Система управления совещаниями: решение для результативных рабочих встреч

Еженедельно руководители участвуют в десятке совещаний по стратегическим вопросам, крупным проектам или развитию новых направлений бизнеса. Деловые встречи занимают до 60% рабочего времени у менеджеров.

Проведение непродуктивной встречи 8-ю участниками в течение 1 часа приводит к потере 8-и часов, что равносильно полному рабочему дню.

Хроники одного офиса:

Плановое совещание по оптимизации рабочих процессов, назначенное на 10:00, началось с опозданием. Обсуждение носило общий характер, не сопровождаясь фиксацией планов и поручений, и длилось 2 часа. Участники покинули переговорную с ощущением потраченного времени и отсутствием понимания, что делать дальше.

Некачественная организация рабочих встреч может привести к затягиванию процессов, и при этом само собрание не удовлетворит свою цель.

Демонстрация на примере ваших бизнес-процессов

Посмотрите, как low-code BPMS Comindware делает выполнение процессов прозрачным и быстрым

Запросить демо

Совещания — это сложный динамический процесс совместной деятельности, эффективность которого зависит от множества факторов.

Что именно влияет на результат совещаний и как увеличить КПД организационных встреч с помощью цифровых решений?

Комплексные ИТ-решения для рабочих встреч: организация, проведение и сопровождение после.

Подготовка

Нечёткая повестка дня, непричастные к рассматриваемым вопросам участники, неудобное время и место, отсутствие необходимых материалов — эффективность совещаний напрямую зависит от тщательной подготовки. 

Решением может стать автоматизация таких процессов, как: 

• генерация списка участников и отправка им приглашений;
• создание, редактирование и утверждение повестки дня;
• определение времени и места проведения;
• предоставление доступа к документам, презентациям, статистике, аналитике и пр.

Автоматизация организации к совещаниям снижает временные затраты на организацию встреч, обеспечивая подготовку необходимых материалов, а также не даёт упустить важные темы для обсуждения. Функции автоматических напоминаний и календаря сводят к минимуму риск пропуска встреч или возникновения ошибок в расписании. Кроме того, автоматизация способствует отслеживанию действий и задач, назначенных в ходе совещаний. 

Проведение

Отсутствие фиксации происходящего, недостаточное время, отведённое на обсуждение вопросов, незаинтересованность участников, которые не имеют прямого отношения к предмету дискуссии —  важно, чтобы процесс проведения совещания был структурированным, ясным и лаконичным.

ИТ-решение освободит от потребности вручную перерабатывать и структурировать информацию, а также устранит проблемы связанные с невыполнением поручений. 

Бизнес-приложение позволяет решить следующие задачи:

• согласовывать информацию, фиксируя результаты взаимодействия с помощью проставления “галочки” в системе; 
• создать интеграцию с сервисом, генерирующим смысловой состав совещания, а также резюме встреч и поручений, и использовать эти данные для фиксации встречи;
• назначать ответственных за выполнение задачи, снабжая её описанием и сроком выполнения;
• передать функцию напоминания ИТ-системе, чтобы система сообщала исполнителю об истекающем времени на выполнение конкретной работы;
• формировать автоматические отчёты, отслеживающие активность участников и время, потраченное на каждую тему;
• получать данные о количестве принятых решений, уровне достижения целей и общей эффективности совещаний.

Сопровождение

Нередко после окончания совещания участники расходятся, выполнение поручений теряет фокус, и затраченное на мероприятие время не приносит желаемого результата. 

Использование low-code BPM-платформы Comindware может обеспечить последующий контроль исполнения принятых решений и поставленных задач. Для этого подходит бизнес-приложение, которое:

• автоматизируют процесс составления протокола совещания с ключевыми решениями, списком задач, сроками и ответственными лицами;
• отслеживают прогресс выполнения задач, отправляя уведомления о просроченных статусах;
• представляют информацию, в том числе, и визуально для более наглядного отображения прогресса или спада продуктивности;
• защищает от несанкционированного доступа и изменений благодаря определённой настройке, ввиду которой только назначенные участники могут иметь доступ к информации;
• позволяет визировать протокол встречи посредством электронной подписи после распределения документа на задачи.

От планирования до контроля выполнения задач — цифровое управление совещаниями

Чтобы рабочие встречи действительно приносили пользу , необходимо внедрить цифровые инструменты для управления совещаниями, а также для контроля и выполнения задач. 

Комплексный подход позволяет автоматизировать рутинные задачи, такие как подготовка списка участников, повестки дня, времени и места, а также составление протокола и оповещение заинтересованных лиц. Система для управления совещаниями минимизирует риски, связанные с человеческим фактором и неэффективностью организации рабочих процессов.

Похожие записи:

Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» Digital Oil&Gas 2024 — практики в цифровизации отрасли BPM + CRM: решение для успешной цифровой трансформации Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание