Правила организации административно-хозяйственной деятельности

Административно-хозяйственная деятельность (АХД) — это любые виды деятельности, которые направлены на обеспечение регулярной и безопасной работы людей на предприятии. АХД относится к вспомогательной деятельности предприятия, то есть обеспечивает условия для его нормальной работы, но не создает прибавочной стоимости.

АХД относится к вспомогательной деятельности предприятия, то есть обеспечивает условия для его нормальной работы, но не влияет напрямую на прибыль.

Вспомогательные процессы не относятся к какому-либо потоку создания ценности, но в то же время поддерживают работу всех или почти всех процессов, составляющих потоки создания ценности. Вспомогательные процессы ценны тем, что без них не могут эффективно выполняться ключевые процессы, т.е. процессы, составляющие потоки создания ценности. Пол Хармон и Сандра Фостер, соавторы книги «Run Grow Transform: Integrating Business and Lean IT

Виды вспомогательных бизнес-процессов

Цели административно-хозяйственной деятельности

Формально административно-хозяйственные отделы (АХО) как бы играют в организации роль второго плана, однако их реальные функции и значимость очень сильно отличаются от отрасли к отрасли Дело в том, что административно-хозяйственные отделы обеспечивают сохранность зданий, инженерной инфраструктуры, дорог, хозяйственного инвентаря — то есть основных средств производства. Например, нефтегазовые компании, заводы по производству техники имеют сотни дорогостоящих сооружений. Это и складские помещения, и сборочные цеха, и элементы производственной логистики, которые нужно обслуживать и ремонтировать. Качественная работа АХО помогает уменьшить капитальные затраты предприятия, а следовательно и величину амортизационных отчислений, которые входят в структуру себестоимость продукции.

Само понятие административно-хозяйственной деятельности чаще всего звучит в контексте работы учебных учреждений, хотя другие организации также имеют похожие бизнес-функции, но под другим названием. В любом случае роль АХД не стоит недооценивать, это важная составляющая работы организации. 

Демонстрация на примере ваших бизнес-процессов

Посмотрите, как low-code BPMS Comindware делает выполнение процессов прозрачным и быстрым

Запросить демо

Задачи административно-хозяйственной деятельности

Главная задача АХД — поддерживать здания и внутренние помещения в рабочем состоянии. Не допускать беспорядка, вовремя ремонтировать проводку и неисправные краны, устранять дефекты в конструкции здания, закупать мебель. Хозяйственные отделы также могут заведовать охраной помещений.

Основные задачи АХД

К основным задачам административно-хозяйственной деятельности можно отнести следующие:

• Обеспечение бесперебойной работы предприятия
  
  • организация материально-технического снабжения для удовлетворения хозяйственных нужд предприятия,
  • управление транспортным парком.
• Создание комфортных условий труда
  
  • организация питания работников на предприятии,
  • благоустройство территорий.
• Обеспечение безопасности
  
  • обеспечение безопасных условий труда, соблюдение санитарного режима и правил,
  • организация и обеспечение пропускного режима.
• Техобслуживание
  
  • техническое обслуживание зданий, оборудования и инженерной инфраструктуры,
  • подготовка и обслуживание рабочих мест,
  • планирование, проведение и контроль капитальных и текущих ремонтов.

В силу специфики своих функций административно-хозяйственные отделы представляют собой достаточно компактные и изолированные подразделения, которые находятся как бы на периферии организационной структуры.

Организационные особенности административно-хозяйственной деятельности

Уместно вспомнить классика теории менеджмента Генри Минцберга, который подробно разработал теорию организационных структур. Он выделил в особую структуру вспомогательный персонал, обеспечивающий поддержку организации за рамками текущего рабочего процесса. Эта замкнутая на себе структура чаще всего представляет как бы организацию в организации.

Структурная схема конфигурации по Генри Минцбергу

Многие вспомогательные единицы являются замкнутыми. Это мини-организации, часто со своим эквивалентом операционному ядру, как в случае с типографией университета. Подразделения пользуются ресурсами «большой» организации и, в свою очередь, предоставляют ей специфические услуги. Но они работают независимо от главного операционного ядра. Генри Минцберг

Хозяйственные отделы в компаниях являются типичным примером такой вспомогательной единицы. Достаточно взглянуть на штатный состав отдела, чтобы в этом убедиться.

Пример штатного состава административно хозяйственной части:

• заместитель директора по АХО;
• начальник отдела эксплуатации зданий и сооружений;
• комендант здания;
• оператор газовой котельной;
• слесарь по ремонту оборудования и КИПиА;
• уборщик территорий;
• инженер энергетик;
• заведующий столовой;
• водитель автомобиля;
• курьер.

Развернутая структура АХЧ в строительном колледже в Ростове-на-Дону

Пример показывает, что заместитель директора по АХО (или АХЧ, или АХД) является по сути главой целой организации со своей внутренней иерархией и подразделениями. Вообще классическая организация хозяйственного отдела предполагает некоторую структурную (однако не функциональную) автономию, когда начальник АХО получает прямые указания только от генерального директора. Сам же отдел в рамках своей деятельности обязан регулярно взаимодействует со всеми подразделениями организации — от производства до бухгалтерии.

Добиться результативности в рамках административно-хозяйственной деятельности невозможно без регламентов, которые регулируют отношения с другими структурными единицами компании без необходимости подавать запросы по линии «генеральный директор — заместитель начальника по АХЧ».

Регламенты устанавливают правила для получения услуг от хозяйственного отдела и правила подачи отчетности, которая и является основным инструментом контроля за работой отдела.

Бизнес-процессы административно-хозяйственного отдела

Залогом качественной работы АХО являются продуманные бизнес-процессы, которые закреплены регламентами. Наличие четких процессов — это не простая формальность, а способ оценить работу отдела, используя измеримые, контролируемые и объективные критерии.

Специфика работы АХО предполагает некоторый элемент проектной деятельности, поэтому процессы всегда нужно корректировать с учетом годовых и квартальных планов. Непосредственно директор организации совместно с заместителем по АХЧ составляют годовой план работ. Эффективность процессов будет оцениваться по плановым показателям.

В качестве критериев можно использовать следующие показатели:

• доля аттестованных рабочих мест;
• процент выполнения плана ремонтно-строительных работ;
• экономия средств на оплате электроэнергии;
• экономия средств на оплате водоснабжения;
• количество санкций со стороны регулятора.

Показатели отслеживают в рамках структурированных процессов, используя строгие формы отчетности. Это помогает избежать административного хаоса. Среди ключевых процессов можно выделить:

• закупки материально-технических средств для хозяйственных нужд;
• проведение планово-предупредительных ремонтов;
• обеспечение безопасных для жизни условий труда;
• подача квартальных отчетов в государственные организации.

Еще одним важным элементом управления АХО являются заявки, поскольку отдел должен быстро реагировать на аварийные ситуации. В помещении прорвало трубу, треснул фундамент, осыпалась штукатурка, перегорели пробки — о таких инцидентах первыми всегда сообщают сами сотрудники организации. Подача заявки в АХО — стандартный способ взаимодействия с данным подразделением.

Однако АХО взаимодействует с другими отделами не только при появлении заявок, но и по другим причинам, поэтому необходимо уделить внимание выстраиванию эффективного взаимодействия между административно-хозяйственным отделом и остальными.

Цифровая трансформация АХД: проблемы, методы, решения

Причины и цели цифровизации АХД

Несмотря на то, что АХД относится к вспомогательным процессам и не влияет напрямую на прибыль, на определенном этапе развития компании, цифровизация административно-хозяйственной деятельности значительно упрощает работу персонала, высвобождая временные ресурсы, которые можно использовать в основных процессах.

Причины для автоматизации АХД:

Цифровые инструменты могут сократить операционные издержки за счет замены ручных процессов и разобщенных систем. Цифровые системы заменяют дорогое и запутанное бумажное управление, предоставляя сотрудникам всю необходимую информацию, собранную ее в одном месте. Анатолий Белайчук, BPM-Евангелист Comindware, Президент Международной ассоциации BPM-профессионалов ABPMP Russian Chapter

Цифровизация АХД преследует следующие цели:

• повышение контроля и снижение затрат,
• упрощение рутинных задач, повышение удовлетворенности сотрудников,
• повышение эффективности процессов.

Этапы цифровизации АХД

Работу по автоматизации административно-хозяйственной деятельности можно разделить на несколько этапов.

Цифровизация АХД — стратегический проект, который требует особого подхода, тщательного планирования, вовлечения как управленческого, так и линейного персонала. Чтобы максимально сгладить острые углы при переводе АХД на цифровые рельсы нужно учитывать следующее:

1. Существующие процессы и системы, с помощью которых они автоматизируются, должны быть гибкими, чтобы их легко можно было адаптировать к изменениям в бизнесе или текущей экономической обстановке.
2. Выбирать стоит те решения, которые можно масштабировать по мере роста компании.
3. При внедрении новых решений, которые требуют изменения подхода сотрудников к работе, критически важна поддержка руководством новых инициатив и мотивация персонала на использование новых инструментов.

Посмотрите кейсы внедрений BPMS Comindware

В Библиотеке решений представлены истории компаний, автоматизировавших управление бизнес-процессами с Comindware.

Смотреть кейсы

Примеры цифровизации АХД

Мобильное приложение при автоматизации АХД

Многие сотрудники АХО (техники, клинеры и пр.) выполняют свои задачи без использования компьютера. В такой ситуации крайне важно иметь технологичное решение, которое позволит им оперативно получать информацию по задачам. Отличными инструментами, работающими в единой связке с BPM-системой, могут стать мобильное приложение и QR-коды. Сканируя последние, сотрудники могут быстро получать информацию об объекте, помещении или оперативно отправлять отчёты о проделанной работе.

Мобильное приложение для работы с продуктом Comindware Моё здание

Особенности цифровизации АХД

АХО являются до некоторый степени автономными организационными единицами, но при этом используют общие ресурсы компании. Отсюда несколько проблем:

• потребность в данных из общей системы учета;
• наличие данных, которые не входят в общие системы учета;
• наличие процессов, которые выходят за рамки привычной деятельности организации.

Например, АХО в университете. Операционные процессы университета построены вокруг образовательных услуг, а работа сотрудников хозяйственного отдела носит исключительно инженерно-технический характер.

Когда организация пытается автоматизировать управление АХО, то быстро приходит к выводу, что этой службе нужны отдельные ИТ-решения, которые нужно интегрировать с другими учетными системами. Автоматизация АХО в таком случае представляется неоправданно дорогостоящей, так как это подразделение не приносит прибыли напрямую.

Тем не менее существуют эффективные способы автоматизации АХО с помощью low-code BPMS, которые помогают быстро создавать решения под конкретные бизнес-процессы, подчиняющиеся отраслевой специфике — например, при цифровизации промышленности или сферы здравоохранения.

В качестве таких решений для цифровой трансформации АХО можно привести Comindware Моё здание и Comindware Управление закупками.

• Comindware Моё здание покрывает практически все задачи в части обслуживания инженерной инфраструктуры предприятия.
• Comindware Управление закупками можно рассматривать в качестве стартовой точки вхождения в цифровую трансформацию для небольших отделов снабжения в крупных компаниях.

Похожие записи:

Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» Почему данные – это НЕ новая нефть: пик экономики, основанной на применении искусственного интеллекта BPM + CRM: решение для успешной цифровой трансформации 3 мифа о BPM и BPMS