Поиск баланса при совместной работе в команде

Руководители проектов и отделов берут на себя полную ответственность за результаты совместной работы команды, а это означает, что им необходима прозрачность рабочих процессов и задач для строгого контроля их выполнения.

В то же время, у сотрудников должна быть возможность в максимальной степени проявлять находчивость, оперативность и творческий подход, чтобы совместная работа была эффективной, и каждый отдельный член команды использовал свои сильные уникальные стороны для достижения командного результата.

Каким образом руководителю избежать контроля в мелочах, но при этом и не бросать выполнение задач на «самотёк»?

Как этот руководитель усилит свою позицию с точки зрения знания целей организации, сильных сторон каждого отдельного специалиста, а также изменяющихся обстоятельств? Это достигается путем выполнения следующих задач:

1. Тщательной организацией совместных рабочих процессов.
2. Повышением эффективности внутрикомандных коммуникаций.

Создание процесса совместной работы команды

Если бизнес-процесс создан правильно и изменяется по мере необходимости, даже самая сложная совместная работа становится намного более эффективной. Это происходит потому, что большинство подводных камней и узких мест удалось избежать еще в процессе подготовки, а также, потому что отлаженная процедура (как бы это сухо не звучало) облегчает творчески мыслящим личностям принятие на себя рисков и гарантирует отличные результаты их работы. Срыв планов и прочие страхи устраняются за счет ясного понимания того, как пойдут дела, что нужно изменить, если данный подход не сработает, а также кто за это отвечает и в какие сроки.

Наши средства для совместной работы в компании Comindware облегчают автоматизацию групповых бизнес-процессов, так как руководителю команды достаточно знать, как задачи выполняются её сотрудниками. Он не должен адаптировать свои процессы под существующее программное обеспечение управления задачами, а также обращаться к ИТ-специалисту для «перевода» своих бизнес-процессов в программный код. Кроме того, такой руководитель знает, что команда продолжает работу над нужными задачами, так как приложение на базе Comindware BPM превращает процесс («картинки», «кружочки» и «стрелочки» на экране приложения) в строгую последовательность автоматизированных задач, зависящих друг от друга и позволяющих работе «делаться». Такой руководитель также может легко изменить этот процесс по мере того, как участники команды понимают, как делать свою работу лучше.

Повышение эффективности рабочего общения в команде

“…команда должна работать, работать, работать, а не говорить, говорить, говорить…”

Очень трудно понять, что теряется во время общения, при этом соответствующие стороны даже не понимают, что сообщение неправильное.

• Кто ответственный за эту задачу?
• Кто работает над этим?
• Каково состояние определенной задачи?
• Как изменяющиеся обстоятельства влияют на проект? И так далее…

Даже в небольшой команде в одном кабинете зреет непонимание и отсутствие ясности, особенно когда эти «разговоры» происходят в личных службах мгновенных сообщений и сообщениях электронной почты или на планерках, которые, кажется, опять не принесут никаких результатов.

С учетом того, что в некоторых командах работает большее количество специалистов, которые могут быть разбросаны по разным часовым поясам или офисам, то потребность в унифицированном и обдуманном общении возрастает многократно. Поэтому команда должна работать, работать, работать, а не говорить, говорить, говорить. Как же в таком случае достичь равновесия?

В компании Comindware мы внедрили компоненты совместной работы в средство автоматизации бизнес-процессов, чтобы все содержимое (видео, презентации, электронные таблицы, звуковые файлы, документы) было объединено со всеми комментариями и рабочими процессами. Это означает, что менеджер может постоянно обновлять проект, внося в него изменения и новую информацию, наряду с получением наглядного представления о реальном положении вещей. Все в одном месте, поэтому она может сосредоточиться на отслеживании выполнения задачи, и при этом не требуется вылавливать своих специалистов в коридорах, чтобы получить от них актуальную информацию по проекту.

“…лучшее средство общения то, которое помогает сотрудникам сделать больше за меньшее время…”

Всегда будет существовать потребность в мудром руководстве командами, которое смогут обеспечить только талантливые и прекрасно обученные менеджеры. По-прежнему, придется принимать множество субъективных и трудных решений. Внедрение процесса взаимодействия в самом начале работы команды позволяет избежать того, что раздражает сотрудников. Лучшее средство общения то, которое помогает сотрудникам сделать больше за меньшее время.

Похожие записи:

Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» ПМЭФ-2024: Росводресурсы представили доклад о цифровизации отрасли BPM + CRM: решение для успешной цифровой трансформации Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание