Классификация деятельности – чем отличаются задачи, процессы, проекты? Что значит автоматизация управления совместной работой?

Клиенты к нам обращаются с просьбой помочь в решении их задач, в первую очередь, таких как повышение прозрачности, контроля и управляемости совместной работы за счет автоматизации. При этом часто по-разному называется то, что нужно сделать прозрачным и управляемым – задачи, проекты, процессы, документооборот и др. В этой статье я попробую показать отличия между этим видами совместной деятельности, и рассказать какие продукты автоматизации больше подходят для каждого из них. Надеюсь, станет понятнее,  что и как автоматизировать, и как лучше ориентироваться на рынке решений для автоматизации совместной работы. А также как клиентам и компаниям, предлагающим свои услуги автоматизации операционной и проектной деятельности, лучше понимать друг друга.

Внутреннюю деятельность любой организации можно разделить на 2 больших вида: операционная и проектная. Операционная деятельность направлена на поддержку работы организации на заданном уровне.  Часть организаций занимается операционной деятельностью как внешней, т.е. это их бизнес — оказывать услуги по ведению операционной деятельности другим организациям – аутсорсинг бухучета, ИТ-поддержки, подбора персонала и т.д. Проектная деятельность направлена на изменения в компании – оптимизацию операционной деятельности, создание новых направлений/филиалов/продуктов и т.д. Также как и операционная, проектная деятельность у организации может быть её бизнесом – внедрение ИТ-систем, консалтинг, строительство и т.д.

Сотрудники, участвующие в этих видах деятельности, работают совместно для достижения запланированных результатов. Эффективная организация совместной работы позволяет существенно снизить затраты, повысить лояльность внутренних и внешних клиентов за счет постоянного качества, предсказуемости результатов и прозрачности оказываемых услуг, а в итоге прибыль и капитализацию компании.

Чтобы эффективнее управлять совместной работой, стоит разобраться, что это такое, из чего она состоит. Здесь я рассмотрю не предметную область совместной работы – она уникальна в каждом случае, — а посмотрю в разрезе видов работы, видов деятельности. Из этих видов, как из кубиков, можно составить именно Ваше решение для совместной работы.

Самое простейшее составляющее в деятельности – это задача. У задачи как минимум есть такие свойства, как срок исполнения, исполнитель, дата создания, создатель.

Задачи существуют как отдельно — и тогда их еще можно назвать поручениям, так  и в рамках проектной и операционной деятельности. Можно сказать, это базовый элемент совместной деятельности.

Отдельные задачи (поручения) – есть в любой организации — и в транснациональных корпорациях, и в микро-компаниях. Они ставятся руководством, коллегами, друг другу, партнерам, подрядчикам, внештатникам. Ставятся по почте, телефону, на встречах, в чатах. Ставятся и…забываются. Как постановщиком, так и исполнителем – теряется сама задача, или её суть, или срок, или детали, или все вместе. В итоге людям приходится тратить много усилий, чтобы найти информацию. Цель автоматизации – поставил задачу и забыл, но она при этом не потерялась, а более того, вся связанная информация хранится в ней: краткая суть – название, описание, срок, исполнитель, история изменений, обсуждения (а не разбросаны по почтовым ящикам), файлы, статус, дата завершения, результат. Задачи могут быть связаны с клиентом, проектом, совещанием и др.

Задачи могут разбиваться на подзадачи, когда необходимо делегировать все или часть полномочий. Кроме исполнителя и постановщика у задач могут быть наблюдатели – эксперты в вопросе, сотрудники, заинтересованные в результате, или те, кто должен быть в курсе изменений по задаче.

К специализированным решениям для управления задачами можно отнести Megaplan, Bitrix24, Papirus. Эти решения подходят для небольших компаний или как временное решение для отделов крупных компаний, до внедрения корпоративных систем управления совместной работой. Они удобны тем, что включают множество функций, необходимых небольшим компаниям – и оформление первичной документации, и мини-CRM, позволяя им сэкономить на приобретении специализированных решений; не требуют сложной настройки, и поэтому в них не заложено достаточной гибкости – это коробочные продукты. У средних и крупных компаний, а также некоторых небольших компаний, больше специфических требований, которые не могут быть удовлетворены коробочными продуктами.

Как особый подкласс задач можно выделить встречи — совещания, планерки, комитеты, собрания, вебинары, конференц-звонки. Особенность их в несколько другой терминологии (названий свойств) относительно обычной задачи:

• Тема – название задачи
• Вопросы – описание задачи
• Участники – в терминах задачи это могут быть Наблюдатели
• Результаты/решения и  поручения(задачи) по итогам – фактически подзадачи
• Место встречи
• Время с…по…

Процессы (бизнес-процессы, рабочие процессы, workflow) – повторяющаяся последовательность задач. Процессы могут ветвиться самым причудливым образом, иметь условные переходы. Для описания бизнес-процессов используют специальные нотации – методологии описания процессов. Цель объединения задач в процессы – повысить качество и скорость их исполнения, при этом минимизировав затраты. Классика – документооборот, кредитный конвейер, техническая поддержка, всевозможные заявки – отпуска, премии, командировки, закупки, оплаты, оформление пропусков, парковки, гарантийный ремонт, доступы, материальные ценности и многое другое. Для контроля и достижения целей используют различные ключевые показатели (KPI) – время обработки на каждом этапе (выполнения задачи).

Документооборот – это подкласс бизнес-процессов, выделенный в отдельный вид, поскольку имеет свою специфику в автоматизации – обработку большого количества однообразных электронных и бумажных документов и, как следствие, – наличие функций ЭЦП, штрих/QR-кодирование, встроенное или интегрированное сканирование для автоматизации массовых операций.

В чем отличие от проектов (см.ниже):

• Постоянные участники(команда)
• Постоянная последовательность задач и отсутствие менеджера проектов
• Постоянный повторяющийся результат

Специализированные решения – Comindware Tracker, IBM BPM, Oracle BPM, BonitaSoft, ProcessMaker, BizAgi, ELMA, K2, Nintex.

Проекты – уникальный набор последовательных и параллельных задач, ограниченный конечной целью, датой, бюджетом, требованиями и ресурсами. Задачи в проектах, помимо описанных выше свойств у отдельных задач, чаще всего содержат время (в часах, днях, неделях) их выполнения с датой начала и датой окончания, а не просто конечную дату. Поэтому для визуализации задач проекта в календаре применяют Диаграмму Ганта. Характерные отличительные особенности проектной деятельности от описанного выше управления с помощью задач и процессов следующие:

• Наличие или необходимость менеджера(ов) проекта(ов)
• Уникальная команда
• Конкуренция за время участников команды в проектах
• Уникальная цель

Примеры проектной деятельности – реорганизация  компании, строительство коттеджа, внедрение CRM, создание нового продукта, услуги, товара и т.д.

Специализированные решения управления проектами – Comindware Project, Primavera, MS Project, Wrike. Такие решение стоит применять, если компания занимается проектной деятельностью – проектные институты, ИТ-интеграторы, консалтинговые компании, медиа-компании. Либо если внутри компании постоянно происходят изменения, в которые вовлечены десятки людей. Тогда в компаниях появляются проектные подразделения, часто их называют «проектные офисы». Их основная функция — профессиональное управление проектами в любой области, которая необходима в компании. Проектные офисы вооружаются специальными знаниями – методологиями и подходами к управлению проектами, которые помогают поддерживать приемлемый для предприятия уровень качества проектов. Некоторые самые известные методологии и подходы, применяемы в РФ – PMBoK, Prince2, Agile (Scrum). В любом случае необходимость управлять проектами возникает, когда для участия в проектах привлекаются дефицитные дорогие специалисты и ресурсы – программисты, эксперты, дизайнеры, артисты и т.д., либо, когда самих проектов, участников проектов и ресурсов много — десятки, сотни и тысячи.

Многие продукты автоматизации кроме узко-специального функционала предоставляют еще дополнительные возможности, например, управление задачами расширяется до управления проектами. Такие системы чаще всего непрофессионально решают дополнительные задачи, но позволяют клиентам какое-то время использовать эти функции без приобретения отдельных профессиональных продуктов.

Конечно, каждая ситуация уникальна, но надеюсь данная классификация поможет лучше понимать что Вам необходимо для повышения эффективности и управляемости совместной работы сотрудников.

Удачных внедрений!

[ad#sales-info]

Дмитрий Богданов, консультант по автоматизации бизнес-процессов и управления проектами на основе решений Comindware. Имеет более чем 20-ти летний опыт оптимизации бизнес-процессов, внедрения систем управления предприятием и управления ИТ-проектами.