Новые вызовы для бизнеса: как работодатели контролируют сотрудников, работающих из дома?

Пандемия COVID-19 спровоцировала появление новых вызовов для бизнеса на всех уровнях. Карантинные ограничения привели к тому, что компаниям пришлось массово переводить своих сотрудников на удаленный режим работы. Так, по данным проведенного Массачусетским Технологическим Университетом опроса на такой режим в США за 2020 год вынужденно перешла треть всех работников, а общий прирост постоянных «удаленщиков» сравнительно с 2019 годом составил 87%.

Но результаты в разных компаниях различаются, часто диаметрально противоположно. Так, исследования показывают, что те, кому удалось сделать все правильно, собираются работать в таком режиме и после завершения пандемии, ведь компаниям удается экономить в среднем по 11 000 долларов в год на каждом рабочем месте, переведенном из офиса на удаленку.

В чем проблема тех, кому не удается организовать нормальную работу в новых условиях? Многое зависит от того, как работодатели следят за сотрудниками, работающими из дома. Удаленная работа провоцирует проблемы с корректным учетом рабочего времени и контролем производительности. Невозможность личного наблюдения и мотивации в офисе – это проблема. И эффективно решить ее можно только одним способом – через внедрение программных средств для мониторинга, учета и контроля.

Наиболее популярные инструменты для контроля и измерения производительности сотрудников

Рассчитанного на корпоративное использование ПО рынок предлагает много – на любой вкус. Успех перехода на удаленную работу прямо зависит от того, насколько правильные инструменты будут выбраны для ее организации. В случае с программами контроля и учета сотрудников важно найти ту, которая позволит соблюсти баланс: с одной стороны, даст руководителю возможность получать достаточно информации для принятия корректных решений по работникам, с другой – не превратить корпоративный контроль в настоящую слежку за каждым действием, ведь это не только не этично, но еще и не комфортно для сотрудника.

Практика успешных компаний показывает, что приведенные ниже инструменты для измерения производительности удаленных сотрудников в наибольшей степени соответствуют этим критериям.

Kickidler – автоматический контроль продуктивности и учет рабочего времени

Kickidler – одна из наиболее востребованных сейчас программ для контроля удаленных сотрудников и учета рабочего времени. Программа входит в ТОП-10 своего сегмента по количеству поисковых запросов в Google и демонстрирует высокую динамику роста популярности. Например, по статистике Google Trends в мае 2020 «Kickidler» занимал 2-е место в рейтинге наиболее быстрорастущих запросов среди программ учета рабочего времени и контроля сотрудников.

Все благодаря тому, что это ПО предлагает наиболее полный и разнообразный функционал для решения подобных задач:

• онлайн-мониторинг компьютеров сотрудников;
• учет рабочего времени;
• анализ эффективности – индивидуальной и по отделам, командам;
• непрерывная запись видео с экранов;
• кейлоггер;
• автоуведомления сотрудникам для самоконтроля;
• уведомления для руководителя;
• удаленный доступ;
• инструменты для контроля фрилансеров.

В отличие от другого ПО Kickidler предлагает не что-то одно – слежение, мониторинг, контроль или учет рабочего времени. Это более масштабная система, внедрение которой позволяет автоматизировать все эти действия, переложить работу с руководителя на программу, тем самым освобождая время для решения управленческих задач.

Другими словами, в Kickidler есть все, чтобы руководитель мог точно знать, чем занимается его сотрудник в данный момент, занимался ранее, насколько продуктивно он работает, и что мешает ему быть более эффективным. И интегрируется ПО одинаково эффективно в компаниях с пятью, десятками и сотнями работников, собранных как в офисе, так и работающими удаленно.

Если говорить о по-настоящему комплексных решениях для контроля над сотрудниками, где бы они не работали, то Kickidler – наиболее интересный в данный момент вариант.

Это инструмент с множеством возможностей. Служба поддержки работает хорошо – я получала все ответы и помощь даже в режиме тестирования инструментов. Ее специалисты сделали удаленный доступ и настроили мой сервер для работы. Цена очень доступна, учитывая предоставляемые возможности. Это хороший и безопасный инструмент для компании. Также хочу отметить большое количество детализированных отчетов – это действительно полезная аналитика. Нейде Паула, Bradesco Bank.

Hubstaff – удаленный контроль сотрудников

Hubstaff является одной из наиболее распространенных в мире программ для контроля удаленных сотрудников. Секрет ее популярности – простота интерфейса и ограниченное количество функций. Это упрощает внедрение и освоение, особенно для руководителей, ранее не использовавших подобное программное обеспечение.

Hubstaff позволяет:

• делать и просматривать скриншоты с рабочего стола удаленного сотрудника;
• отслеживать историю нажатия на клавиши клавиатуры;
• фиксировать активность сотрудников за час, день или неделю;
• учитывать индивидуальное рабочее время каждого работника.

При этом отчеты Hubstaff формирует достаточно примитивные, не позволяет ограничивать количество IP-адресов и предоставляет минимальные возможности трекинга. Поэтому для учета рабочего времени ПО подходит неплохо, но контролировать персонал с его помощью можно ограниченно.

Time Doctor – учет рабочего времени

Time Doctor – программа, которая ориентирована на учет рабочего времени, затрачиваемого на каждый отдельный проект. Также у нее есть функции, позволяющие контролировать, тратится сотрудником время на работу или на посторонние дела.

Основные функции:

• отслеживание рабочего времени;
• точный учет времени в автоматическом режиме;
• просмотр скриншотов с экранов сотрудников;
• мониторинг посещаемых работниками сайтов;
• формирование отчетов по продуктивности, графикам и т.п.

Я считаю TimeDoctor одним из лучших инструментов для отслеживания рабочего времени удаленных сотрудников. Он даже имеет возможность захвата экрана, фиксации рабочих часов и все остальное, что нужно в ПО для отслеживания времени» Сайед Балхи, OptinMonster.

KnowIT – мониторинг ПК и мобильных устройств

KnowIT – все более популярный программный продукт, позволяющий взять под полный контроль не только компьютеры и ноутбуки сотрудников, но также их смартфоны и планшеты. ПО выполняет тотальный мониторинг, поэтому устанавливать его сотруднику следует только с его согласия, и не на личный, а на рабочий терминал. Вот только некоторые возможности программы:

• отслеживание и учет рабочего времени;
• сбор статистики по личной производительности;
• защита от инсайдерских угроз;
• проверка посещения сайтов;
• контроль установки потенциально небезопасного ПО.

KnowIT – масштабируемая модульная платформа, поэтому подобрать конфигурацию можно под любые требования законодательства, для малого, среднего и крупного бизнеса.

Roadmap – управление удаленными сотрудниками в рамках проекта

Roadmap можно назвать хорошим выбором там, где над конкретным проектом одновременно трудятся офисные и удаленные сотрудники, а также фрилансеры. Основной функционал предполагает создание дорожной карты реализации проекта и контроля его выполнения.

Сервис позволяет управлять внутренними ресурсами, контролировать равномерность загруженности сотрудников, учитывать рабочее время. При этом его возможности контроля над дисциплиной и продуктивностью в значительной степени ограничены.

Roadmap предоставляет настолько хороший функционал отслеживания времени для наших удаленных сотрудников, что мы начали использовать это ПО и в своей внутренней команде! Производительность резко возросла, как и наша отдача. Это было невероятно важно для нашего бизнеса.Джо Афельбаум, Ajax Union.

Tick – трекер времени для ПК и мобильных устройств

Tick сложно назвать полноценным инструментом для измерения производительности удаленных сотрудников, поскольку данная программа по большому счету является только трекером времени с расширенным функционалом привязки к расходам на оплату труда работников.

ПО позволяет руководителю видеть, сколько времени сотрудник потратил на выполнение проекта, а также соотносить реальные расходы на оплату его труда с запланированными, более эффективно контролируя бюджет.

Наша удаленная команда много лет использует Basecamp для управления проектной работой. Недавно мы добавили почасовую консультацию к нашему набору услуг. Tick стал хорошим подспорьем не только для отслеживания времени, но и для того, чтобы проекты оставались в бюджете. Он интегрируется непосредственно с Basecamp и позволяет членам команды видеть в режиме реального времени, насколько они близки к завершению проекта.Николь Муньос, Start Ranking Now.

Timely – тайм-трекер для учета рабочих часов

Timely – очень востребованное и популярное ПО. Программа позволяет не только учитывать рабочее время, но и в определенной степени анализировать, на что были потрачены оплачиваемые работодателем часы. Ее особенности:

• кроссплатформенность;
• автоматизация;
• быстрая и простая установка агента на любое устройство.

Timely выбирают для первого знакомства с программами контроля удаленных сотрудников и учета рабочего времени. Многих радует автоматизация – нужно только установить и запустить клиент, а он самостоятельно будет отслеживать работу и анализировать продуктивность работника, выдавая отчеты в виде простой инфографики.

Я работал с большим количеством приложений для мониторинга времени, но Timely считаю одной из лучших. Вы можете отслеживать свое время по каждому проекту отдельно, а интерфейс прост и удобен. Программа присылает уведомления на электронную почту, если кто-то из сотрудников не работает, но оставил таймер включенным. Вы можете редактировать почти все, в том числе правила. Это хороший помощник для учета и контроляРоб Фултон, консультант

HiveDesk – ПО для отслеживания рабочего времени удаленных групп

В принципе, HiveDesk по функционалу мало чем отличается от других тайм-трекеров. Разве что пользователи отмечают его простоту, а также большую приспособленность для отслеживания рабочего времени и продуктивности групп, а не отдельных сотрудников. Его основные возможности:

• учет рабочего времени – индивидуальный и групповой;
• управление задачами;
• отслеживание прогресса проекта;
• создание табелей рабочего времени;
• мониторинг активности сотрудников;
• создание скриншотов рабочих столов сотрудников.

HiveDesk – это отличный ресурс для отслеживания удаленных сотрудников с такими функциями, как случайная выборка скриншотов экрана, регистрация входа/выхода и простые в использовании расписания.Джош Вайс, Reggie.

TSheets – тайм-трекер с расширенными функциями

TSheets – программа, которая умеет не только отслеживать активность и учитывать рабочее время удаленных сотрудников, но также контролирует их местонахождение (при установке на мобильное устройство). Поэтому она востребована в компаниях, работники которых часто перемещаются для деловых встреч, организации продаж и т.п. Основные возможности:

• учет рабочего времени;
• оповещения для руководителя;
• GPS-отслеживание;
• автоматические отчеты и статистика по продуктивности.

Поскольку мы работаем с клиентами по всему миру, то позволяем членам нашей команды создавать свои собственные рабочие графики. Мы часто рекомендуем TSheets нашим клиентам, так как у этого ПО есть много инструментов для контроля удаленных работников, а также для учета их реальных рабочих часов.Марджори Адамс, Fourlane.

Автоматизация контроля и управления бизнесом – залог его эффективности

Внедрение системы контроля эффективности и учета рабочего времени – правильный, целесообразный шаг даже для тех организаций, которые не планируют переходить на работу в удаленном формате, а остаются в офисах. Для удаленки же это жизненно необходимое решение, ведь использование той же системы Kickidler – едва ли не единственная реальная возможность сохранить контроль над своими сотрудниками, получить инструменты мониторинга и управления работниками, трудящимися из дому, анализировать отработанное ими время.

Но не следует забывать и о других цифровых инструментах, помогающих сделать компанию более прогнозированной и лучше управляемой. Прежде всего, это касается BPMS – систем управления бизнес-процессами, одной из которых является Comindware Business Application Platform. Если СУРВ (система учета рабочего времени) позволяет контролировать работу сотрудников в автоматизированном режиме, то BPMS от Comindware обеспечивает автоматизацию организации процессов и задач, в рамках которых они работают. А вместе системы обоих типов помогают оптимизировать деятельность компании, сделать ее более прогнозируемой и управляемой.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.