Преимущества и недостатки электронного документооборота

Достоинства электронного документооборота (ЭДО) сегодня очевидны большинству руководителей и внедряется на многих предприятиях. По мере развития цифровых технологий расширяется и сфера его применения. Сейчас существуют электронные договоры, обладающие не меньшей юридической силой, чем привычные бумажные, с подписями и печатями. ЭДО используется не только внутри компании, в электронном виде оформляются также документы налогового и бухгалтерского учёта. Такой формат применяется и для тендеров.

Мы разберём преимущества и недостатки электронного документооборота, поговорим и о том, как оптимизировать его маршрутизацию.

Основные преимущества электронного документооборота

Самое очевидное из них – экономия. Стоимость отправки контрагенту одного цифрового договора в 10 раз ниже, чем бумажного, с учётом бумаги, оргтехники и услуг почты. В больших компаниях, где приходится работать с сотнями документов, благодаря этому экономятся значительные суммы.

Существуют дополнительные преимущества системы электронного документооборота.

Надёжность хранения

Как бы ни были аккуратны сотрудники, в бумажном делопроизводстве не избежать путаницы с регистрационными номерами документов, а также риска потери важных бумаг. ЭДО помогает справиться с указанными проблемами.

• Запись в номенклатуру деле происходит автоматически, поэтому каждый документ имеет собственный регистрационный номер, что, кстати, является одной из 7 важнейших функций СЭД.
• Если говорить о хранении документов в электронном архиве, то даже при удалении файла, его всё равно можно восстановить.

Эти два преимущества ЭДО значительно упрощают и упорядочивают делопроизводство.

Ускорение процесса обработки

Современные СЭД позволяют обрабатывать документ быстрее, чем это происходит при использовании электронной почты или мессенджеров. Ведь над одним документом одновременно могут работать несколько сотрудников, исчезает необходимость многократной пересылки друг другу «неизменяемого» файла.

Автоматизация любых бизнес-процессов предприятия за недели, а не месяцы.

Повышение дисциплины

Каждый документ имеет текущий статус и маршрут движения, и это значимое преимущество электронного документооборота. В любой момент можно видеть, кто из сотрудников работает с документом, сколько времени он уже затратил на обработку. В отличие от ситуации с бумажным ДО, здесь сотрудникам труднее перекладывать ответственность друг на друг или допускать задержки.

Кроме того, преимущество электронного документооборота в сравнении с бумажным в том, что каждый документ имеет срок, в течение которого он должен быть обработан сотрудником. Открывая СЭД на своём устройстве, работник видит наиболее актуальную для него информацию. Он узнаёт, сколько и каких документов он должен обработать, когда заканчивается срок по каждому из них. В первую очередь сотрудник наверняка возьмёт в работу тот документ, срок по которому истекает, а это помогает избежать нарушений сроков.

Ещё один плюс использования системы электронного документооборота – единое информационное пространство, в котором работают все участники. Появляется возможность совместно редактировать документ, причём предыдущие редакции будут также доступны.

Минусы электронного документооборота

У электронного документооборота есть и плюсы, и минусы

Переход на новые принципы работы не всегда даётся легко. Помимо необходимости приобрести и установить нужное ПО, добавляется необходимость переобучения персонала. Когда компания приобретает «коробочную» СЭД, приходится пересматривать сами принципы работы, а потому процесс усложняется.

При этом любую СЭД нужно обслуживать, настраивать, поэтому придётся добавить в штат администратора данной системы. Однако в случае внедрения low-code системы, роль администратора сможет играть бизнес-аналитик без навыков программирования.

Систему ЭДО не получится использовать, если у контрагента всё ещё бумажный документооборот. В этом случае потребуется вести две «ветки» параллельно: цифровую и бумажную.

Возникает проблема конфиденциальности: секретные данные может увидеть сотрудник, который не должен иметь к ним доступа, системный администратор или хакер. Однако бумажный документооборот (ДО) тоже не идеален в этом плане: хранение важных бумаг в шкафах и сейфах не исключает их кражи или утери. Плюс добавляется проблема безопасной утилизации ненужных бумаг.

Недостатком электронного документооборота можно назвать то, что само по себе внедрение традиционной СЭД не становится ощутимой точкой развития для предприятия. Действительно, пусть электронный документ – это уже не просто точная копия бумажного, а новая сущность — корпоративный контент, процессы его обработки организуются прежними методами и на основе прежних принципов. Вначале – регламент, который стремится стать быстрым в создании и гибким в изменениях, а потом – исполнение регламента с привязанными к нему документами и контентом. По большому счету, legacy-канцелярия по-прежнему рулит.

Эта классическая схема постепенно меняется в эпоху цифровой трансформации. Новый подход к документообороту предполагает, что идеальный «документ» в свете настоящей цифровой трансформации подразумевает отсутствие не только бумажного, но и электронного документа. Он принимает вид виртуального «документа», который обретает некоторую «форму» (собирается в нужной конфигурации) только в тот момент, когда это нужно. Например, для выполнения каких-либо требований регуляторов, нужная сущность формируется в том образе, который имеет юридическую силу.

Мы все еще в ловушке ментальной модели бумаги — страниц, папок, файлов, маркировок. Пора выучить термин «скевоморфизм» (тенденция в дизайне, в основе которой лежит реалистичное изображение объектов) и понять, как он ограничивает наше воображение, когда речь идет о цифровой информации. Для того, чтобы получить пригодные для использования данные из документов, требуются героические усилия, такие как распознавание текста. У авторов документов и получателей документов разные потребности. […] Отправители создают статические файлы инертных форматов, тогда как получателям документов нужны структурированные данные. […] Привычки в создании и потреблении контента изменятся. Все большую популярность будут получать документы, обогащенные структурированными данными, что будет помогать в обработке больших объемов транзакционных документов — больше не требуется распознавание текстов в документах статических форматов. Шерил Маккиннон (Cheryl McKinnon) – Главный аналитик в Forrester, работает с корпоративными архитекторами в сферах, охватывающих ECM (управление корпоративным контентом), совместную работу с документами, синхронизацию и совместное использование файлов, RM (управление записями), управление информацией, архивирование контента и обнаружение электронных данных.

Мы в Comindware всерьез озаботились этим трендом развития ЭДО. Нами было спроектировано решение Comindware ЭДО, которое содержит справочники данных, карточки документов, настройки правил регистрации документов, а также компоненты, отвечающие за управление бизнес-логикой. Большинство из этих функциональных возможностей напрямую связано с нашим флагманским продуктом — Comindware Business application Platform. С помощью Comindware ЭДО можно буквально сегодня цифровизовать ключевой документооборот, а завтра уже перейти к автоматизации бизнес-процессов, сосредоточившись на создании ценности для клиента.

Похожие записи:

Comindware провел вебинар по процессном подходу к автоматизации ЭДО Критерии выбора СЭД для компании Внедрять ли ERP-систему в вашей компании? 4 примера удачного использования RPA-системы