из-за перечисленных проблем, пока руководство не займётся внедрением BPM-системы. Типовое решение Comindware Логистика позволяет начать работать с минимальными начальными затратами на внедрение и обеспечивает высокую скорость реакции на изменяющиеся требования бизнеса.
Системное управление логистикой позволяет согласовать все действия отправителя и получателя грузов, увязать транспортные средства и маршруты, сроки и цены.
Дополнительно предусмотрена возможность отслеживать грузы по GPS и получать отчёты на e-mail и телефон.
