Особенности закупок в РФ — 4 главных стоп-фактора

Практика закупок в России столь многообразна, что на первый взгляд невозможно выделить черты, присущие только нашей стране. Но если попытаться это сделать, то вывод будет таким: «Закупки в России сродни ликвидации ЧС». Менеджеру по закупкам почти всегда приходится действовать в режиме пожаротушения, когда все изначально идет не по плану.

Разбираем основные факторы, которые мешают выстроить эффективную систему управления закупками в коммерческих и государственных организациях.

Постоянные изменения законодательства

С период по 2013 по 2020 год в 44-ФЗ было внесено 66 правок, и это только один закон, который регулирует госзакупки. Причем речь идет только о правках, внесенных до начало пандемии и объявления международных санкций против России. С тех пор количество этих правок только увеличилось. В одном только 2022 году к 223-ФЗ было подготовлено не менее 13 различных изменений, причем многие из них непосредственно затрагивают сами процедуры закупок.

Такая практика законодательного регулирования закономерно привела к дефициту специалистов в области госзакупок, о чем, например, еще в 2021 году говорил гендиректор электронной торговой площадки «Сбер А», Николай Адреев, сравнивая закупщиков по уровню востребованности на рынке труда с ИТ-специалистами.

Госзакупки проводить сложно, и это факт, с которым приходится считаться большинству участников рынка. Нужно также учитывать, что государство использует законодательство в сфере госзакупок для решения стратегических задач на уровне экономики. Точнее говоря, стимулирует производство определенной продукции и создает благоприятные условия для предпринимателей малого и среднего бизнеса. В случае с госкомпаниями такая политика вызывает определенное противоречие, так как госкомпании все же являются субъектами, у которых есть свои коммерческие интересы. В итоге закупщику приходится одновременно учитывать интересы и государства, и интересы компании. В частности, это приводит к усложнению процедур планирования, так как нужно заранее готовиться к конкурсам и подыскивать поставщиков.

Поставщики плохо ориентируются в госзакупках

Первая проблема частично связана со второй. Исторически сложилось так, что в России поставщики не привыкли работать к работе по жестким регламентам, которые предполагают конкурентные закупки. В такой системе поставщик вынужден создавать тендерный отдел в дополнение к отделу продаж, поскольку сопровождение конкурсных процедур требует значительных усилий и особых компетенций. Отход от привычных практик ведет к пересмотру ключевых бизнес-процессов, что вызывает трудности у организаций с низкой процессной зрелостью, а это большая часть малого и среднего бизнеса.

Государство устанавливает дополнительные квоты на закупки у СМСП, что должно стимулировать интерес со стороны малого и среднего бизнеса, однако среднее количество заявок от СМСП в расчете на один лот в 2020 уменьшилось по сравнению с 2017 годом и составляет 1,93. И дело не только в пандемии, но и в самой методической подготовке к данному виду процедур, ведь законы постоянно меняются.

В последнее время наметилась тенденция, когда госкомпании создают целые методические отделы для работы с поставщиками, чтобы просто провести их по всем этапам конкурса. Пример можно найти у Росатома, который сделал программу обучения поставщиков частью своей закупочной стратегии. То есть крупные компании фактически должны вести прямую работу даже с потенциальными поставщиками.

Экономическая нестабильность

Последнее десятилетие в России связаны с экономическими кризисами, которые вызваны внешними причинами. Прежде всего это санкции, которые западные страны вводят против России, начиная с 2014 года, и, конечно, пандемия. Эти явления затрагивают все области экономической деятельности компании, в том числе и закупки. Цепочки поставок из-за этого нестабильны, что сужает горизонт планирования и ограничивает возможность выстраивать длительные отношения с поставщиками.

Начиная с 2019 компании вынуждены осваивать новые способы взаимоотношения с поставщиками, поскольку пандемия сильно ограничила возможности вести переговоры лицом к лицу. К тому же, многие компании вынуждены искать новых поставщиков, что требует дополнительных усилий и затрат на квалификацию контрагентов. Вместе с тем, возрастает роль электронных процедур отбора и роль госсектора, который является в России относительно стабильном потребителем продукции и услуг.

Из-за кризисов компании вынуждены отказываться от старых стратегий. В частности, роль складских запасов сильно возросла на фоне пандемии и санкций, поэтому оптимизировать логистику уже приходится не в сторону сокращения складских площадей, а в сторону их увеличения. Из-за санкций также придется пересматривать методы отношений с поставщиками. Все это вынуждает компании на протяжении уже минимум 3 лет постоянно пересматривать свои бизнес-процессы в области закупок и логистики.

Относительно низкий уровень автоматизации

Автоматизация должна ускорять операции, что в свою очередь повышает скорость принятия решений и адаптации к сложным ситуации. Однако уровень автоматизации закупок в российских компаниях неоднороден. Так эксперты Tadviser полагают, что для 80 % компаний характерна лоскутная автоматизация, и лишь крупные холдинги с распределенной географической структурой способны управлять сквозным бизнес-процессом.

Лоскутная автоматизация охватывает только отдельные участки процесса: ЭДО, планирование и сбор заявок, взаимоотношение с поставщиками. Да, такая автоматизация помогает повысить точность и результативность отдельных операций, но не повышает скорость и контролируемость процесса в целом. Ситуация также осложняется тем, что большинство западных вендоров ушли с российского рынка в начале 2022 года, и перспективы их возвращения пока неясны. То есть компаниям придется заново выстраивать изначально плохо структурированный процесс, который еще нужно адаптировать под требования законодательства, требования поставщиков и требования рынка.

Сделать ставку на low-code, чтобы уменьшить зависимость от внешних факторов

Вопрос для обобщения материала статьи. Что мешает российским организациям повысить эффективность закупок?

Обе колонки в приведенной таблице показывают проблемы, которые можно решить с помощью BPMS (англ. Business Process Management System), ведь закупки — это именно процесс, в котором взаимодействуют внешние и внутренние заказчики. BPMS с поддержкой low-code разработки созданы, чтобы непрерывно изменять и совершенствовать процессы. Напомним, что изменения в 223-ФЗ часто носят принципиальный характер, кардинальным образом меняют характер взаимоотношения с поставщиками. Это вызывает необходимость нанимать людей с очень высокой квалификацией, которые будут управлять процессом  с учетом меняющихся требований законодательства. BPMS снижает требования к уровню знаний специалистов, поскольку позволяет управлять процессом одному квалифицированному человеку, который знает все тонкости от и до. Он просто вносит изменения в систему именно там, где это нужно в данный момент времени.

Comindware Управление закупками — система, которая специально создана для управления сквозным бизнес-процессом закупок. Самой организацией процесса в системе может заниматься человек без навыков программирования. Он настраивает маршруты согласования, автоматизирует подачу и рассмотрение заявок, определяет правила для регистрации поставщиков и проведения тендеров и так далее. По необходимости такой человек сможет самостоятельно изменить формы, настроить автогенерацию документов, формы отчетности и так далее.

Система подходит также для организацией, которые только приступают к автоматизации. Для них в системе уже создан сам процесс, ролевая модель доступа и основные элементы интерфейса.

Похожие записи:

Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» BPM + CRM: решение для успешной цифровой трансформации Почему данные – это НЕ новая нефть: пик экономики, основанной на применении искусственного интеллекта Основы процессного подхода